Képzeljünk el egy induló kereskedelmi vállalkozást. Megvan? Talán nem is kell messzire menni, belülről látsz egy ilyet, konkrétan mint alapító? Menjünk akkor tovább: az elképzelt cég az ügyvezető-tulajdonoson kívül foglalkoztat négy embert, évi 20-30M Ft árbevétellel számol, és digitális eszköztárában az online számlázás már alap. Emellett talán már próbálkozott egyszerűbb típusú ügyviteli rendszerrel, de még nincs meg a tuti. Felépített néhány átlátható pénzügyi folyamatot, és a könyvelővel is huzakodnak egy ideje, hogy milyen “papírok” és adatok mikor és hova vándoroljanak kettőjük között, de a flott működési modell még a ködös távolba vész… Fut a marketing, zajlik az értékesítés, de szanaszét az információ. Magadra ismersz néhány ponton?
A Számlázz.hu PARK nyolc szakértőjével szedtük össze a legfontosabbakat: milyen sorrendben milyen témákhoz érdemes hozzányúlnod a hatékony, és magas szinten digitalizált működéshez. Mert így lesz a céged fejlődőképes, így nem nyelnek el a feladataid, és így találod meg a valódi örömet a vállalkozásban. Ezentúl tényleg csak a lényegre figyelhetsz: admin-idő nem mehet pocsékba, ha okos szoftverek okosan összerakva okosan szolgáltatnak neked!
1. Élet- és működőképes az ötlet?
Himer Csilla, aki pénzügyi és kontrollingszakember, egy pillanatig sem finomkodik a tanácsaival. Úgy véli, hogy ha már itt tartasz, amit a bevezetőben leírtunk, mostanra már megvan üzleti stratégiád. Ha mégsem, mindenek előtt ehhez a “kályhához” kell visszatérned. Kifejti, miért:
“Induló vállalkozásról lévén szó elengedhetetlen, hogy jól kimunkált hosszú távú célokkal vágjunk neki a működésnek. Ezért a stratégia kialakítása és az erre épülő üzleti tervezés már az indulás előtt meg kell történjen. A stratégia a szükséges adatokkal alátámasztva arra ad majd választ, hogy az üzleti ötletünk élet- és működőképes-e, az üzleti terv pedig arra, hogy megéri-e felépíteni erre, működtetni egy vállalkozást. Ez annál is inkább fontos, mert egy induló vállalkozás esetében már az indulás évében 20-30 milliós nettó árbevételt célként kitűzni, eléggé nagyratörő.
Mit kell tennünk ehhez? Első lépésként ki kell dolgoznunk a stratégiát, ami három-öt éves távra szól. Majd erre építve a részstratégiákat. Ezekből már visszafejthetők a taktikai távú (egy-három évre szóló) tervek). Ennek alapján pedig elkészülhetnek az egy évre szóló operatív tervek is, amivel már napi szinten tudunk dolgozni.”
2. Ügyfélpanaszok, szankciók helyett: jogi megfelelés
Dr. Sziráczki István adatjogász, és szintén bekapcsolta az időgépet a tanácsadáshoz. Mielőtt céget alapítottál, ideálisan már akkor megvoltál ezekkel az alapvetésekkel, de ha mégsem, most állj neki:
“GDPR és online jogterületen a jogi megfeleléssel mindenképp foglalkoznod kell, már a szolgáltatásnyújtás megkezdése előtt. A szabályos működés ugyanis segít elkerülni az esetleges ügyfélpanaszokat, hatósági eljárásokat, szankciókat. De a tervezhetőség miatt is fontos, mivel az üzletvitelre nagy hatással vannak a jogszabályok, sőt, a hatósági gyakorlat is.
Hogy mikor? A legjobb már a cégalapítás előtt, így szakértőd tanácsait már tervezéskor figyelembe veheted. A legtöbb esetben a tevékenység megkezdése előtt bizonyos hatóságok felé bejelentés(eke)t kell tenni. Minden esetben el kell készítened számos dokumentumot (adatkezelési tájékoztatók és egyéb GDPR dokumentumok, ÁSZF, fogyasztói tájékoztatók, nyilatkozatok, stb), ezekkel ne maradj adósa friss bizniszednek!”
3. Pénzügyi menedzsment? Rendben!
Kristó Zoltán a R!port Applications (és így egyúttal a PARK) alapítója, náluk “készül” a R!port, a QUiCK és az autokata is, melyek a Számlázz.hu-val szorosan integrált megoldások. Így látja most a helyzetedet:
“A pénzügyeid helyes kezelése a leghevenyebb kérdés vállalkozásod túlélése szempontjából, főleg ha még kezdő vállalkozó vagy. Ugyanis a vállalkozások jelentős része a rossz pénzügyi menedzsment miatt megy csődbe akár már rögtön az első évben. Ezért extrém fontos, hogy a pénzügyeidet helyesen kezeld már az első lépésektől. A QUiCKet úgy fejlesztjük, hogy ebben partnered lehessen.
A likviditási helyzetedet középpontba helyezve mindig tudni fogod, hogy milyen fizetési kötelezettségeid vannak, és hogy te mekkora összegeket vársz. Ezeket összhangba hozva elkerülheted a likviditási nehézségeket. Ezen kívül folyamatosan képben leszel a vállalkozásod eredményességével és az áfapozíciód alakulásával. Mindezt sok okos automatizmussal, akár a munkatársaid és a könyvelőd bevonásával. Arról nem is beszélve, hogy így az értékes időd nagyobb részében fogsz tudni a céged érdemi részére koncentrálni.”
4. Munkaszervezés újra- és újra- és újragondolása
Szintén az alapítók között Schramm Károly, a SMARTBooks ügyvezetője, aki természetesen a munkaszervezés irányából fogta meg a kérdést, mit kell tenned elsők között:
“A sikeres működéshez kell jó termék, jó árazás, megfelelő ügyfélkör, de ha mindez megvan, jön a munka. Ki kell szolgálni az ügyfeleket, ehhez pedig a hatékony munkaszervezés a kulcs. A folyamatok megfelelő támogatása mindig aktuális, és mindig fejleszthető. Jó, ha átgondoljuk a napi üzleti folyamatainkat az indulás pillanatában, de érdemes akkor is újragondolni, amikor elértünk egy komolyabb rendlésállományt, és látjuk a kihívásokat, főbb problémákat a napi ügymenetben.
Webshop rendelések fogadása, számlák kiegyenlítettségének ellenőrzése, ajánlatok kezelése? Mindenkinél máshol szorít a cipő, lehet, hogy egy rendszer képes minden téren kiszolgálni, lehet, hogy többet érdemes összekapcsolni. Nem utolsósorban a kiszámítható, hibamentes működéshez is a hatékony munkaszervezésre van szükséged.”
5. Növekedési fázisban frissíthető szoftveres támogatás
Kiszely Laci vadonatúj és “elakadt” innovációk piacképessé tételének és piacra vitelének mestere. Javaslatai számos korábbi sikeres “továbblendítés”, rengeteg saját és partneri tapasztalat alapján álltak össze:
“A vállalkozás indításakor érdemes röviden, de átfogóan végiggondolni, milyen digitális eszközökkel, informatikai támogatással vágunk neki a működésnek. Hacsak nem kifejezetten ez a központi tevékenységünk (azaz nem valamilyen informatikai, kötelezően elvárt, vagy egyéb magas kockázatú folyamat kialakítása), érdemes mindössze egy “elég jó” kombinációt célozni, lefedve és egyszer átpörgetve a legfontosabb területeket.
Erre nehéz általános receptet adni, de nagyjából a következő kérdéseken érdemes nagyon korai fázisban egyszer végigfutni:
- Találok-e olyan szoftvereket, amie a kötelező adminisztrációt támogatják (számlázás, irodai, stb.)?
- Előír-e valamit a vevőm, vannak-e standardok, szoftverek, amik szerint működnünk érdemes? (pl. megosztások, konferencia eszköz, stb.)
- Van-e olyan csoportmunka, belső folyamati eszköz, amit már szívesen használok, illetve máris kézre esik a csapatnak (pl. projekt management megoldás, prezentációs eszköz, stb.)?
- Érdemes rákeresni, mit használnak a hozzánk hasonló vállalkozások – lehetőleg nemzetközileg –, hátha van valamilyen speciális, már kész és kiforrt eszköz, ami pont komolyabban hozzátesz a működésünkhöz.
A fenti kört szoktuk a startupoknak is már az induláskor javasolni – igazából kezdeti fázisban, egyszeri végigfutás után jó néhány hónapra letudható “bőven kielégítően” létező és könnyen elérhető eszközökből a “dekk problémája”. Aztán igény és attitűd szerint fejleszthető, kicserélhető a növekedési fázisban. Amikor már érdemes optimalizálni is. Inspirációként a saját “összedrótozott” infrastruktúránkat itt megtalálod.”
6. Könyvelő, aki érdemben, proaktívan támogat
Turay Dia könyvelőket és ügyfeleiket segít egymásra találni. Ez alapján pontosan látja, hogy milyen választási szempontokat érdemes figyelembe venned, és mikor szükséges elgondolkoznod a könyvelőválasztáson:
“Mivel társas vállalkozást alapítottál, ráadásul kereskedelmi tevékenységgel, azaz vélhetően áfakörben, ráadásul alkalmazottaid is vannak, mindenképpen szükséged lesz egy könyvelőre. A könyvelő már a cégalapítás során is tud segíteni (sokan ügyvéd partnerekkel dolgoznak, akik teljes körű ügyintézést vállalnak), sőt érdemes is felkeresni, hogy segítsen kiválasztani a legmegfelelőbb adózást, illetve cégformát.
Hogy miért fontos? Ha jól választod ki, a könyvelőd érdemben, proaktívan támogatja majd a vállalkozásodat – például rendszeres riportokkal segít, hogy mindig képben legyél a vállalkozásod pénzügyeit, likviditását illetően. Figyeli a jogszabály változásokat, időben értesít, ha valamilyen kedvezményt tudsz érvényesíteni, vagy támogatást igénybe venni.
Mivel nem biztos, hogy a Te kereskedelmi vállalkozásod számára ugyanaz a könyvelő lesz a legjobb, mint aki a nagynénéd fodrászatát könyveli már 20 éve (főleg, ha webshopban gondolkozol), érdemes a személyes ajánláson túl online is keresni. A Könyvelő-Neten például néhány kattintással csupa olyan könyvelőt látsz a találati listán (ügyfél-értékelésekkel együtt), akik számodra relevánsak: van tapasztalatuk a Tiédhez hasonló cégekkel (vagyis a vonatkozó jogszabályok, támogatások, engedélyek, bevallási kötelezettségek stb. egyértelműek számukra), de azt is látod, ha megszerezték a Digitális Könyvelő Minősítést. Ez utóbbi segít megítélni, hogy a könyvelő képes-e automatizált módon feldolgozni az elektronikusan előálló könyvelési anyagokat. Az ilyen megoldásokat használó könyvelő nagy valószínűséggel bármikor, gyakorlatilag valós idejű információkkal tud szolgálni a vállalkozásod pénzügyeit illetően, az adatrögzítés helyett pedig azzal tud foglalkozni, hogy hasznos tanácsokkal lásson el.”
7. A szoftver mint vállalkozói “párbajsegéd”
Berta Róbert szintén PARK-alapító, és az átlátható vállalkozás mellett teszi le a voksát. Az Innonest létrehozójaként és ügyvezetőjeként úgy látja, hogy ez sosem volt ennyire egyszerű:
“Nagyon fontosnak tartom, hogy a vállalkozás működése a kezdetektől fogva átlátható legyen. A vezetőknek kiemelt figyelmet kell fordítaniuk arra, hogy döntési helyzetben képesek legyenek időben és jól határozni, legyen szó akár pénzügyi, logisztika vagy egyéb változásokról, kihívásokról. A céges ügyvitel rendben tartása, az integrált, felhőalapú rendszerek használata ma, a Big Data korszakban végképp életbevágó egy piaci lábakon álló, versenyképes vállalkozás számára. És valahol elvárás is, hiszen a cégek soha eddig nem kaptak ilyen könnyen és gyorsan megtérülő segítséget az adatok feldolgozásához.
Hiszek abban, hogy az átlátható céges ügyvitel nemcsak a bizalom, de egy olyan közös platform alapja is, amiben a résztvevő vállalkozásokra sikeres partneri együttműködések és fényes jövő várhat. A legjobb, amit egy induló vállalkozás vezetője tehet, hogy olyan rendszereket választ párbajsegédnek, akik a szemei és a fülei, mindig figyelnek, mindig elérhetők és naprakészek.”
8. Megrendeléstől (online) fizetési minden itt megy át
Nagy Bence olyan vállalkozó, aki (többek között) weboldalalakat épít. Ebből a speciális nézőpontból hozta el a vállalkozás középpontjához kapcsolódó javaslatait:
“Ma már mondhatjuk, hogy a weboldalad az elektronikus névjegykártyád. Bármilyen generációból is érkezzen a leendő ügyfeled, gépen vagy telefonon weboldalakat böngész, úgyhogy ha nincs online megjelenésed, “elmaradott” vagy. Legalapabb az, hogy legyen e-mail-címed, úgyhogy már a cégalapítás előtt foglalj domain-t. Induláskor nagyon észnél kell lenni! Amint tudod, mi lesz a neved, a pár ezer forintot érdemes erre rákölteni. Kezdetben is fontos, hogy legyen egy minimális megjelenésed a weben, de ideális eset, ha indulásra a teljes funkcionalitással bíró weboldalad is kész, mert a megrendeléstől az (online) fizetésig minden ezen keresztül zajlik majd.
Sokszor mindez fordítva történik, mert induláskor nem biztos, hogy belegondoltál, mi mindennel jár: ÁSZF, adatvédelmi nyilatkozat, számlázás, süti-törvények, stb. Sokan maguknak elkészítik a első verziót (ez pl. a WPKurzuson is tanulható), de ehhez nagyon ügyesnek kell lenned. Ha a megfelelő szakembert bízod meg, már tud tanácsot és sorrendet javasolni (ÁSZF-től digitális eszközökig mindennel kapcsolatban). Ha a vállalkozásod már profitot realizál, mindenképp érdemes a weboldaladat központtá tenni benne, mert itt a magad ura lehetsz. Ide irányítod az ajánlatkérést, fizetéseket, automatizmusokat, így végül jóval többet termel neked, mint gondolnád.”
Úgy érzed, hogy túl sok a feladat, te “csak” azt szeretnéd csinálni, amihez igazán értesz, a többi pedig felesleges adminisztráció és teher a válladon? Igen, tűnhet így. Mi itt a PARK-ban épp azon dolgozunk nagy erőkkel, hogy ezt minél inkább így élhesd: a vállalkozás működik, a vállalkozó pedig azt csinálja, amit valóban szeret. Cipész a kaptafánál, pék a kemencénél, kereskedő a pult mögött: mi pedig a szoftverek és okos autmatizmusok kódjában, az üzleti tanácsok mögötti szakértelemben, a döntések hátterében mélyülünk, és osztjuk meg veled is mindezt. Ha pedig elakadnál, szakértőinktől, tőlünk és hozzád hasonló vállalkozóktól is bátran kérdezz a Számlázz.hu PARK-ban!
Kéred a még ennél is sokkal pontosabb, lépésről lépésre vezető digitális útikalauzodat?
Akkor elővesszük a távcsövet, és elkészítjük vállalkozásod egyedi digitalizációs térképét is, amelyen pontosan látni fogod az ideális útirányt. Ne feledd, mindig visszatérhetsz hozzánk eligazításért, hogy a változó körülményekre reagálhass, és ezzel megerősítsd vagy javítsd piaci pozíciódat, munkafolyamataidat és egyszerűsítsd vállalkozásod életét! (Forrás: Számlázz.hu)
by