Tűéles számlaadatok “okos” mozgása, automatikusan

Sajtos Viktória

Sajtos Viktória

Munch sikersztori
Számlázz.hu PARK belülről: a Munch sikersztori továbbfejlesztése élőben

A Számlázz.hu PARK INTEG:RÁCIÓ eseményén számos szuperhasznos előadásból tanulhattak és meríthettek a résztvevők (melyekről itt és itt olvashatsz bővebben), az esemény végére viszont egy igazi gyakorlati példa került: ugyanis egy feketeöves PARK-használó, a Munch.hu továbbfejlesztése történt élőben. 

A cég alapítótagjával, Zwecker Bencével beszélgetett Kristó Zoltán, a QUiCK ügyvezetője a Munch PARK-os megérkezéséről és tapasztalatairól, példát téve az asztalra arról, hogyan növelheted vállalkozásod hatékonyságát a megfelelő digitális termékek hadba állításával. 

Mielőtt belecsapnánk: mi az a Munch?

Sokatok számára felesleges kérdés, hiszen sokat lehetett hallani róla az elmúlt másfél évben: sztorijukat megírta már többek között a Forbes, a Telekom Hello Biznisz is, sőt a Cápák között mind az öt befektetője ígéretesnek találta a startupot. A nagy médiahullám persze nem véletlen! Hiszen szuper kezdeményezés az övék: néhány szemtelenül fiatal egyetemista úgy döntött, hogy hadat üzennek a nagyüzemi ételpocsékolásnak. Ennek jegyében készítettek egy applikációt, amin keresztül a vendéglátóhelyek és a boltok kedvezményesen értékesíthetik a megmaradt, de egyébként még teljes minőségű ételeiket. A csavar a dologban, hogy sosem lehet előre tudni, hogy mit kapsz a csomagban. Bár csupán 2020. júliusában indultak, mostanra nyolc angyalbefektető szállt be a startupjukba. A növekedésük pedig folyamatos, hiszen már Románia piacára is beléptek, és további terjeszkedések is tervben vannak. 

De mielőtt feketeöves PARK-felhasználóvá válna egy cég, előtte kezdőnek is lennie kell, és ez a Munch-csal sem volt másképp! A megfelelő számlázó megtalálása szerencséjükre nem okozott különösebb problémát, ezt a felkészült könyvelőjüknek köszönhetik, aki rögtön a Számlázz.hu-t javasolta. Ez két dolog miatt is nagyon hasznos volt:

  1. Mert az alkalmazásuk webshopként működik, amit össze tudtak kötni a Számlázz.hu fiókjukkal. Így a számlázás humán beavatkozása nélkül, automatikusan megtörténik, ezzel is időt és energiát spórolva a fiataloknak. 
  2. A másik érv a Számlázz.hu mellett az volt, hogy megbízott számlázást kell végezniük, azaz az éttermek és boltok nevében számlázniuk. A Számlázz.hu-val pedig ezt is könnyedén megtehetik, ami szintén hatalmas adminisztrációs könnyebbséget jelent, hiszen ma már 260 partnercéggel dolgoznak együtt. 

Pénzügyek Excelben?

A pénzügyeik nyomonkövetésével viszont nem voltak ilyen szerencsések. Zwecker Bence a beszélgetés elején elárulta, hogy anno még ők is Google Sheetsben, majd Excelben kezdték vezetni a pénzügyeket. “Óriási szívás” volt, ahogy fogalmazott, hogy így nyerjenek ki releváns adatokat, és eljussanak odáig, hogy átlássák a költéseket, és létrejöjjön egy értelmes eredménykimutatás. Viszont muszáj volt csinálni, mert mindig pénzszűkében voltak, hiszen a kezdő befektetéseket a négy alapító diákhitele jelentette. 

Azért is tök fontos látni, hogy mire ment el a pénz, hogy értsük, mi az, ami működött, mi az, ami felesleges költés volt, és a jövőben azt ne csináljuk így.

Az excelekkel való szakítás 2021. tavaszán történt meg, amikor is a közösségi irodájukban egy másik startup javasolta nekik a QUiCKet. Mostanra odáig jutottak, hogy a könyvelő is onnan szedi le a számlaképeket, ott követik az eredmény alakulását, a jövőbeni költéseket is a QUiCKes számokra alapozzák, így a döntéshozatalukban is fontos eszköz. Az egyik legfontosabb funkció emiatt a költségek kategorizálása lett, ami a Revoluthoz hasonlóan itt is megtörténik automatikusan. Hiszen a Facebook számlájuk például mindig hirdetési költség lesz, amit az okos algoritmusoknak köszönhetően megtanul a QUiCK, így nem kell egyesével kitölteni. Sőt, amitől még szuperebb, hogy a Facebooknak a QUiCKes egyedi (un alias) emailcímet adták meg, így ezek a számlaképek eleve a QUiCKbe érkeznek meg. 

Bence egyik személyes nagy kedvence az utalási csomag, mert megspórolja neki, hogy egyesével kelljen a számlaadatokat a bankba másolnia. Ehelyett pár kattintással kijelöli azokat a számlákat, amiket ki akar fizetni, létrehozza az utalási csomagot, amit utána feltölt a bankjába, és már el is mentek az utalások. A QUiCKben pedig fizetetté válnak ezek a számlák, így mindig naprakészen látszódik, hogy melyik számlának mi a fizetettségi állapota. 

Meglepetés továbbfejlesztés!

Kristó Zoltán az előadásra készülve a Munch kvikkes fiókjában észrevett egy továbblegózási lehetőséget, amit az eseményen meg is mutatott Bencének. A QUiCK több helyről vesz át számlaképeket és számlaadatokat, ezek közül is a legfontosabb a Számlázz.hu Számlaverzuma, ahonnan a NAVhoz lejelentett belföldi adatokat lehet átvenni: tehát minden olyan belföldi számlaadatot, amit az adott cég állított ki (mint szállító), vagy az adott cég nevére (mint vevő) állított ki másik cég. A Munchnál viszont korábban nem volt bekapcsolva ez a funkció. 

És hogy miért lesz érdemes bekapcsolni? 

Mert a tűéles számlaadatok így automatikusan egy szeparált területre kerülnek a QUiCKbe, amihez a QUiCK generál egy számlaképet a könnyebb értelmezhetőség kedvéért. Ezeket – akár tömegesen – el lehet fogadni, vagy egyesével feltölteni hozzájuk a valódi számlaképet. De egy igazi feketeöves PARK-felhasználó beküldi a hozzájuk tartozó számlaképeket a korábban már említett alias emailcímre, hogy a számlakép és számlaadat egymásra találása automatikusan megtörténjen. Ilyenkor megmaradnak a tűéles számlaadatok (amit az adatrögzítő imádni fog, mert nagyságrendekkel kevesebbet kell innentől adattisztítással töltenie), és a könyvelő sem fog zsörtölődni a hiányzó számlaképek miatt. Bence nemcsak a saját, hanem kollégái nevében is nagyon örült a beszélgetés végén “átadott” ajándéknak, a továbbfejlesztési lehetőségnek, mert ez újabb értékes perceket-órákat szabadít fel küldetésük: az ételmentés számára.

Te is szeretnéd, ha PARK-eszközökkel menedzselhetnéd a céged pénzügyi-adminisztrációs feladatait? Járd végig a Digitális útikalauzt, ahol lépésről lépésre mutatjuk a személyesen előtted álló lehetőségeket!