Tudjuk, hogy szárnyakat ad – mégis tartunk a digitalizációtól

SMARTBooks

SMARTBooks

buborékok a fejekben

Korlátok a kisvállakozások digitalizációjával szemben, technikák ezek leküzdésére: tanulmányajánló 

Egészen friss kutatásba szaladtunk bele, ami olyan aktuális és releváns, hogy nem bírtuk nem elhozni nektek. 🙂 Ráerősít arra, amit a SMARTBooksnál mi is tapasztalunk a hazai kisvállalkozók körében. Lássuk mit találtak! 

2021 júliusában a Xero szoftvercég (lásd az alábbi kiemelést) új kutatásával a kisvállalkozások döntési magatartásával kapcsolatos izgalmas jelenségről lebbentette fel a  fátylat. Nevezetesen a kisvállalkozások tulajdonosainak a digitális technológiák alkalmazásával szembeni ellenállását és a mögöttes okokat elemezték egy külső, független viselkedéstudományi szakértő, a Decision Design bevonásával.

A Xero-ról: A 2006-ban alapított új-zélandi cég nemzetkozi viszonylatban az egyik leggyorsabban növekvő SaaS szoftvercég, mely kisvállalkozások számára értékesíti felhőalapú könyvelő szoftverét szerte a világon Vezető piaci pozícióval büszkélkedik az Egyesült Királyságban, Új- Zélandon, Ausztráliában. A Forbestól 2014 és 2015-ben elnyerte a “Most Innovative Growth Company” címet. Felhőalapú könyvelőszoftvere online együttműködést nyújt könyvelőknek és könyvelt vállalkozásoknak, több mint 3 milliós előfizetői táborral rendelkezik 4000+ munkatárs támogatása mellett.

Az indíttatás

A COVID válság rendkívül kiélezett helyzettel állította szembe a kisvállalkozásokat az elmúlt egy-két évben. Sokan sikerrel vették és veszik az akadályokat, találékonyan alkalmazkodnak a technológia segítségével. Mások viszont nem képesek erre, nem találják a fogást a digitalizáció nyújtotta lehetőségeken. 

Közismert és elfogadott, hogy a technológiai szélesebb körű alkalmazása a produktivitást növeli – jobb döntéseket eredményez, növeli a profitabilitást és idő megtakarítást eredményez. Mindez fokozottan igaz a COVID-19 válság idején: erős digitális alapokon nyugvó vállalkozások jobban állják a sarat a járványhelyzetben, nem ritka hogy le is körözik versenytársaikat.

Köztudott és nyilvánvaló előnyeik ellenére a digitális eszközök használatától sok cég mégis idegenkedik. Mik volnának ennek a tartózkodásnak a mögöttes magatartási jellemzői, okai? Erre kereste a választ a Xero tanulmány 4200 kisvállalkozó megkérdezésével. Ha már láthatóvá váltak a viselkedési jellegzetességek, természetesen előremutató tanácsokkal is szolgálnak, hogy milyen technikákkal lehet ezeken a rezisztens viselkedési sémákon átlendülni.

A következő régiókat fedte le az elemzés: Ausztrália, Kanada, Új-Zéland, Szingapúr, Egyesült KIrályság, USA. De nekünk is érdekes a tanulmány, hiszen emberi viselkedési reakcióink hasonlóak :-), itt pedig a mélyen gyökerező magatartási gátak kutatása volt a cél. 

A tanulmány érdekessége:

  • Egy rendkívüli időszakban, az utóbbi 1-2 évében vizsgálja a járványhelyzet miatt fokozottan éles helyzetben lévő kisvállakozások reakcióit új technológiák alkalmazásával kapcsolatban 
  • A magatartástudomány oldaláról vizsgálódik, és ez egyedülálló – ilyen kutatást még nem végeztek a témában.
  • Figyelembe vették a vállalkozás mérete* és az országok szerinti különbségeket is.

*Vállalkozások méret szerinti szegmentációja: egyéni vállalkozók 1 fővel, 1-19 fővel, 20-49 fővel. Tízből nyolc az egyéni vállalkozások köréből kerültek ki.

A kutatás fő felismerései, ajánlásai

Amit bezsebelhetünk főnyereményként a tanulmány elolvasásából:

  1. Kisvállalkozók három szemléletmódja
  2. A tizenkét viselkedési korlát és ebből a Top 5  
  3. Ajánlások a technológia alkalmazásával szembeni korlátok leküzdésére 

Kukkantsunk bele ezek mindegyikébe egy kicsit!

Kisvállalkozók három szemléletmódja

Új technológia bevezetése kapcsán a kisvállalkozás-tulajdonosok a következő három séma valamelyike szerint gondolkodnak: 

  1. “Elég jól csinálom, amit csinálok, ezért maradok is ennél” ez a ’járt utat járatlanért el ne hagyd’ tipikus esete.
  2.  “Csak a kockázatot és rövidtávú veszteséget látom” azaz nem számít a hosszú távon jelentkező nyereség
  3.  “Túl nehéz a választási lehetőségeket összevetni, megérteni és választani közülük.”

Ez a három esszenciális séma pedig egy részletesebb vizsgálódás “párlata”, tizenkét magatartási korlátból eredeztethető, melyekről a kutatók feltételezték, hogy a vállalkozástulajdonosok döntéseit befolyásolják, amikor új technológia alkalmazását mérlegelik.

A tanulmány készítői hangsúlyozzák, hogy ez a tizenkét elem nem csupán vélemények, gondolatok gyűjteménye, hanem mélyről fakadó hiedelmek a technológia és sikeresség összefüggéséről, melyek országtól vagy vállalkozás méretétől függetlenül mélyen beágyazottak a vállalkozástulajdonosok viselkedésébe. 

A tizenkét viselkedési korlát:

  1. a változással szembeni ellenállás
  2. elsüllyedt költségek – amit már a jelen működési állapot létrehozásába fektettünk
  3. a “macera faktor” – új technológia bevezetése túl sok kellemetlenséggel jár
  4. “satisfycing” stratégia (satisfy és suffice, azaz kielégítő és elegendő összevonásából)  – ez maga az “elég jó” (good enough) típusú döntés, amikor nem a legjobb, viszont a kevesebb kellemetlenséggel, ráfordítással  járó utat választjuk
  5. a “jelenben történő leragadás” – amikor a jelen fontos feladatai elviszik a fókuszt
  6. csak a veszteségek meglátása, a nyereségek figyelmen kívül hagyása 
  7. a döntések megbánásának elkerülése
  8. csak az ismert kockázatokat látjuk – a változás kockázatának kerülése
  9. a kétség és bizonytalanság kerülése
  10. a viszonylagos döntés nehézsége – ha nem érted pontosan a lehetőségeidet (különböző technológia-nyújtotta megoldások), nem is tudod őket összevetni és megítélni, hogy mi lesz jó hatással az üzletre
  11. az információkerülés – a túl sok információ frusztrálttá tesz, inkább elkerüljük a zavaró információtengert
  12. választási képtelenség – a túl sok opció miatti tehetetlenség

Megnézték, hogy ezek a korlátok mekkora relatív hatással bírnak akkor, ha dönteni szükséges új technológia bevezetéséről, így előállt egy TOP 5-ös lista. Megfigyelték azt is, hogy ezek a mértékek nagyban szórtak a vállalkozás nagysága szerint (ezek megtekinthetők a tanulmányban részletesen, vállalatméret szerint is). Nézzük az összesített eredményt!

Top 5 viselkedési korlát új technológia alkalmazásával szemben

  1. a változással szembeni ellenállás
  2. a kétség és bizonytalanság kerülése
  3. a “jelenben történő leragadás”
  4. a viszonylagos döntés nehézsége
  5. az információkerülés
Forrás: Xero One step report, 2021 november: “Behavioural barriers to technology adoption amongst small businesses – and how to overcome them

Halogatók kontra alkalmazók tábora

Az elemzések során tisztán elkülöníthető volt két csoport: az alkalmazók (Adopters), akik keresik az új technológia megoldásokat és ezekre költeni is hajlandók, és a halogatók (Delayers) csoportja, akik az új technológiát bevezetők görbéjének végszakaszán kullognak.

Az alkalmazók csoportjának 120%-kal nagyobb a bevétele és 106 %-kal magasabb a produktivitása mint a halogatóknak. Nemzetközi szinten a technológiát alkalmazók a teljes  megszondázott vállalkozói sokaságnak az egyötödét teszik ki, míg a halogatók az egyharmadát. 

A továbbiakban a kutatók gyakorlatias, egyszerűen és gyorsan bevezethető akciólépéseket igyekeztek megfogalmazni, amikkel tudatosan lehet segíteni az új technológiák bevezetésével szembeni, mélyen gyökerező averziók leküzdését.

Öt akciólépés a technológiával kapcsolatos szemléletváltáshoz

  1. Kis lépésekben haladj az óriás ugrások helyett. Az apróbb inkrementális változások kisebb, fokozatos költség- és kockázatvállalással járnak, ez segít a bizonytalanságérzés feloszlatásában.
  2. Figyeld, és oszd meg a versenytársak jó példáit sikereiket és küzdelmeiket egyaránt. Érdemes kapcsolatba lépni a te működési területeden technológiát bátran és sikeresen alkalmazó más vállalkozásokkal, ami nagy motivációt adhat. Érdemes közösségeket létrehozni velük a tapasztalatok megosztására.
  3. “Ne maradj le” ösztönzés számszerűsíteni, konkrétan megfogalmazni a kézzelfogható különbséget a hagyományos, “good enough” és a digitálisan támogatott működés közt. Ez segít megszabadulni a komfortzónában való működés biztonságának illúziójától.
  4. A technológia alkalmazásának előnyeit mérjük és (kommunikáljuk) úgy, hogy azzal azonosulni tudjon a vállalkozás vezetése, rezonáljon a vállalkozás értékeivel, az általa használt eszközökkel. A technológiában rejlő lehetőségek kézzelfoghatóak és összhangban lévők legyenek a vállalkozás vezetőjének üzleti tapasztalatával.  
  5. Szűkítsd és egyszerűsítsd le a választási lehetőségek körét. Az információ és választási alternatívák özönét egyszerűsítsd le világosan érthető, jól kidolgozott technológia felhasználási tervekre, ami magabiztossá teszi a megvalósítást.

Négy gyors lépés, ami azonnal segít kimozdulni a nem produktív állapotból

  1. Használj döntési mátrixot – ezzel az eszközzel vizualizálni tudod a lehetséges technológiákat, majd rangsorolhatod őket aszerint, hogy a céljaiddal melyek vannak jobban összhangban (mintát találsz is erre a tanulmányban).
  2. Végezz Pre-mortem elemzést – ezzel a technikával azokat a kockázatokat tudod felmérni, melyek esetleges kudarcokhoz vezetnek (ennek az eszköznek is gazdag irodalma van, itt egy angolnyelvű példa pre-mortemre). 
  3. Készíts reális, objektív költség-előny elemzést – hangsúllyal a “reális” jelzőn, mivel hajlamosak vagyunk a kelleténél sötétebb színben látni az ismeretlent.
  4. Szánj egy kis időt arra, hogy másoktól, mások példájából tanulj. 

Volna kedved neked is kitölteni a Xero szórakoztatóan megfogalmazott angol nyelvű kérdőívét? Te mennyire vagy óvatos duhaj új digitális technológiák alkalmazásában?  

Nekünk szoftverfejlesztőknek azért is olyan érdekes a viselkedéstudományok oldaláról is vizsgálni ezt a kérdést, mert az új technológiák használatát leginkább racionális magyarázatokkal, edukációval próbáljuk terjeszteni. Holott a viselkedéstudományok kimondják, hogy a magatartásunk mögött rejlő motivációk, hajtóerők tipikusan egyáltalán nem racionálisak: sokkal inkább érzelmeink, múltbéli élményeink, percepciók vezérlik. Nem mindegy tehát, milyen eszközökkel, gondolatokkal történik a vállalkozások megszólítása, terelgetése a digitalizáció felé. Ha a viselkedési mintázatot és okokat értjük mind szoftverfejlesztői, mind vállalkozói oldalról – úgy megfelelő eszközök választhatók a kétségek és korlátok kezelésére és jóval eredményesebb a  kisvállalkozás átállása a digitális transzformáció oldalára.

Bátran javasoljuk!

A SMARTBooksnál legtöbbet a tanulmányban is emlegetett technológia-alkalmazókkal találkozunk, akik mernek belevágni a digitális átalakulásba. Ugyanakkor sokat hallunk azokról a vállalkozásokról is, akiket a rendszerünket használó digitálisan érett könyvelőink könyvelnek. Bizony még számos esetben mélyen gyökerező vállalkozói ellenállás fékezi fejlett online együttműködésüket . Gyakran felismerjük bennük azokat az aggályokat a technológiával szemben, amiket a fenti esettanulmány feltárt.

Pedig a SMARTBooks használóinál egyértelműen látható az a produktivitás növelő hatás, amit az automatizmusainkkal segített folyamatok eredményeznek. Példaként könyvelőink kétjegyű, masszív számokat emlegetnek, hogy az adatrögzítés 40-90% százalékát is megspórolják, és ez rengeteg időmegtakarítással jár. Ez pedig csak egy oldala az előnyöknek, számos pozitív hozadéka van még a digitalizációnak, de erről szól a PARK legtöbb cikke :-)! Nincsenek kételyeink, bátran javasoljuk vállalkozóknak, könyvelőknek, hogy merjenek magasabb digitális fokozatra váltani. A járvány okozta helyzet pedig kifejezetten ösztönző és jó alkalom lehet erre, mert a digitális megoldások nagyban segítik az alkalmazkodást, a sikeres helytállást az új körülmények között, melyek úgy tűnik, jó ideig velünk maradnak.

Források: