Tervezni a tervezhetetlent – mese a vállalkozóról, az adatról, meg az ő vagyonáról

Himer Csilla

Himer Csilla

Megosztás itt: facebook
Megosztás itt: email
Megosztás itt: linkedin
Tervezni a tervezhetetlent

A már több mint egy éve megélt bizonytalan gazdasági helyzetben sok minden változott: a piac, a fogyasztók viselkedése, a törvényi szabályozás – és a távlatok is. Mindez azt okozta, hogy a tervezést is újra kellett gondolnunk. Világosan látszik, hogy a korábban alkalmazott tervezési módszerek egy sokkal stabilabb környezetben működnek igazán jól. Cikksorozatomban azt igyekeztem bemutatni, hogy min kell változtatni, hogyan gondoljunk másként a tervezésre. És még nincs vége. Hiszen az már kiderült, hogy a jövő tervezése sokkal adatigényesebb lesz, mint a korábbi módszerek voltak. OK, kell az adat. De milyen, és honnan, és mennyi, és melyik?

Ha adat van, minden van

Az előző cikkben bemutatott szcenáriótervezés lényege, hogy többféle kimenetelben gondolkodik. Vagyis a korábbi tervezési módszerekhez képest, amelyek egyféle kimenetelre terveztek, a tervezési munka mennyisége megnövekszik. Ugyanazt a tervezést ugyanis többször is el kell végeznünk a különféle kimenetelekre. 

Ami még jól látszik ebből, az az, hogy a tervezés adatigénye is megnő. Nézzük meg, hogy miért van ez így!

1. A lehetséges kimenetek (szcenáriók) meghatározása

Már maga az, hogy tudjuk, milyen lehetséges forgatókönyvekre kell tervet készítenünk, már sokféle adatot igényel. A szóba jöhető kimeneteleket sem csak a fantáziánkra hagyatkozva határozzuk meg. Ha így teszünk, előfordulhat, hogy olyan forgatókönyvre pazaroljuk a tervezésre fordított értékes erőforrást, ami csak a mi fejünkben létezik, de a bekövetkezési valószínűsége roppant csekély (vagy még annyi sem). 

Mondok egy közismert példát az innováció területéről. Közismert, hogy a Kodak volt a világ legnagyobb, hagyományos fényképezőgépekbe készített filmek gyártója. Csakhogy jött a digitális fényképezés. (Fun fact: a Kodak is részt vett a digitális fényképezést fejlesztő cégek versenyében, neki is megvolt a maga kidolgozott technológiája erre.) A cég vezetői, közgazdászai és mérnökei azonban úgy ítélték meg, hogy a digitális fényképezés sosem lesz igazán komoly piaci tényező. (Sok ok miatt gondolták ezt, pl. azért is, mert a fényképezési és a fényképélmény szerintük nem volt összehasonlítható minőségű.) A többi már történelem: ma már a digitális fotózás az alapértelmezett ezen a piacon, a Kodak pedig rövid úton tönkrement. A Kodak vezetői egyszerűen nem gondolták, hogy a digitális fényképezés elterjedése valós forgatókönyv lehet. 

Pedig ha terveztek volna rá – és ezt megelőzően kutatnak a forgatókönyv megalapozására –, hamar kiderülhetett volna, hogy ezt bizony benézték. A korábbi cikkekben már említett SWOT (és az azt kiegészítő PESTEL, BCG-mátrix, értéklánc- és Porteri 5 erő elemzések) nagy segítséget nyújtanak azon tényezők feltárásában, amelyek befolyással lehetnek a piacra (illetve abban is, hogy erre mi mivel és hogyan tudunk reagálni, ezeket kivédeni, megelőzni). 

Ezen kívül érdemes figyelmet fordítani a jövőkutatók elemzéseire, az iparági trendkutatásokra is. Különösen igaz ez a diszruptív piacokon, ahol bármikor érkezhet egy versenytárs, akár a falat áttörve is, egy új megoldással. (Mert ő figyel a trendkutatások eredményeire, amelyek lehetséges szcenáriókat is sejtethetnek.)

Ezzel kapcsolatban engedjetek meg nekem egy (nem is annyira) zárójeles megjegyzést: mi lehet diszruptív piac? A technológiai fejlődés felgyorsulásával ma már szinte bármi. Elég, ha egy szintén közismert példára gondoltok, ahogyan az Airbnb felrúgta a teljes piaci status quo-t a szállodaiparban – és “csak” ehhez két dolgot tett:

1. új üzleti modellt alkalmazott (sharing economy)

2. ezt egy technológiai innováció révén ültette át a gyakorlatba

Az egyes szcenáriókhoz tartozó változó adatok meghatározása

A tervezés során rengeteg adattal fogunk számolni. Ezek egy része itt-ott rendelkezésre áll. Ezekről is írtam már egy korábbi cikkben, most csak emlékeztetőül: 

  • saját, historikus (azaz a múltbeli működésünket leíró) adatok
  • saját fejlődési adataink
  • az iparágat jellemző, különböző historikus adatok
  • az iparágat jellemző, különböző trendadatok
  • versenytársak különböző múltbéli adatai (pl. milyen ársávot jelölnek ki a piacon) 
  • ahol elérhető, bár ez a ritkább eset, a versenytársak tervezett adatai (ezeket általában a részvényesek számára teszik elérhetővé a nagyobb cégek, és nyilván csak nagy vonalakban mutatja be a terveket, de sok mindent ki lehet következtetni abból is)
  • versenytársak jelenlegi adatai 
    • akár már a honlapon is büszkélkedhetnek vele, hogy mennyi a vevőjük, hányan állítják elő az árbevételt, naponta hány ügyfelet szolgálnak ki stb. 
    • nyilvános árlisták
    • bekért tájékozódó ajánlatok adatai
  • saját felmérések a piacunkon (miért ne kérdezhetnénk meg a vevőinket, együttműködő partnereinket?) 
  • és még lehetne sorolni. 

Ami nagyon fontos, hogy lesznek olyan adatok, amelyeket nekünk kell valamilyen módon számolnunk. Ezek alapja is a meglévő adataink lesznek (pl. jelenbeli működésünket leíró aktuális adatok, vagy a már említett historikus adatok), de ezek csak kiindulásként szolgálhatnak. 

Mondok egy példát. A költségeink egy része függ valamilyen módon a bevételeink alakulásától, mértékétől. Igen, ezek a változó költségek. És attól függően, hogy az adott szcenárióban mit vetítünk előre a forgalmunk várható alakulásáról, igazítjuk a változó költségeinket is. A változás irányától (a forgalom növekedésével egy irányban, vagy ellentétesen változik-e az adott költség) és mértékétől is függően (pl. a forgalom változását arányosan, vagy degresszíven követi az adott költség) már jól tudjuk ezeket számolni. 

Összegezve: ebben az esetben is van adatforrás, de a tervekben nem az így szerzett nyersadatokat szerepeltetjük majd, hanem azokat, amiket ezek alapján mi számítottunk ki.

3. Az egyes szcenáriókhoz tartozó fix adatok

Tipikus példája ennek a fix költség, amit akkor is fizetnünk kell, ha egy árva vasnyi bevétel nem folyik be a bankszámlánkra. Ezek a legjobban gyűjthető, kalkulálható, tervezhető költségek, mert általában ezek felmerülési ideje (pl. minden hónapban, negyedévben) és sokszor még az összege is (pl. bérleti díj) állandó. 

Egy esetben szükséges mégis számolgatni ezekkel az az adatokkal is: ha a kutatással, elemzéssel megtámogatott szcenáriónk inflációt, árfolyamváltozást vetít előre. Ekkor a jól becsülhető inflációs és/vagy árfolyamrátával tudunk korrigálni. 

Ha idáig eljutottál ebben a vázlatos áttekintésben, már láthatod, hogy még egy kisebb vállalkozás esetében is nagy mennyiségű adatról beszélünk a szcenáriótervezés esetében. Itt az ideje, hogy rendszerezzük adatainkat – és az adathalomból egy jól menedzselt adatvagyon legyen. 

Mi az adatvagyon? 

Borzasztóan leegyszerűsítve: az a vállalkozás működésével összefüggésben keletkezett és elérhető adathalmaz, amelyet a vállalkozás rendszerezetten tart nyilván annak érdekében, hogy ezen rendszerezés révén az adatokat effektíven használhassa fel gazdasági tevékenysége hatékonyságának javítására, növekedésének elősegítésére.

Mi ebből a lényeg?

A vállalkozásvezetők számára ebből a definícióból már számos feladat következik: 

  • folyamatos adatgyűjtés a vállalkozás működéséről
  • folyamatos adatgyűjtés a vállalkozás szűkebb és tágabb működési környezetéről – a piacról, a gazdaságról (akár világgazdasági szinten is), az iparágról, a jogi és társadalmi környezetről stb.
  • a gyűjtött adatok szűrési kritériumainak kidolgozása (nem biztos, hogy minden adatra szükség lesz, vagy hogy minden adat releváns a vállalkozás működése, stratégiai céljai, tervezése szempontjából)
  • a gyűjtött adatok tárolásának (műszaki-technikai-informatikai) megoldása, ami megfelel a törvényeknek is (adatbiztonsági és GDPR-szempontból)
  • a gyűjtött adatok rendszerezési elveinek kidolgozása
  • a gyűjtött adatok tárolásának olyan informatikai megoldása, amely követi a fentebb említett rendszerezési elveket, azaz egy olyan logika köré szerveződnek, amely 
    • egyrészt a rendszer rugalmas alakíthatóságát teszi lehetővé (hosszabb távon biztosan szükséges lesz előbb-utóbb valamilyen módosítás) 
    • másrészt lehetővé teszik a szűrt, minőségi adatok hatékony és célszerű felhasználását
  • az adatvagyont kezelő, tároló rendszer mely pontján, mely adatokhoz kinek van hozzáférése, jogosultsága a kezelt adatok bevitelére, megváltoztatására, esetleg törlésére – azaz a jogosultsági szabályok meghatározása

Ez tűnhet nagyon bonyolultnak, de fordítsuk ezt le egy olyan egyéni vállalkozásra, ahol nincs alkalmazott, szolgáltatási tevékenységet folytat, és a vállalkozó Excel-táblákkal dolgozik! 

Mesét mondok

Egyszer volt, hol nem volt, volt egyszer egy egyéni vállalkozó, aki egyedül dolgozott kicsiny cégében. A vállalkozás aprócska volt, a vállalkozónak azonban annál nagyobb álmai voltak! Mit álmai, céljai! Ezért mindent meg is tett annak érdekében, hogy ezek a céljai valóra váljanak. 

Elmesélem szépen sorjában, mit csinált, hogyan gondolkodott – szolgáljon nektek is tanulságul, hogy egy ilyen aprócska vállalkozásban is lehet adatokkal dolgozni, bánni, és adatvezérelten döntést hozni, tervezni.

A gyűjtendő adatok körét így is, úgy is meg kell határozni – gondolta egyszeri vállalkozónk. Ezek főként ügyféladatok voltak, illetve minden olyan, ami az ügyfélkiszolgáláshoz kapcsolódott. Mindez kiegészült legalább a cashflow-hoz szükséges adatokkal (bevételek, kiadások, és ezek valamilyen szintű csoportosítása), illetve a beszállítókkal, illetve kooperáló partnerekkel folytatott együttműködések adataival (tehát a szerződésektől az együttműködések eredményeiig, hatásaiig bezárólag). 

A kívülről gyűjtendő adatok köre szintén fontosnak ítéltetett a vállalkozónk szemében – ilyenek lehetnek a működést érintő törvényi változások, mint pl. bizonyos tevékenységet folytató katásokra vonatkozó adómoratórium. A megváltozott fogyasztói magatartásra vonatkozó adatok is ide sorolhatók a szélesebb piacról, vagy éppen a versenytársak figyelése.

Mi az, ami ebből kell, értékes a vállalkozásnak? – töprengett a vállalkozó. Úgy okoskodott, hogy a szűrés alapja legyen a stratégiában meghatározott célok elérése, illetve annak módjai. Egyszeri vállalkozónk azt tűzte ki célul, hogy jövőre felvesz egy alkalmazottat, aki az adminisztratív terheket leveszi a válláról. Mi kell hozzá, hogy ezt a döntést megalapozottan meg tudja hozni? Több dolog is: tudnia kell, mennyi időt vesznek igénybe ezek az adminisztratív teendők, azaz milyen időkeretben tudná foglalkoztatni ezt az alkalmazottat. Tudnia kell, hogy mennyit ér ez a munka. És azt is tudnia kell, hogy ha ezt az időt az új munkatárs megspórolja neki, ő ebben az időben mennyi értéket tud majd előállítani. Vagyis adatot kell gyűjtenie arról, mennyi időt tölt el ezekkel a tevékenységekkel – és a várható forgalomnövekedés mennyivel fogja növelni ezt az időt. Adat kell arról is, hogy az adminisztratív munka munkaóradíjával számolva mennyi az annyi. És adat kell arról is, hogy ez alatt az idő alatt ő milyen más munkát végez majd, és az X és Y munkaóradíjjal szorozva (attól függően, hogy éppen milyen munkát végez) mennyit ér. Ebben a rendszerben nem lényeges, hogy hány vevőt szolgált ki (nem is biztos, hogy minden felszabaduló idejét vevőkiszolgálással töltené), hanem az előállított érték számít. (A kiszolgált ügyfelek száma máshol jöhet jól, itt kevésbé releváns.) 

A gyűjtött adatok tárolási módját vállalkozónk előzetes tudását, tapasztalatát, illetve ezzel kapcsolatos beruházási hajlandóságát felismerve úgy határozott, hogy ez ki fog merülni az Excel-ben. (Lábjegyzet, zárójel a mesélőtől: adatgyűjtés viszont már most is irányulhat arra, hogy ha a tervek szerint növekszik a forgalom, az ügyfélszám, hol éri majd el a vállalkozás azt a határt, amikor az Excel már nem lesz képes kiszolgálni az igényeket, mert annál sokkal több és többféle adatot kell kezelni – ráadásul egymással összefüggésben, ne adj Isten, real time.) A GDPR még a mesében is szempont, érdemes ezt megkonzultálni egy illetékes szakértővel, aki javaslatokat tud tenni ennek a kérdéskörnek a megoldására is. 

Az egyéni vállalkozónk ezután nekiállt, hogy kitalálja, melyik adat függ össze a másikkal, és hogy rendezze az adatokat. Mivel még kicsinyke a cége, ezért a rendezési logika nála funkcionális lett. Azaz lett egy mindent járó Excel a különféle szempontú pénzügyi adatokkal (cashflow, kintlévőségek stb.), lett egy a marketing- és sales adatok elemzésére, meg több kisebb. A nagyobb funkciókhoz tartozó Excel-táblák többféle füllel rendelkeznek, és mivel a vállalkozó nem teljesen elveszett, ha Excel-ről van szó, a fájlja tele lett a sokféle fület összekötő hivatkozásokkal. (Minimum. Ha kicsit jobban is ért hozzá, akkor még függvényekkel is.) 

Az adatok tárolásának rugalmas informatikai megoldásával vállalkozónk most még nem sokat foglalkozott. Azzal azonban tisztában volt, hogy ez nem tarthat örökké – ezért a cashflow-jába már most betervezte azt az innovációs tartalékot, amely legkésőbb három év múlva lehetővé teszi, hogy egy komolyabb rendszert is bevezessen még akkor is kicsinyke, de akkor már céljai szerint 4-5 fős cégébe. 

A hozzáférések rendje most még nem lényeges, de vállalkozónk már most látja maga előtt a következő évi fényes jövőt, amikor belép a cégéhez az adminisztratív munkát átvevő alkalmazott. Akkor még mindig az Excel lesz a vállalkozása adatvagyonát kezelő rendszer, de mkár ketten fognak benne dolgozni. Ezért már most azzal a szemmel nézi az Excel-ben végzett munkáját, hogy mi az, amit átadhat majd a jövendőbeli alkalmazottjának, és mi az, amit mindenképpen megtart magának. Milyen sorrendben kell minek megtörténnie, és ezt ki fogja elvégezni ahhoz, hogy a következő lépést el lehessen végezni. Ebből már látszik, kinek mi lesz a dolga, kinek milyen hozzáférésre lesz szüksége, és a folyamat melyik pontján.

Mint a fenti egyszerű példából is látszik, adatvagyon már a legegyszerűbb cégben is létrehozható. Az adatok a működés során spontán keletkeznek, de ezek halmaza még nem lesz adatvagyon. Ha ezeket az adatokat azonban 

  • rögzítjük,
  • szűrjük,
  • rendszerbe illesztjük,
  • célirányosan és hatékonyan használjuk 
  • döntéshozatalra és tervezésre,

akkor mondhatjuk, hogy letettük vállalkozásunk adatvagyonának alapjait. 

Itt a vége, fuss el véle!

Megosztás itt: facebook
Megosztás itt: email
Megosztás itt: linkedin