Rendszerek,‌ ‌szoftverek,‌ ‌amiken‌ ‌múlhat‌ ‌a‌ ‌céged‌ ‌jövője‌ ‌+‌ ‌a‌ ‌teendőid‌ ‌ezzel‌ ‌kapcsolatban‌ 

Haláchy Nóra

Haláchy Nóra

rendszerek

Eljött a digitális kánaán?

Imádom a digitális eszközöket, azt, hogy hirtelen összezsugorodott a világ, mert minden tudás, esemény szinte karnyújtásnyira van.


DE!

Ugyanakkor borzasztóan függünk a szoftvereinktől, elég csak a családi nyaralások videóinak tárolására gondolni, vagy a személyes fotóinkra a telefonon. 

…vagy a weboldalunkra, aminek a gondosan elkészített tartalma egy pillanat alatt eltűnhet szerencsétlen körülmények (és felkészületlenség) esetén. A tengerparti nyaralós képek elvesztése szomorú és kellemetlen élmény, azonban üzleti szempontból akár jogi következményei lehetnek egy adatvesztésnek (a nyilvánvaló pénzügyi veszteségeken felül).

Vállalkozóként legalább tízféle szoftvertől függünk:

  • Adattárolás (felhő alapú, és hagyományos tárolás esetén is, mint például a Google Drive / OneDrive / Dropbox / Tresorit)
  • CRM, ügyviteli rendszerek, sales szoftver (SmartBooks Business / Invitech / Smartfront / HubSpot / Zoho CRM / Salesforce)
  • Számlázás, könyvelés (Számlázz.hu, Billingo)
  • E-mail marketing szoftver (Mailchimp / Mailerlite / ActiveCampaign)
  • Dokumentum szerkesztők (Microsoft Office / Google termékek)
  • Meeting szoftverek (Google Meet / Zoom / Microsoft Teams)
  • Projekt menedzsment eszközök (Asana / Trello / Todoist)
  • Levelezőrendszerek (Outlook / Gmail)

A sort még lehetne folytatni, de hacsak nem fizikai munkát végez valaki, és nem egyszemélyes hadsereg, akkor tapasztalataim szerint legalább 10 szoftver használatban van esetében. De inkább több.

A 22-es csapdája

Nagyon keményen dolgoznak azért cégvezetők, hogy egy-egy rendszert bevezessenek, majd a munkatársak rendszeresen használják is. Beépül a hétköznapokba, majd hatalmas függőség alakul(hat) ki az adott szoftvertől, hiszen a napi munka szerves része lett.

Ha egy cég összes ügyféladata csak egy szoftverben van meg, akkor az kockázat. Ugyanakkor az a hatékony, ha nem duplikálódnak folyamatok, sem adatok.

Hogy érdemes ezt jól csinálni?

Reméld a legjobbakat, készülj a legrosszabbra

Mivel marketing a szakterületem, ezért csak onnan tudom megközelíteni hitelesen ezt a kérdéskört. Minden ügyfelemnek szoktam javasolni, hogy egy pillanatra játsszunk el azzal a gondolattal, hogy:

  • a Facebook oldalát letiltja a Facebook véglegesen, 
  • jön egy algoritmus frissítés, ami miatt legalább 10 helyet visszaesik a Google keresési találatok között a legfontosabb kulcsszavakra, 
  • az e-mail szoftverben adatvesztés miatt eltűnnek az e-mail címek, és
  • a weboldalát feltörik és törlődik teljesen a tartalma, és nem is lehet visszaállítani, csak 1 hónappal ezelőtti változatot (de azóta sok új cikk, frissítés került fel).

Ha egy ilyen kört szemrebbenés nélkül kiáll valakinek a cége, akkor az egy remek cég (vagy sosem volt online tevékenysége, de most nem róluk van szó). A legtöbb esetben már csak egy láb kibillentése is akár a magyar vállalkozások jelentős részét súlyosan érintette a múltban, gondoljunk csak igazságtalan Facebook tiltásokra, vagy algoritmus frissítésekre a Googleben, mire tanácstalan vállalkozók lepték el a fórumokat.

Legyen B terv

Nem kell egyből arra gondolni, hogy minden elvész, bár volt olyan ügyfelem, ahol a Facebook és a Google egyszerre mondta be az unalmast, és tiltotta le a hirdetéseit (átmenetileg). Ez elég extrém eset, de nem lehetetlen.

A fő értékesítési csatornáid mellett mindenképpen legyenek meg azok a nyitott kapuk, amiken be tudsz menni, ha probléma lép fel. Például:

  • Gyűjts e-mail címeket, építs listát, mert ha nem tudsz hirdetni, akkor ez aranyat érhet.
  • Függetlenítsd magad minél jobban a fizetett tartalmaktól, és stabil, organikus forgalmat generáló tartalmakat IS készíts tudatosan (sajtómegjelenés, PR cikk, sarokkő tartalmak, edukációs videók stb.).

Megbízható szoftverek és biztonsági mentések (igen, még a hirdetési fiókokból is)

Első körben nem mindegy, hogy egy ismeretlen, idén induló felhőszolgáltatót választasz, majd egy olcsóbb, de nem túl közismert nevű CRM-rendszert, amivel úgy tűnik, pénzt spórolhatsz. Ezek a megoldások nem feltétlen rosszak, de a híresebb, nagynevű cégnél bizonyos szempontból a minőséget, és a biztonságot is meg kell fizetni:

  • Nem tűnhetnek el egyik napról a másikra, mert túl nagyok ehhez.
  • Van (nem csak névleges) ügyfélszolgálatuk, akiket el lehet érni.
  • Jobban tudnak védekezni az adatok biztonsága érdekében, mert ki tudják termelni ennek költségeit.
  • Ha kérdésed van, biztosan lesz szakember, akit meg tudsz kérdezni egy speciális kérdést illetően, mert valószínűleg sokan ismerik.

A fenti szempontokat figyelembe véve is ajánlott mindenről biztonsági mentést csinálni. A hirdetési fiókokról, az adatbázisokról, az ügyfél adatokról, vásárlási adatokról, mindenről, ami értékes, és hasznos lehet, és fájna az elvesztése. Lehet, a szolgáltató is vissza tudja állítani, de amíg meg nem égeted magad egy adatvesztési problémával, addig nem fogod átérezni, mennyire sokat érhet 5 percnyi munka, ami feleslegesnek tűnik.

Felesleges ennyit aggódni?

Van egy mérnök ismerősöm, aki 5-10 évvel ezelőtt a következőképpen dolgozott: minden nap munka után kiírja 2(!) CD-re az elvégzett feladatokat. Egyet benthagy az irodában, egyet hazavisz azért, ha valahol tűz üt ki, akkor se vesszen el az aznapi munkája. Azóta vannak már erre korszerűbb módszerek, de ő is csak azután kezdte el ezt a (nem túl hatékony) biztonsági másolatos technikát, miután egyszer újra kellett csinálni több napnyi munkát, ráadásul közel a határidőhöz.

Összegzés

Azt javaslom, tényleg szánj most rá 2-3 percet, hogy szedd össze, milyen szoftverektől, marketing eszközöktől vagy függésben. A következő pár percben pedig ülj le valahova, és képzeld el, hogy ezek egyikét nem használhatod valamilyen technikai okból (pl. leáll a szerverük, hackertámadás éri őket). Majd képzeld el, hogy akár 2-3 eszköz is egyidőben válik elérhetetlenné. A következő lépésben pedig írd össze, hogyan tudod csökkenteni ennek kockázatát, majd azt is, hogy mik a teendők leállás / adatvesztés, egyéb esemény következtében. Lehet, hogy soha nem lesz rá szükséged (őszintén ezt kívánom neked!), de ha egyszer az életben szükséged lesz erre, akkor hidd el, nagyon hálás leszel magadnak!