Rendszerek,‌ ‌szoftverek,‌ ‌amiken‌ ‌múlhat‌ ‌a‌ ‌céged‌ ‌jövője‌ ‌+‌ ‌a‌ ‌teendőid‌ ‌ezzel‌ ‌kapcsolatban‌ 

Haláchy Nóra

Haláchy Nóra

Megosztás itt: facebook
Megosztás itt: email
Megosztás itt: linkedin
rendszerek

Eljött a digitális kánaán?

Imádom a digitális eszközöket, azt, hogy hirtelen összezsugorodott a világ, mert minden tudás, esemény szinte karnyújtásnyira van.


DE!

Ugyanakkor borzasztóan függünk a szoftvereinktől, elég csak a családi nyaralások videóinak tárolására gondolni, vagy a személyes fotóinkra a telefonon. 

…vagy a weboldalunkra, aminek a gondosan elkészített tartalma egy pillanat alatt eltűnhet szerencsétlen körülmények (és felkészületlenség) esetén. A tengerparti nyaralós képek elvesztése szomorú és kellemetlen élmény, azonban üzleti szempontból akár jogi következményei lehetnek egy adatvesztésnek (a nyilvánvaló pénzügyi veszteségeken felül).

Vállalkozóként legalább tízféle szoftvertől függünk:

  • Adattárolás (felhő alapú, és hagyományos tárolás esetén is, mint például a Google Drive / OneDrive / Dropbox / Tresorit)
  • CRM, ügyviteli rendszerek, sales szoftver (SmartBooks Business / Invitech / Smartfront / HubSpot / Zoho CRM / Salesforce)
  • Számlázás, könyvelés (Számlázz.hu, Billingo)
  • E-mail marketing szoftver (Mailchimp / Mailerlite / ActiveCampaign)
  • Dokumentum szerkesztők (Microsoft Office / Google termékek)
  • Meeting szoftverek (Google Meet / Zoom / Microsoft Teams)
  • Projekt menedzsment eszközök (Asana / Trello / Todoist)
  • Levelezőrendszerek (Outlook / Gmail)

A sort még lehetne folytatni, de hacsak nem fizikai munkát végez valaki, és nem egyszemélyes hadsereg, akkor tapasztalataim szerint legalább 10 szoftver használatban van esetében. De inkább több.

A 22-es csapdája

Nagyon keményen dolgoznak azért cégvezetők, hogy egy-egy rendszert bevezessenek, majd a munkatársak rendszeresen használják is. Beépül a hétköznapokba, majd hatalmas függőség alakul(hat) ki az adott szoftvertől, hiszen a napi munka szerves része lett.

Ha egy cég összes ügyféladata csak egy szoftverben van meg, akkor az kockázat. Ugyanakkor az a hatékony, ha nem duplikálódnak folyamatok, sem adatok.

Hogy érdemes ezt jól csinálni?

Reméld a legjobbakat, készülj a legrosszabbra

Mivel marketing a szakterületem, ezért csak onnan tudom megközelíteni hitelesen ezt a kérdéskört. Minden ügyfelemnek szoktam javasolni, hogy egy pillanatra játsszunk el azzal a gondolattal, hogy:

  • a Facebook oldalát letiltja a Facebook véglegesen, 
  • jön egy algoritmus frissítés, ami miatt legalább 10 helyet visszaesik a Google keresési találatok között a legfontosabb kulcsszavakra, 
  • az e-mail szoftverben adatvesztés miatt eltűnnek az e-mail címek, és
  • a weboldalát feltörik és törlődik teljesen a tartalma, és nem is lehet visszaállítani, csak 1 hónappal ezelőtti változatot (de azóta sok új cikk, frissítés került fel).

Ha egy ilyen kört szemrebbenés nélkül kiáll valakinek a cége, akkor az egy remek cég (vagy sosem volt online tevékenysége, de most nem róluk van szó). A legtöbb esetben már csak egy láb kibillentése is akár a magyar vállalkozások jelentős részét súlyosan érintette a múltban, gondoljunk csak igazságtalan Facebook tiltásokra, vagy algoritmus frissítésekre a Googleben, mire tanácstalan vállalkozók lepték el a fórumokat.

Legyen B terv

Nem kell egyből arra gondolni, hogy minden elvész, bár volt olyan ügyfelem, ahol a Facebook és a Google egyszerre mondta be az unalmast, és tiltotta le a hirdetéseit (átmenetileg). Ez elég extrém eset, de nem lehetetlen.

A fő értékesítési csatornáid mellett mindenképpen legyenek meg azok a nyitott kapuk, amiken be tudsz menni, ha probléma lép fel. Például:

  • Gyűjts e-mail címeket, építs listát, mert ha nem tudsz hirdetni, akkor ez aranyat érhet.
  • Függetlenítsd magad minél jobban a fizetett tartalmaktól, és stabil, organikus forgalmat generáló tartalmakat IS készíts tudatosan (sajtómegjelenés, PR cikk, sarokkő tartalmak, edukációs videók stb.).

Megbízható szoftverek és biztonsági mentések (igen, még a hirdetési fiókokból is)

Első körben nem mindegy, hogy egy ismeretlen, idén induló felhőszolgáltatót választasz, majd egy olcsóbb, de nem túl közismert nevű CRM-rendszert, amivel úgy tűnik, pénzt spórolhatsz. Ezek a megoldások nem feltétlen rosszak, de a híresebb, nagynevű cégnél bizonyos szempontból a minőséget, és a biztonságot is meg kell fizetni:

  • Nem tűnhetnek el egyik napról a másikra, mert túl nagyok ehhez.
  • Van (nem csak névleges) ügyfélszolgálatuk, akiket el lehet érni.
  • Jobban tudnak védekezni az adatok biztonsága érdekében, mert ki tudják termelni ennek költségeit.
  • Ha kérdésed van, biztosan lesz szakember, akit meg tudsz kérdezni egy speciális kérdést illetően, mert valószínűleg sokan ismerik.

A fenti szempontokat figyelembe véve is ajánlott mindenről biztonsági mentést csinálni. A hirdetési fiókokról, az adatbázisokról, az ügyfél adatokról, vásárlási adatokról, mindenről, ami értékes, és hasznos lehet, és fájna az elvesztése. Lehet, a szolgáltató is vissza tudja állítani, de amíg meg nem égeted magad egy adatvesztési problémával, addig nem fogod átérezni, mennyire sokat érhet 5 percnyi munka, ami feleslegesnek tűnik.

Felesleges ennyit aggódni?

Van egy mérnök ismerősöm, aki 5-10 évvel ezelőtt a következőképpen dolgozott: minden nap munka után kiírja 2(!) CD-re az elvégzett feladatokat. Egyet benthagy az irodában, egyet hazavisz azért, ha valahol tűz üt ki, akkor se vesszen el az aznapi munkája. Azóta vannak már erre korszerűbb módszerek, de ő is csak azután kezdte el ezt a (nem túl hatékony) biztonsági másolatos technikát, miután egyszer újra kellett csinálni több napnyi munkát, ráadásul közel a határidőhöz.

Összegzés

Azt javaslom, tényleg szánj most rá 2-3 percet, hogy szedd össze, milyen szoftverektől, marketing eszközöktől vagy függésben. A következő pár percben pedig ülj le valahova, és képzeld el, hogy ezek egyikét nem használhatod valamilyen technikai okból (pl. leáll a szerverük, hackertámadás éri őket). Majd képzeld el, hogy akár 2-3 eszköz is egyidőben válik elérhetetlenné. A következő lépésben pedig írd össze, hogyan tudod csökkenteni ennek kockázatát, majd azt is, hogy mik a teendők leállás / adatvesztés, egyéb esemény következtében. Lehet, hogy soha nem lesz rá szükséged (őszintén ezt kívánom neked!), de ha egyszer az életben szükséged lesz erre, akkor hidd el, nagyon hálás leszel magadnak!

Megosztás itt: facebook
Megosztás itt: email
Megosztás itt: linkedin