Okos automatizáció: a digitális működés 2.0-ja

Nagy Bence

Nagy Bence

Megosztás itt: facebook
Megosztás itt: email
Megosztás itt: linkedin

Szinte hihetetlen, de az egyik asszisztensünk imádja a motorikus feladatokat. Egyszerűen élvezi, ha végig kell mennie egy Excelen, és 800 ember neve mellé betenni egy pipát. Azért ez nála sem mindig van így, de egy-egy komolyabb agyműködést követelő munka után alig várja, hogy ilyen típusú feladatot kapjon. Vannak, akik soha, semmilyen körülmények között nem tudnának örülni az Excelben pipálgatással töltött egyetlen percnek sem. De ők is rákényszerülhetnek időnként, hogy adminisztratív munkát végezzenek, például a vállalkozóknak jócskán vannak olyan kellemetlen kötelezettségei, melyeket (még) nem tudtak átadni senkinek. Ilyenkor jövünk mi a képbe, és segítünk. Hoztunk most négy konkrét példát arra, hogy milyen, amikor nincs a közelben egy adminisztratív munkatárs, nem tartod jó ötletnek egy virtuális asszisztens bevonását sem, mégis haladnál. 

A cégfolyamatok automatizációja valóban komoly lépés. Nemcsak időt és pénzt kell rászánni, hanem jól ki is kell találni, hogy mit tudsz “kiszervezni” egy digitális eszköznek. Ráadásul ezeket nem is feltétlenül ismered, ha pedig célzottan keresel, akkor sem biztos, hogy kiderül, milyen eszközök együttműködése fedi le az igényeidet. Előző cikkemben arról a pillanatról írtam, amikor rájössz, itt a váltás ideje. Most nézzük meg néhány konkrét példán keresztül, hogy milyen az 1.0 működés, azaz amikor még csak “okés” a belső munkaszervezés, és milyen ugyanennek a cégnek a 2.0-ja, ahol sikerült kimaxolni az automatizációt.

A kereskedelmi vállalkozó

Adja magát a válasz: webshop. Mert nem hiszem el, hogy nincs olyan termék, amit ne lehetne online árusítani: mindenre rá lehet húzni egy logikát. Ha például függönnyel kereskedsz, ezt nehezen tudod elképzelni egy webshopban, de a függönyöknek is van magassága, szélessége, van méterára, ezt mind be lehet táplálni az automatizmusba.

Alapesetben, 1.0 működésnél egy ilyen vállalkozásnak van már webshopja, de csak ajánlatkérésre van lehetőség az oldalán. Az egyszerű, “semmmiravaló” űrlap elkéri a teljes nevet, tárgyat, az üzenet szövegét, de borítékolható, hogy a kedves vevő ezt is helytelenül tölti ki, rosszul kérdez, stb. 

Ugyanennek a 2.0 verziója lehet egy sokkal jobb űrlap is akár: vállalkozástól függően szofisztikált feltételes logikákat lehet kialakítani az adatok bekérésére, válaszreakciók kialakítására. Még egy lépéssel tovább lépve konkrét webshopot is lehet ráhúzni az így megismert igényekre.

Persze nem mindenkinek kell webshop, van, ahol elég egy profi árajánlatkérő rendszer. Ez főleg egyedi termékek esetén igaz, vagy akkor, ha nem te vagy a gyártó. Ilyenkor sok lépés egy harmadik féltől függ, a terméknek nincs fix ára, és ha sok tényező befolyásolja a logikát, azt nem tudod meghatározni webshopban. De minden más esetben már lehet is lépni egyről a kettőre.

A digitális marketinges

Volt olyan ügyfelünk, akinek megismerkedésünk pillanatában – számomra teljesen érthetetlen okból – rendkívül gyenge weboldala volt. Ügyfeleik Facebook-ját jól tudták menedzselni, de saját szolgáltatásukat hiányosan mutatták be, a suszter cipőjén hatalmas lukak tátongtak. A közös munka során szuper értékesítési tölcsérét tudtunk kialakítani, csalitermékkel, tervezhető, havidíjas szolgáltatásokkal, amikhez sokkal szívesebben kiírták az árakat is. Bár nem klasszikus webshop készült 2.0 megoldásként, de ismétlődő szolgáltatások (pl. szövegírás: havonta két blogposzt, négy Facebook-poszt) köré felhúzott rendszerben már nem kell a pénzügyi adminisztrációval “kézzel” foglalkozni. Ha a szolgáltatásaiból létrehoz három különböző árazású csomagot, ami később persze bővíthető, módosítható, máris felére-harmadára csökken az adminisztráció. Ahelyett, hogy havonta elküldi, feldolgozza, fizetettnek jelöli – az ügyfele egyszerűen beteszi a kosarába az ügyfélcsomagot, szolgáltatóként pedig dolgozol a saját szakmádban, a számlázás teljesen automata. Be van kötve webáruház motor (esetünkben WooCommerce – erről itt írtunk korábban) integrálva a Simple Pay és a Számlázz.hu, működik az autokassza összekötés, így a weboldal magától feldolgozza, hogy az utalás beérkezett, és a státuszváltás is automatikus, hogy fizetett az ügyfél. Ráadásul ha banki átutalással fizet, nem pedig Simple Pay-jel (sok cégnek ugyanis nincs bankkártyája, meglepő módon éppen a legnagyobb cégeknek) az utalás közleménye alapján így is azonosítható az utalás, és ugyanúgy végigfut a “fizetett” automatizmus. 

A digitális marketingeseknél ráadásul rendszeres a csapatbővítés. Saját weboldalán menedzselheti a karrierlehetőséget is, készít hozzá űrlapot, egy értékesítés célú LP-t (érkeztető oldalt), ahelyett, hogy kirakná a félig releváns FB-csoportokba, ahonnan boldog-boldogtalan küldi a teljesen irreleváns üzeneteket.

Az ingatlanos 

Érdekes alakváltozáson ment át az ingatlanos szakma, ma már tulajdonképpen úgy működik egy ingatlanos, mint egy marketinges, online sales-es. Korábban telefonon hívogatta az ügyfeleket, és szó szerint házalt az ajánlataival. Ma egy jó ingatlanos egy kicsit már lakberendező is, vagy van körülötte olyan, aki egy 10 milliós lakást 12-13 millióra fel tud hozni pár százezer forint ráköltéssel. Van jó fotóssal is kapcsolata, aki 360 fokos felvételeket csinál, mindezt a lakás vagy ház saját weboldalán mutatja be. 

1.0 verzióban egy ingatlanosnak még weboldala sincs, a telefonján és a Gmail fiókján kívül voltaképp nincs is más munkaeszköze, talán csak az Ingatlan-com-on és még egy pár hasonló helyen van fent, más megjelenéssel nem bír. 

2.0 verzióban a saját oldalán értékesíti a keze alatt lévő 5-6 lakást, A formok, amiket felépített, sok különböző vevői igényre felhúzhatóak, és szinte egész esettanulmányok készülnek egy-egy ingatlanról: bemutatja, elküldi az ügyfélnek, kis tartalommarketinget tesz mellé, és az egyszerű, “egyoldalas” lakást 300.000 Ft-os Facebook-hirdetéssel alaposan bemutatja. Debreceni ügyfelünk egyszerű, értékesítést támogató, látványtervekkel ellátott weboldala a város és 25 km-es körzetében hirdetve hatalmas értéket képvisel. 

Egy gyógytorna központ vezetője

A végére hagytuk az adu ászt, amit jógastúdiók, fitnesztermek, sőt, a magán-egészségügyben dolgozók – orvosok, bőrgyógyászok, pszichológusok – is  sikerrel adaptálhatnak. 

Gyógytornászként az 1.0 működésben egyedül oldasz meg mindent, a telefonod, naptárad segítségével. Egészen addig, amíg egyszercsak azon nem kapod magad, hogy már többet van a kezedben a mobilod, mint a masszázskrém tégelye.

Így érkezik el a 2.0, amikor komoly erőforrást pakolsz a digitalizációba, mert tudod, elengedhetetlen a befektetés. A Motibro segítségével egy egyszerűen bevezethető foglalási rendszert alakíthatsz ki, kidolgozod a bérletek rendszerét, az online fizetést, és szárnyakat kap a vállalkozás. Kezdetben sokaknál “szürkés színárnyalatú” volt a fizetési rendszer, de az online rendszer felépítésével óriási teher szakad le rólad, és adminisztráció alól 80-90 %-ban mentesülsz. Emellett mindig a pénzednél leszel, mert a számlázás is profin működik a rendszeren belül, előre megvásárolt bérletekkel, időpontokkal, rendelési idővel. A weboldalba integrálható foglalási rendszerrel megoldott az online fizetés, automata számlázás, naptár szinkronizálás, és olyan, mintha lenne egy online asszisztensed. Következő lépésben pedig mindezt nem egyedül kell csinálni, hanem felvehetsz embereket, és akár még bővülni is megéri. 

Ha van például öt gyógytornász ismerősöd, és ugyanúgy tudnak dolgozni, ahogy te, biztosíthatod számukra a rendszert, előre megállapodott “fejpénz” szerint. Ebben az esetben már a digitalizáció a tőkéd, és támogathatod a technikailag nálad alacsonyabb szinten álló pályatársaidat. Neki lehet, hogy ugyanaz a szaktudása, és ügyfelei, kapcsolatai is vannak, de a háttértámogatást rajtad keresztül veszi igénybe. 

Az a fitszeszterem például, amit üzemeltetünk Hajdúszoboszlón, ugyanezen az elven működik: az összes edző egyéni vállalkozó, saját ügyfeleik vagy csoportos óráik is vannak. Ők adják a profi szolgáltatást, mi pedig a felületet biztosítjuk számukra a munkához.

Szerencsére az asszisztensünknek, aki szeret az Excelben mókolni, továbbra is tudunk néha a kedvenc feladataiból juttatni, mert mindent azért nem automatizálhatunk mi sem… De ami neked már nyűg, és látszanak a mintázatok, a rutinok, az egy egyszeri nagyobb lendülettel simán átterhelhető a gépek vállára. Szerintünk érdemes belevágni, mert a gép jobban bírja, kevesebbet hibázik, neked meg van egy másik, nagyon szép szakmád, ami megérdemli az összes figyelmedet, kreatív energiádat. Fektess ebbe, a robotok meg hadd kattogjanak a gépies feladatokon maguknak, a háttérben, ahová valók.

Megosztás itt: facebook
Megosztás itt: email
Megosztás itt: linkedin