Az év vége majdnem minden vállalkozás számára zsúfolt időszak: év végi kampányok (amik már novemberben elindulnak – a Black Friday is inkább egy Black hét már, semmint egy pénteki nap), utolsó hajrá, hogy a tervezett célok teljesüljenek, partnertalálkozók, jövő évet illető tárgyalások és persze a jövő évi tervezés.. És ezek tetejébe egy sor adminisztratív teendő. Nem csoda, ha a karácsonyt és a vele járó pihenést várjuk a legjobban az évben. 🙂
Érdemes egy nyugodt pillanatban leülni és végiggondolni az év hátralévő részét, listázni magunknak a teendőket, venni egy nagy levegőt és megcsinálni, amiket még meg kell – nehogy valami az utolsó utáni pillanatra csússzon (mint Turbo man beszerzése – ha rajtam kívül valaki emlékszik még a klasszikus karácsonyi filmre 🙂 ).
Ezzel a cikkel egy kis sorvezetőt szeretnék adni a “jaj igen, majd egyszer ezzel is kellene foglalkozni” típusú feladatokhoz – különösen, amik a könyveléssel kapcsolatos témákat érintik.
☑ Tegyél rendet a számlák között, ha vannak papíralapú számláid, vidd el őket a könyvelődnek
Az online számla adatszolgáltatás kiterjesztésével a számláidat ugyan le tudja kérni a könyvelőd a NAV rendszeréből, azonban a számlákra is szüksége van, hogy biztosan rendben legyen a könyvelés – és szerencsére abban is tud segíteni, hogy melyik számlákat nem kapta még meg. Az online számlázás térnyerésének köszönhetően a kkv-k többsége már maga mögött hagyta a papír alapú számlák kiállítását – a kimenő, vevői számlákhoz általában hozzáfér a könyvelő (ha esetleg még nem adtál volna a könyvelődnek hozzáférést, ne habozz ezt megtenni), így ez elsősorban a szállítói számlákat szokta érinteni.
☑ Ha már minden számla előkerült, készíts egy összesítést – a kifizetetlen számlákat rendezd, a kintlevőségeket hajtsd be
Így, hogy minden számla szép rendben sorakozik, érdemes átnézni őket – ha korábban nem tetted –, hogy van-e köztük olyan, amit véletlenül nem fizettél még ki (és valamiért eddig nem is keresték rajtad), illetve amit Neked nem fizettek még ki. A behajtható követelésekkel keresd meg vevőidet, ha pedig van köztük olyan, ami behajthatatlannak minősül, azokat a könyvelőddel egyeztetve sztornózd / írd le. Érdemes egyébként év közben is folyamatosan, digitálisan gyűjteni a számlaképeket is – ez nemcsak a könyvelődnek segítség, de így Te is átlátod, folyamatosan nyomon követheted a vállalkozásod pénzügyeit. Mi egyébként erre a QUiCK pénzügyi nyilvántartóját használjuk – mivel az online számlázónkkal is integrálva van, nemcsak a kiadásainkat tudjuk nyomon követni, de a bevételek és így a havi cash flow alakulását is.
☑ Készíts üzleti tervet a következő évre, beszéld át a könyvelőddel az adózási kérdéseket is
Turbulens időket élünk, a COVID jelentősen átrajzolta életünk minden területet – nem kivétel ez alól az üzleti tervezés sem. Egy korábbi PARK-cikkben már olvashattatok a tervezhetetlen tervezéséről, ezt abszolút csak megerősíteni tudom (sőt, startupként ez esetünkben hatványozottabban igaz). Noha az egyenletben nagyon sok a változó, akkor is szükség van egy tervre, még ha az folyamatosan változik is. Tervezni kell hosszabb távon, 3-5 évre előre, nagyvonalakban, és tervezni kell a következő évre is – és e két terv legyen konzisztens. Ez utóbbi általában havi bontású, részletes terv, határidőkkel és konkrét személyekhez kötődő bérköltségekkel, konkrét vállalkozókhoz kapcsolódó megbízási díjakkal, konkrét kampányok marketingbüdzséjével, stb. Ha pedig határidők: az adózással kapcsolatos határidőket, bár a könyvelőd nyilván fejben tartja és figyelmeztet is időben, amennyiben teendőd van, nem árt, ha Te is ismered. Erre hasznos alkalmazás lehet a 2022. évi adónaptár, ami a Google naptáradba integrálható.
A tervezés során – jó esetben – bizony könnyen kibukhat a számokból, ha érdemes lehet más adózási formára áttérni. Legtöbbször a katás szigorítások miatt kerülhet ez elő, de lesz olyan vállalkozás, ahol a 2022-ben kedvezőbb átalányadózás vagy kiva miatt merül fel a gondolat. Érdemes tehát időt szánni arra, hogy egy könyvelő vagy adótanácsadó segítségével felmérd a lehetőségeidet és időben dönts az év vége előtt a váltásról, mert bizony szabad szemmel is jól látható összegek spórolhatóak meg a helyes adózási döntések eredményeként. (Mi is éppen váltani készülünk, a könyvelőnk segítségével számoltuk végig a lehetőségeinket.)
☑ Az üzleti terved kiemelt eleme legyen a digitalizáció – még mindig
Közhelyes menedzsment bölcsesség az “aranyhármas” elve, vagyis hogy tervezz
- egy nagy fejlesztést,
- egy “állagmegóvást” vagy javítást, és
- egy elengedést.
A fejlesztés várhatóan 2022-ben is a digitalizációhoz fog kapcsolódni. Ha tehát idén többször is szentül megfogadtad, hogy “jövőre ezt biztosan automatizálod / digitalizálod”, itt az idő végiggondolni, hogy hogyan is lesz ebből mese. Az első helyes lépés(eke)t már meg is tetted, hiszen itt vagy, a PARK-ban pedig számos példát lehet találni arra, hogyan is érdemes “összelegózni” egy digitális vállalkozást.
A járvány kitörése előtt is, azóta meg pláne a csapból is az folyik, hogy jelen kell lenni online. Az tehát nem is kérdés, hogy saját honlap, illetve ha olyan a vállalkozás profilja, webshop szükséges. Az online marketing trendek szerint 2022-ben egyre meghatározóbbak lesznek az audió és videós tartalmak. Érdemes ezt is szakemberrel megvitatni, de lehet, hogy itt az idő YouTube-csatornát indítani, podcastot készíteni, vagy épp regisztrálni a TikTok-on (akár könyvelőként is!).
☑ Ha esetleg felmerült benned, hogy nem a számodra / céged számára legmegfelelőbb könyvelővel dolgozol együtt, a könyvelőváltásra is az év vége a legjobb időpont
Amennyiben az előző pontok olvasása közben az az érzés motoszkált benned, hogy nem biztos, hogy mindezekhez a legmegfelelőbb könyvelő áll melletted, érdemes lehet a könyvelőváltáson is elgondolkodni. Erre a legideálisabb pillanat az év vége vagy az új év eleje, így a korábbi és az új könyvelő felelőssége egyértelműen szétválasztható. Hacsak nincs tehát nagyon nyomós érv az azonnali váltás mellett, érdemes is ekkorra időzíteni. Általában ez a döntés a kelleténél nehezebben szokott megszületni (“plusz egy felesleges macera”), pedig nem csak forintban kifejezhető előnye lehet a váltásnak. Ha első lépésként csak feltérképeznéd a lehetőségeidet, mindenképp vedd figyelembe az alapvetések mellett (például hogy szerződéssel és felelősségbiztosítással dolgozzon) azt is, hogy az egyes könyvelőknek van-e a Te iparágadban releváns tapasztalata, hogy milyen értékeléseket írtak róluk az ügyfeleik, illetve érdemes a digitális képességeiket is figyelembe venni. Ez utóbbihoz nyújt segítséget a Digitális Könyvelő Minősítés – ez az információ az oldalunkon elérhető, az Arany vagy Ezüst fokozatú Digitális könyvelők neve mellett szerepel az ikonja a találati listán.
Az év vége standard mérföldköveket jelent minden vállalkozás életében. Ugyan nem csak számviteli és adózási szempontból, de mégiscsak a tényleges bevételek és költségek ismeretében születhetnek megalapozott tervek. Ehhez pedig egy támogató könyvelő alapkövetelmény,
- akivel így év végén érdemes átbeszélni a jövő évi adózási lehetőségeket, és
- aki digitalizációs fronton is a vállalkozásod partere tud lenni.
by