Merre tart a könyvelés? – Könyvelőirodai trendek tőlünk nyugatabbra és itthon

Turay Dia

Turay Dia

Merre tart a könyvelés?

Arról, hogy a könyvelés digitalizálásának korát éljük, számtalan cikk született már, itt a PARK-ban is (például ez és ez, vagy ez). Tudjuk, látjuk, tapasztaljuk, hogy egyrészt a vállalkozások könyvelési anyagai egyre nagyobb arányban digitálisan állnak elő (gondoljunk csak az online számlázók térnyerésére), a vállalkozók egyre kevésbé szeretnének anyagokat nyomtatni, átküldeni, pláne elvinni – azaz egyre inkább keresik az olyan könyvelőket, akik ezeket a digitális anyagokat okos automatizmusok segítségével gyorsan és hibamentesen fel tudják dolgozni. A másik oldalról a könyvelők digitalizációjának (a COVID mellett) komoly hajtóereje volt maga a NAV is az Online Számla rendszer fokozatos kiterjesztésével – lassan pedig felállnak a PSD2 alapú banki infrastruktúrák is, vagyis lassan tényleg minden adott a könyvelési anyagok automatizált feldolgozásához. 

Ehhez képest mit látunk itthon és tőlünk nyugatabbra? 

Szeretek adatokkal dolgozni, adatok alapján megítélni és döntést hozni – és szerencsére ebben a témában két, meglehetősen nagy elemszámú felmérés áll rendelkezésemre, így adatok alapján írhatok a témáról. De vigyázat, sok számot hoztam ebbe az cikkbe, így azok, akik ez ellen be vannak oltva, ugorjanak a végére, a TLDR (too long, didn’t read: túl hosszú elolvasni) összefoglalóhoz. 🙂

Tőlünk nyugatabbra…

Annak megítélésében, hogy tőlünk nyugatabbra mi a helyzet, nagy segítségemre van, hogy a Karbon könyvelői szoftvereket fejlesztő globális cég idén is elkészítette azt a nagyszabású felmérését, amely során hat kontinensről összesen 426 könyvelőiroda válaszolta meg az online teszt 35 kérdését. A felmérést olyan piacokon működő könyvelőirodák töltötték ki, mint az USA, Kanada, Ausztrália, Egyesült Királyság, Új-Zéland (illetve 3% Európából). Az összetételről még pár statisztikát hadd tegyek ide, de tényleg csak a legfontosabbakat: 

  • a kitöltők jellemzően kis irodák, ⅔-uk maximum 10 fős kis iroda volt (⅓-uk pedig maximum 5 fős iroda), 
  • 50%-uk több mint 10 éve van jelen a piacon (további 20% pedig legalább 6 éve), és 
  • kb. a kitöltők fele az USA-ban működik (további 23% Ausztráliában).  

A felmérés, hasonlóan a Digitális Könyvelő Minősítéshez (ha emlékeztek még, nagyjából pont egy éve, az első szülinapunkon mutattuk be ezt az önbevallásos minősítést), több szempont szerint vizsgálja az irodák működését, többek között 

  • az üzleti stratégia, 
  • innováció, 
  • marketing, 
  • sales, 
  • ügyfélmenedzsment, 
  • tehetségmenedzsment,  
  • változásmenedzsment, 
  • üzleti folyamatok, és
  • technológia mentén. 

A pontszámok – és az árbevételi adatok – alapján négy kategóriába sorolták a válaszadókat: (1) hagyományos, (2) átmeneti, (3) növekvő és (4) vezető. A “vezető” kategóriába a legmagasabb pontszámot elérő és legmagasabb munkavállalónkénti bevételt felmutatni képes 25% került – hasonlóan, mint az Arany vagy Ezüst fokozatú Digitális Könyvelő Minősítés esetén (a kitöltők kb. 25%-a ért el valamilyen minősítést). 
A felmérés alapján elmondható, hogy a vizsgált szempontok közül marketing és ügyfélmenedzsement terén van még hova fejlődni a kitöltőknek, míg változásmenedzsment, innováció, technológia és működésmenedzsment terén jól teljesítettek. Ez a COVID után talán nem is meglepő: a 2020-as (piros háttérrel) és a 2022-es (fekete háttérrel) eredmények összevetéséből látható, hogy innováció és tehetségmenedzsment terén történt a legnagyobb javulás (noha egyik se robbanásszerű javulás).

Forrás: Karbon: Practice Excellence Report 2020, illetve 2022

Technológia fronton főleg a szűken vett könyvelésre koncentrálnak: 86% felhő alapú könyvelőszoftvert használ és 70%-nak van dokumentum-menedzsment rendszere, azonban csupán 35% használ CRM rendszert, 10% monitorozza az emailek válaszidejét és alig 7% követi figyelemmel az NPS (Net Promoter Score, azaz annak mértéke, hogy mennyire ajánlaná az ügyfél a szolgáltatást másoknak) alakulását. Ügyfél-központúság kapcsán tehát van még tér a fejlődésre – 2022-re nem nőtt azon irodák aránya, amelyek definiálták az ideális ügyfél-perszónát (ami egyébként most is a kitöltők 51%-a). 

A legjobban teljesítő kitöltők (a “vezetők”) azonban 120-130%-kal nagyobb arányban használnak CRM és munkafolyamat (“workflow”) rendszereket, valamint 80%-kal nagyobb arányban határozzák meg a célszegmensüket és az ideális ügyfél-perszónáikat – és tesznek aktívan azért, hogy őket el is érjék. Az ügyfélközpontúság tehát egyértelműen korrelál a sikeresebb működéssel

Az online jelenlét fontosságával azonban eddig is tisztában voltak, és ezt a COVID csak felerősítette: a kitöltők 48%-a korábban is rendszeresen küldött hírlevelet, ez az arány pedig tovább nőtt – hasonló arányban foglalkoznak tartalommarketinggel, és a növekedés itt is megfigyelhető. Az értékeléseket gyűjtő oldalakon (“review site”) viszont csak 12%-uk van jelen, és ez az arány stagnál az elmúlt két évben – az elemzés szerint gyakorlatilag ez egy feldobott és nem leütött magas labda, pedig az ügyfelek gyakran tájékozódnak ilyen forrásokból.

És mi a helyzet itthon? 

A Digitális Könyvelő Minősítést, amelyet egy évvel ezelőtt a PARK-alapítókkal közösen álmodtunk meg és hoztunk létre, ezidáig 191 könyvelőiroda töltötte ki és 25%-uk érte el az Ezüst vagy Arany fokozatú minősítést (11% Arany és 13% Ezüst). 

Azt itt meg kell jegyeznem, hogy a kitöltők vélhetően jobban érdeklődnek a digitalizáció iránt, mint az átlag, hiszen vették a fáradságot és végigmentek a 26 kérdésből álló minősítő kérdőíven – ahogyan a Karbon által készített felmérés esetén is igaz az, hogy a velük kapcsolatban álló cégek az átlagnál többet tesznek a növekedésük érdekében. Az eredmények ezért feltételezhetően optimistábbak, mintha a teljes könyvelői sokaság töltötte volna ki a tesztet. 

A Digitális Könyvelő Minősítés is több szempont szerint vizsgálja a digitalizátság mértékét, a marketingtől kezdve az ügyfelekkel való kommunikáción és a könyvelőirodai belső folyamatokon át a szűken vett könyvelési folyamatokig.

A kitöltők nagyobb arányban voltak kisebb cégek, mint a nyugati irodák esetében: 38%-uk egyedül könyvel, 49%-uk 2-5 fős iroda, a 6-10 fős irodák pedig csupán a kitöltők 8%-át adták. Az eredmények tükrében kijelenthetjük, hogy egyedül nem olyan hatékony a működés: az egyéni könyvelők csupán 10%-a ért el valamilyen minősítést, míg ez az arány a 2-5 fős irodák esetén 28%, a 6-10 fős irodák esetén 53%! 

A könyvelési anyagokat a minősítéssel rendelkező irodák jellemzően digitális formában kapják meg és dolgozzák fel (65%-ban közös segédprogramba – pl. Drive, Dropbox, DokuFree, stb. –  tölti fel az ügyfél, és csak 6% a papír alapú könyvelési anyag), míg a minősítést el nem érő irodák 51%-a papír alapú anyagokkal dolgozik. Minél jobb minősítést ért el egy iroda, annál jellemzőbb, hogy felhőalapú szoftvereket használnak (az Arany fokozatúak 36%-a felhőben tárolja a könyvelési anyagokat, míg a minősítést el nem érők csupán 12%-a). 

A minősítést el nem érő irodák 31%-a a könyvelést támogató, gyorsító megoldások közül csupán az ügyfél online számlázóját használják, ezek mellett néhányuknak (14%) a könyvelőszoftvere használ segédprogramokat (pl. SDSYS, Connectax), illetve viszonylag nagyobb arányban vesznek igénybe szoftveres segítséget a banki adatok feldolgozásához (27%), illetve a NAV szinkron alapú segédprogramok (pl. QUiCK, BillCity) is népszerűek (29%). Az ügyfél-értesítések automatizálásához kapcsolódó megoldásokat pedig csupán a 15%-uk használ. Az Arany fokozatú könyvelőirodák esetén erősebb az ügyfélfókusz: 72%-uk (!) szoftveres segítséggel automatizáltan küldi az értesítéseket az ügyfeleknek. A könyvelést támogató megoldások közül az OCR (karakterfelismerés) technológiát az Arany fokozatúak 81% használja (a minősítést el nem érők csupán 29%-a), hasonló arányban veszik igénybe a NAV szinkron alapú segédprogramok segítségét is. 

Ügyfélfókusz terén is szemmel látható a különbség: míg az Arany fokozatúak 86%-a legalább évi három hírlevelet küld az ügyfeleinek, míg a minősítést el nem érő irodák esetében ez az arány 39%, 27% pedig egyáltalán nem is szokott hírlevelet küldeni. Az ügyfelekkel való közös munka kezdete, az “onboarding” a Arany fokozatúaknál egy standard és dokumentált folyamat, a minősítést el nem érő irodák esetén ez nagyjából egységes, de jellemzően nem dokumentált (64%), a szerződés kapcsán az Arany fokozatúak 77%-a mindent előre tisztáz az ügyféllel és ezeket szerződésbe is foglalják.  A minősítést el nem érő irodák 61%-a csak a “lényeges pontokat” tisztázza előre az ügyféllel, a többit menet közben rakják ki. 

Az online jelenlét fontosságát az Arany fokozatúak már felsimerték: mindnek van honlapja és 91%-uknak Facebook oldala is, míg a minősítést el nem érő irodák 48%-ának nincs honlapja. 

TLDR: 

Egységben az erő: a könyvelőirodák többsége kisebb méretű (max. 10 fős) mind a Karbon, mind a Digitális Könyvelő Minősítés kitöltői esetében, de a nagyobb méret mindkét felmérés alapján korrelál a magasabb pontszámmal. A hatékonyság növelése érdekében arra számítunk, hogy a következő években az egyéni könyvelők a gyorsabb növekedés érdekében “összeállnak”, valamilyen munkamegosztásban közösen érik el és szolgálják ki az ügyfeleket. 

Mindkét felmérés eredményei alapján elmondható, hogy bár a könyvelőirodák folyamatosan innoválnak, elsősorban a szűkebben értelmezett könyvelési folyamatokra koncentrálnak, az ügyfélközpontú működés csak a legjobban teljesítő irodákra jellemző. 

Az online jelenlét és az aktív online marketing tevékenység, valamint ehhez szorosan kapcsolódva a megcélzott ügyfélkör definiálása is csak a legsikeresebb, legmagasabb pontszámot elérő irodákra jellemző. 

Vagyis összességében az látható, hogy a könyvelőirodák jelentős része egyelőre a könyvelési, adatfeldolgozási folyamatokra koncentrál a digitalizáció terén, az ügyfelek fókuszba helyezése egyelőre csak a felső 20-25%-ra jellemző. Ennek erősödésére lehet számítani a következő években.