Menjünk nagyot jogszerűen! – avagy: a bölcs vállalkozó szakemberekkel dolgozik és automatizál

Azért alapítunk vállalkozást, hogy azzal foglalkozzunk, amit szeretünk. Fejlesszük saját magunkat, a tevékenységünket, és persze egyre nagyobb sikereket érjünk el. Nos, az automatizáció és a szakember is azért van, hogy Te a bizniszedre koncentrálj.
De már megint: miért egy jogász ír erről? Mert a vállalkozásunk fejlesztése, de a mindennapi üzletvitel lebonyolítása során is számos jogszabálynak kell megfelelnünk.

Eleinte teljesen természetes módon azokra a tevékenységeinkre koncentrálunk, illetve olyan szolgáltatásokat veszünk igénybe, melyek a bevételt, hatékonyságunkat növelik. Ez teljesen természetes viselkedés, és ha jól csináljuk, rövidesen el is kezdenek jönni az eredmények, növekszik a vállalkozás.

Ekkorra már azonban számos olyan folyamatunk alakult ki, melyben a végrehajtás egyes mozzanatait jogszabályok konkrét keretek közé szorítják. Mivel ezzel a szemponttal esélyes, hogy eddig nem foglalkoztunk, könnyen kerülhetünk olyan helyzetbe, hogy a már kialakult üzletvitelünket kell „visszamenőleg” átalakítanunk, úgy, hogy a bennünk mostanra megérett, teljesen szabályos működés iránti igényünket valóra váltsa. Ezért tehát mindenképpen kifizetődő (lenne) már a tervezés fázisában figyelembe venni a jogi megfeleléshez szükséges szempontokat is.

Akár visszamenőleg, akár kellő időben kezdünk el ebbe az irányba is fejlődni, az automatizáció és a megfelelő szakemberekhez történő feladat-kiszervezés jelentősen a segítségünkre lehet. De először nézzük meg, hogy:

Miért fontos a jogi megfelelés neked?

Mert nem akarsz azon aggódni, hogy egy ügyfélpanasz vagy konkurens bejelentése nyomán, vagy akár egy hatóság saját kezdeményezése alapján indult eljárásban elmarasztaljanak, esetleg megbírságoljanak, vagy a vállalkozásod kitegyék az online „szégyenfalra” (pl. jogsertowebaruhazak.kormany.hu). Nem beszélve az idáig vezető útról: a hatósági eljárásról, amiben ugyanis legalább adatszolgáltatással, kérdések megválaszolásával részt kell venned – ez általában jóval több időt kér, mint amit szeretnél ilyesmire szánni.

Ha eltekintünk attól, hogy nem akarsz a fentiek miatt aggódni, akkor is van benned egy természetes igény a nyugodt üzletvitel iránt. Ez alatt azt értem, hogy ha lehet, minél kevesebbet szeretnél olyan dolgokkal foglalkozni, melyek szükségesek ugyan, de közvetlenül nem viszik előbbre az üzleted fejlődését. Nos, a jogi megfelelések „gyakran” ilyenek. Bár több esetben – közvetetten ugyan, de akár jelentős mértékben – hozzájárulnak akár a bevétel növeléséhez is, azért elsősorban és általában nem ez a céljuk, természetes módon nem is ezt látjuk bennük. Tehát nincs is túl nagy motivációnk a megfelelésre, ezért – elnézést, de mondjuk ki – gyakori, hogy nem teljesen szabályosan működünk. (Tudom, hogy ilyen nincs és mindenki teljesen szabályos, de itt a PARK-ban mondjuk ki a frankót, hiszen jól építkezni csak a valós alapokra lehet.. :)) Tehát ha elérjük a teljesen szabályos működést, akkor nem motoszkál ott hátul nap mint nap az a „kis” feszültség bennünk, ami pedig egyértelműen zavaró tényező. Hátráltatja a kreativitásunkat, egyáltalán más életminőség ahhoz képest, amikor tudjuk, hogy efelől nem lehet problémánk. Ha egy feszültséggel kevesebb, akkor pedig hatékonyabbak is vagyunk.

Egyébként mennyire kockázatos a jogi megfeleléssel játszani?

Először nézzük meg röviden, hogyan kerülhet szóba a jogi megfelelésünk vizsgálata. Nos elég sokféleképpen, de nézzük csak a leggyakoribb eseteket:

• ügyfél panasza egy hatósághoz (adatvédelmi hatóság, fogyasztóvédelmi hatóság, NMHH, NAV, stb.) – előfordul;
• konkurens bejelentése hatósághoz (leggyakrabban ügyfélpanasznak álcázva) – no comment, de tudjuk, hogy létező jelenség;
• hatóság önálló kezdeményezése: több hatóság (pl. fogyasztóvédelem, ügyészség (!)) saját kezdeményezésre is indít vizsgálatot, melynek tárgya lehet a mi vállalkozásunk. Tehát nem feltétlenül kell ügyfélpanasz vagy konkurens bejelentése ahhoz, hogy célkeresztbe kerüljünk.

Nos, azt megbecsülni, hogy a fenti „kockázatok” mikor állnak be a mi házunk táján, elég nehéz. Mindenesetre egyre nagyobb az általános tudatosság elsősorban a fogyasztóvédelmi illetve adatvédelmi jogi kötelezettségek körében, és ma már igazolódni látszik a néhány évvel ezelőtt általam is hangoztatott mondás: „hamarosan a NAV, mint általános fenyegető „eszköz” helyett a NAIH-hal (Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadásg Hatóság) fognak támadni a sértődöttek.”

A technika fejlődésével és az internet térhódításával együtt érthető módon a hatóságok is reagálnak, végzik a dolgukat. Egyre nagyobb figyelmet fordítanak az online térben létező szolgáltatók ellenőrzésére, és úgy egyáltalán az új technológiákra. Hangsúlyozom, ez a dolguk, mást nem várhatunk.

Összességében tehát mind fogyasztó/ügyfél oldalról, mind hatósági oldalról egyre nő annak az esélye, hogy egy vizsgálat, eljárás közepén találjuk magunkat. Igen, egyből a közepén, mert sok esetben egy „fedett” ellenőrzés, rendszerint próbavásárlás előzi meg az értesítésünket, addigra pedig már minden szabálytalanságunkat rögzítették. Az online térben ez kézenfekvő, megint csak azt tudom írni, hogy ne várjunk mást. És persze csinálják is.

Egyébként az megvan, hogy passzív módon is tudunk jogszabályt sérteni? Egyszerűen azzal, hogy nem megfelelő tájékoztatókat, szerződési feltételeket teszünk közzé. Nem kell, hogy értékesítsünk, vagy bármi módon kommunikáljunk, de erről részletesebben majd később.

Mit tehetünk tehát a megfelelés, ezáltal a nyugodtabb és eredményesebb üzletvitelünk érdekében?

1. Alakítsunk ki lehetőleg folyamatos partneri együttműködést, a speciális körülményeinkre tekintettel is jól megválasztott szakemberrel, szakemberekkel.
2. Együtt határozzuk meg, mely „kötelező” (de jellemzően a bevételünket nem növelő), megfeleléshez szükséges folyamataink automatizálhatók és melyek nem.
3. A nem automatizálható feladatokat szervezzük ki az igénybe vett szakembereknek, akik sokkal hatékonyabban, ezáltal olcsóbban és jobban végzik el helyettünk ezeket. Így nyugodtabban koncentrálhatunk arra, amit szeretünk csinálni, amiben jók vagyunk, és ezáltal hatékonyabbak is leszünk.
4. Az automatizálható folyamataink elintézésére pedig ügyesen megválasztott szolgáltatásokat vegyünk igénybe, vagy akár saját fejlesztéssel automatizáljuk.
5. A 3. és 4. pont többszörösen megtérül, ez eddig minden általam megtapasztalt esetben igaz volt.
6. Dőljünk hátra a jogi megfelelések miatt szükséges feladatainkkal kapcsolatban, és nyugodtan, hatékonyan haladjunk a siker felé.

Na jó, de mit lehet automatizálni a jogi megfelelésekkel kapcsolatban?

Például adatvédelmi kérelmek teljesítését, vagy annak segítését: adatszolgáltatások az érintettek felé, „sütik” megfelelő kezelése honlapokon (erre ugyan már sok megoldás van, de kevés olyan, ami megfelelő és egyben élhető is). De egyes fogyasztói igények teljesítését is: pl. joggyakorlás és elintézésének segítése elektronikus űrlapok és erre alkalmas ügyviteli rendszer igénybevételével.

Miket nem célszerű automatizálni?

ÁSZF, adatkezelési és fogyasztóvédelmi tájékoztatók, hasonló dokumentumok elkészítése. Ugyanis ezek szükséges tartalma nagyon sok olyan szemponttól függ, melyek szükségszerűen egyediségeket is magukba foglalnak, még az ugyanolyan tevékenységet végző vállalkozások viszonylatában is (pl. belső szervezet felépítése, belső folyamatok). És akkor még nem beszéltünk a jogi környezet, elsősorban a hatósági gyakorlat rendszeres változásairól, de erről – illetve ennek egyébként ésszerű(!) okairól – is majd később.

Mit nem tudunk automatizálni?

Egyedi ügyek megítélése, ezzel kapcsolatos tanácsadás, egyes panaszok kezelése, kérelmek megválaszolása. Utóbbi részben azért támogatható automatizálással (pl. adatszolgáltatások), és ha időt spórolunk, végső soron pénzt nyertünk, tehát érdemes ebben is gondolkodni. Ugyanakkor itt már emberi közreműködésre is szükség van. Továbbá itt vissza kell utalnom az előző bekezdésben említett dokumentumokra, mivel azok folyamatos naprakészen tartása a vállalkozás egyediségeinek figyelembevételével szintén igényli az emberi közreműködést. A speciális, eltérő követelmények miatt hatékonyan automatizálni és teljes megfelelést elérni enélkül nem lehet.

Tehát:

A kötelező, megfeleléshez szükséges feladatokat szervezd ki, inkább kerüljön költségbe a vállalkozásodnak, mint a Te idődet vigye el. Azt inkább fordítsd az elsődleges célod megvalósítására: a vállalkozásod fejlesztésére és a bevételed növelésére. Ha jó helyre szervezed ki a „kötelező” feladatokat, illetve az arra alkalmas feladatok közül amit csak lehet automatizálsz, sokkal nyugodtabban és tiszta fejjel tudsz összpontosítani, tehát eredményesebb leszel.

Én azt mondom, menjünk nagyot jogszerűen! 🙂