Amit ma megtehetsz, ne halaszd holnapra – szól az egyébként elég felületes magyar mondások egyike. Ma sokkal inkább azt mondanánk, hogy “amit gép elvégezhet, ne vállald magadra”. A második Számlázz.hu PARK Mesterműhely egyik visszatérő témája volt a robotizáció. Nem véletlen, a digitális eszköztár és a mesterséges intelligencia közös erőfeszítéseinek hála ma már egy vállalkozás háttérfeladataihoz is egyre kevesebb drága emberi erőforrás szükséges.
Drága: értve ez alatt a te idődet, azaz a cégvezető, a vállalkozó beosztását is! Két előadónk, Laczkovszki Gábor (az E-szerződés.hu alapítója) és Sziráczki István (adat- és webshopjogász, valamint PARK-szakértő) felvázolta, hogy a jogi feladatok digitalizációjában meddig nyújtózkodhatunk.
Szerződéskötés és bizonyítóerő: hogyan tud segíteni a digitalizáció? Mire jók a sablonok és mire nem? Meddig mehetsz el a jogi feladatok digitalizációjával? Hol tart most a mesterséges intelligencia? Tényleg robot lesz a jogászom? Gábor technológiai, István pedig jogi szempontokat hozott a páros előadás során, és azt is megtudhattuk, hogy a két szempontrendszer hol találkozhat úgy, hogy vállalkozóként neked minden egyszerűbb és áttekinthetőbb legyen.
Egy vállalkozás leggyakoribb jogi feladatai között egyértelműen dobogós helyezett a szerződéskötés. A folyamat két fő fázisra bontható: az alkotói munka, azaz a szerződések szövegezése, és maga a szerződéskötés folyamatai. Míg előbbihez elengedhetetlen az emberi intelligencia és az intelligens ember szakértelme, addig a szerződéskötés folyamatai nagyszerűen automatizálhatóak. Ebben a második szakaszban a digitalizáció könnyedén helyettesítheti az embert, méghozzá három területen:
- A szerződés elkészítésének szakaszában különböző CRM (customer relationship management, azaz vevőkapcsolatok), vagy ERP (vállalatirányítási) rendszerek segítenek. A kapcsolattartás legegyszerűbben e-mailek révén történik, de ezekkel a szoftverekkel nagyban automatizálható is.
- A létrehozás fázisában, a dokumentumok megírásában is segíthetnek a szövegszerkesztők mint digitális eszközök, de új kategóriás ERP-k között megjelentek a CLM (contract lifecycle management) szoftverek, melyekben a szerződések életszakaszát követhetjük végig.
- Aláírás, archiválás: ezeket a megoldásokat ún. bizalmi szolgáltatók adják, és különböző szerződéskötési portálok támogathatják ezt a munkát.
Együtt mindez: Az újgenerációs szoftverek képesek end-to-end folyamatokra is, ami azt jelenti, hogy az összes információ egy helyen megtalálható, ezekben kontrollálhatóak a ki- és bemenő infók, így sokkal hatékonyabbá tehetik a munkát.
Hogy néz ki mindez jogi szempontból?
Nézzük meg a három, Gábor által említett szakaszt a jogász, István szempontjából is!
Az előkészítési szakasz legfontosabb szempontja, hogy követhető legyen a felelősség: több résztvevővel dolgozunk a jogászokon kívül is, ahol a döntéshozó bekérhet különböző információkat, a munkatársak következtetések vonhatnak le adatelemzés útján, javaslatokat tehetnek a különböző szereplők, melyek vagy bekerülnek a szerződésbe, vagy nem. A digitalizáció lekövethetővé teszi mindezt, és “megfoghatóak az apró pici felelősségek”.
A létrehozáskor egyértelműen fontos szempont az aláírás hitelessége. Mivel a digitális hitelesítés tisztán matematikai alapokon működik, a világon mindenhol egyaránt érvényes. Ezzel szemben papíron egy írásszakértő szubjektív véleménye sokkal kevésbé lesz egzakt, mint amit a digitális technológia lehetővé tesz.
Archiváláskor pedig sok esetben az emberi memóriára is hagyatkoznunk kell, ami lényegesen kevesebb szempont alapján kereshető (nincs benne CTRL-F funkció). Digitálisan viszont annyi év anyagaiban kereshetünk, akár szövegkarakterenként, amióta csak digitalizáltunk, hozzáférések adhatók vagy elvehetők (régi-új munkatársak bevonása és “kivonása” is lényegesen könnyebb lesz), a formátum mindig megegyezik, és újabb szükségessé váló szakemberek is könnyedén “beavathatók”.
Tud szövegezni a digitális technológia?
István tapasztalata alapján a szerződések szövegének megalkotásában ma már segítségünkre lehetnek a szövegbányász módszerek: javaslatot tehet nekünk a gép korábbi szerződések “átnézése” alapján. Ha jól adtuk meg a szempontokat, ez rohamosan gyorsíthatja az ember munkáját.
Hol tart most a mesterséges intelligencia?
Gábor úgy látja, hogy bár az AI új információkat még nem tud összerakni, ez az ember dolga, de megkönnyítheti azt: big data elemzésekkel meg tudja adni egy szerződéshez, hogy mit kellene hozzátenni, esetleg elvenni belőle, mi az, amit meg kellene benne vizsgálni, és miért. Szintén hatalmas támogatás, hogy egy szoftver a jogszabályi hivatkozásokat felismerheti, élő-e még az adott jogszabály (a jogszabálykövetést pedig élő és archivált szerződésekben is lefolytatja), felhívhatja rá a figyelmet, ha frissítésre lesz szükség. Erre ritkán gondol akár a cégvezető, akár a jogásza, pedig komoly üzleti kockázatot jelenthet az elavult hivatkozások használata.
“Sok mindenben helyettesítik vagy támogatják az embert a technológiák, de a szerződés szövege mindig egyedi és kreatív munka eredménye kell, hogy legyen.”
– állítja a jogász.
Szövegezésben az előkészítés digitalizálható, így egy lépésre vagyunk attól, hogy (milyen jó lenne!) néhány kattintással sablont is letölthessünk. Szövegsablon alatt általánosságban megfogalmazott szerződésszöveget értünk, amilyen például egy bérleti szerződés. Csakhogy a sablon nem veszi figyelembe a mi körülményeinket, a többi szerződő fél körülményeit, értelemszerűen semmilyen váratlan szituációra nem gondol előre. Ezért az alkalmazásuk akkor lehet célravezető, ha előre tudjuk (nem tudjuk), hogy utólag senki nem fogja vitatni a helyességét… Röviden tehát a legegyszerűbb jogviszonyban sem jelent garanciát semmire.
Egy nagyon aktuális példa
A méltán népszerű kormányrendelet piaci alapú munkáltatók körében kötelezővé teheti a védőoltást. Lehetőségként fogalmaz, pedig ez jogi nehézséget jelent. A GDPR-ral összhangban ugyanis nem tudunk jogalapra hivatkozni személyes adatok kezelésekor. Kötelezővé tétel esetén ez jogalapként hivatkozható lenne, így viszont jogos érdekre hivatkozunk. Az erre vonatkozó szöveget is tehát egyedileg kell megfogalmazni, az érdekmérlegelési teszt készítése után: az adott vállalkozás egyedi szempontjainak figyelembevételével. Ilyenek lehetnek, hogy a piaci helyzetére hogyan hatott a vírus, a belső folyamatok, munkakörök, ezek mind megválaszolják, hol indokolható a kötelezőség és a vele kapcsolatos adatkezelés. Ezt tehát ma még nehézkes lenne automatizáltan úgy, hogy szabályos is legyen, hiszen a jogalapot is meg kell fogalmaznunk.
A mesterséges intelligencia tehát még messze van attól, hogy rábízzunk egy olyan összetett folyamatot, amiben az ügymenet üzletági sajátosságai, kockázatok feltárása, ebből megfelelő következtetések levonása, fogalmazása szükséges. Viszont az egyedileg megfogalmazott szerződés jóváhagyási folyamata, a verziókövetés, tömeges generálás (pl. ha minden ügyféllel pont ugyanazt kötjük meg), és hasonló folyamatok megoldhatók sablonnal, az összes ügyfél adatainak előállításával. Ezt nevezzük körlevél funkciónak, magyarázza Gábor, amikor az egyedi adatok beillesztésével minden szerződés létrejön. Szerződésenként ez 10-15 perc megtakarítást jelenthet.
Meddig mehetünk tehát a digitalizációval, automatizálással?
A teljesen automatizálható, és az emberi döntéseket, szakértelmet igénylő munkák egy széles skálán ábrázolhatóak.
Azok az egyszeri folyamatok, amiket nem jogász, hanem adminisztrátor végez, automatizálhatók, méghozzá kockázat nélkül. Sőt, kockázatot csökkenthetünk vele, hiszen kevesebb a hibázás, az adatvédelmi incidens (például ha olyannak küldünk ki valamit, akinek nem kéne). Az automatizált folyamatban mindez gépek által ellenőrzött módon zajlik, és szerencsés megóvhatja tőlük a céget.
Fontos megjegyezni, hogy az emberi erőforrás okos beosztása nem feltétlenül vezet elbocsájtásokhoz, esetleg épp ellenkezőleg is történhet. “A digitalizációra ma már érdemes úgy tekinteni, hogy ez nem egy nulla összegű játszma” – írja Himer Csilla a legutóbbi PARK-cikkében.
“Néhány éve egy alig észrevehető közleményt tett közzé a KPMG. Lényege az volt, hogy elég sokat fektettek a könyvelés automatizációjába, digitalizációjába. A sztenderdizálható munkákat digitalizálták, amelyek a könyvelésben kifejezetten szellemi favágómunkának számítanak, cserében viszont nagy figyelmet igényelnek (pl. kontírozás). Mindenki arra számított, hogy elbocsátások lesznek. Láss csodát! A KPMG a könyvelési részlegénél a bevezetést követő két hónapon belül új munkaköröket pályáztatott meg. Magyarul embereket vett fel. A favágómunka kiváltása ugyanis annyira meggyorsította a munkavégzést, hogy a meglévő munkaerő több ügyfelet tudott kiszolgálni. Sőt. Mivel a digitális rendszer bírta, újabbakat is tudtak vállalni – ehhez pedig már a nem digitalizálható munkákra új munkatársakat is kellett toborozni.” (forrás)
Ember-jogász és a robot-asszisztense
Egyelőre nem lesz robot a jogászunk – ami Istvánt személy szerint nagyon megnyugtatja. Viszont az asszisztense már lehet robot, és akár nagyon hatékony is. Ez egy nagyon elegáns válasz az aggasztónak tűnő kérdésre, hiszen nem minden jogi feladat a jogász keze munkája, de a hibalehetőségek csökkenése, és a jogász-munkaórák megtakarítása (a szakmaiság csökkenése nélkül!) jelentős előnyt jelent minden típusú vállalkozásnál. “Saját életemben is tapasztalom mindezt – meséli István –, hiszen használok digitális technikákat, sőt, saját elképzelésem szerint épített szoftvert is, ami bizonyos folyamatoknál megsokszorozza a teljesítményt.”
Ha megfelelően használjuk a digitális technikákat, és jól kommunikál a két szakma egymással, melyeket előadóink képviseltek, akkor igenis hatékony lehet a robot, aki a jogász keze alá dolgozik.
Olvass további cikkeket a Mesterműhely előadásairól!
by