Legóra léptem II. – pénztárgép-ellenőrzés testközelből

Zádori Jácint

Zádori Jácint

Megosztás itt: facebook
Megosztás itt: email
Megosztás itt: linkedin
Pénztárgép

A hatályos jogszabályok alapján több olyan tevékenység van, amely esetében kötelező a pénztárgép használata. Gondolom, az sem hat az újdonság erejével, hogy a pénztárgép volt az első olyan eszköz, amely elektronikus kapcsolat keretében szolgáltat adatot az adóhatóság részére. Az talán már kevésbé köztudott, hogy a NAV ebből egy igen pöpec adatbázist épített, amelyet előszeretettel használ ellenőrzésekre történő kiválasztáshoz. A pénztárgéphez kapcsolódóan vagy a használatának következményeként az elmúlt pár évben rengeteg ellenőrzés indult, most ezekből szemezgetünk.

Ki diktálja az ütemet?

A digitalizációs kényszer nemcsak olyan formában értelmezhető, hogy saját vállalkozásunk ügyviteli folyamatait kell új mederbe terelni, de megjelenhet úgy is, hogy külső személyek fejlődése miatt vagyunk kénytelenek saját folyamatainkat kibővíteni, még akkor is, ha valós fejlődést működésünkben nem jelentenek. Könyvelői szemmel erre a legjobb példa a NAV által megvalósított fejlesztések. Egyértelmű, hogy jogszabályi előírásokat követve jelentek meg újabb és újabb digitális megoldásokkal, de ezek több esetben nem az adózók igényekhez és elvárásokhoz lettek igazítva. Úgy gondolom ez a pénztárgép tekintetében is igaz. Nézzünk erre néhány példát!

Bankkártyás vásárlás mint veszélyforrás

A NAV a pénztárgépek tekintetében tételes információval rendelkezik minden kiállított nyugtáról. Így látják azt, hogy egy-egy ügylet milyen fizetési móddal került kiegyenlítésre, ennek milyen kapcsolata van a kosárértékkel, a vásárlás időszakával, a vásárlás helyszínével. Az így összeállított adatbázis alkalmas arra, hogy megtalálják azokat az ügyleteket, ahol esetleg a pénztárgép használója hibázott. Tehát egy készpénzes értékesítést bankkártyásként ütött a gépbe vagy esetleg fordítva.

Amennyiben a legyűjtött adatok indokolják, jogkövetési vizsgálat keretében az adóhatóság adatokat kérhet be a napi zárások és a hozzá kapcsolódó pénzforgalom tekintetében. A vizsgálat, főként nagyobb forgalom, több pénztárgép, esetleg több pénztárgéphez közösen használt terminál esetén összevontan, zárásonként történik. Amennyiben eltérés van a pénztárgép és a bankkártya társaság által kezelt adatok között – és az eltérés okát nem tudjuk igazolni – akár bírságra is számíthatunk. 

Természetesen a működési folyamatokba illesztett ellenőrzéssel a probléma megelőzhető. Gyakorlatilag a napi záráskor a pénztárgép pénzforgalmi összesítőjét (amelyen a bankkártyás forgalom elkülönülten megtalálható) és a bankkártya terminál napi zárási listáját érdemes egyeztetni. Eltérés esetén mind a pénztárgépből, mint a terminálból a napi forgalom lehívható, az esetleges eltérés pedig stornó bizonylattal vagy a beszédes nevű „pénztárgép napi bevételének módosító tételei” nyomtatvánnyal korrigálható.

Nyitási stressz

Pár hónapja fordult elő, hogy egyik ügyfelünknél a reggeli pénztárgép nyitást véletlenül nem forintban, hanem euróban sikerült megoldani. Ez gyakorlatban azt jelentette, hogy nem 30.000 forint, hanem ennyi euró került a gépbe. Természetesen ezt a tételt már beütés után nem lehet javítani. Hasonló helyzetben mi a teendő?

A megoldás viszonylag egyszerű. Egyszerűen zárjuk le a pénztárgépet. Ugye, azt még a fogalmak során tisztáztuk, hogy egy üzemeltetési nap a nyitás és zárás közötti időszak. Ha sikeresen elszúrtuk a nyitást, ezt a napot zárjuk le hasonló lelkesedéssel. A pénztárgép záró és nyitó szalag mellé készítsünk egy rövid feljegyzést, hogy miért követtük el az eseményt, majd rakjuk el.

Kéretlen figyelem

Ugyancsak a pénztárgépből származó adatok biztosítják az egyik adatbázist, amely a NAV online számla adatközlés információival kiegészítve nyújt alapot egy másik operatív ellenőrzési típus, a forgalomszámlálás használatára. 

A helyzet egyszerű, ha a vállalkozás beszerzései és értékesítései nincsenek szinkronban (akár értékben, akár a felszámított áfakulcsok tekintetében) az adóhatóság „személyesen” is megbizonyosodhat arról, hogy a közölt adatok mennyire fedik a valóságot. Árnyalja a képet, hogy rengeteg vállalkozás működését borította fel a COVID, így ez az ellenőrzési módszer téves következtetésekre adhat okot. Főként, ha az adatbázis értékelése során nem veszik figyelembe a korlátozó intézkedéseket, a vállalkozás tevékenységi körét, az esetleges egyéb speciális előírásokat. 

A végére távirati stílusban a kötelező feladatok minden pénztárgép használónak:

  • nyitás – Erről már ugye beszéltünk, minden adónap kötelező megnyitni a pénztárgépet.
  • zárás – A gépet 24 óránként le kell zárni.
  • éves felülvizsgálat Még egy kötelezettség, amiért ráadásul büntet is a hatóság. Az üzembehelyezéstől számított egy éven belül kötelező felülvizsgálatot kell elvégeztetni egy NAV engedélyes szervizzel, amit legfeljebb egy éven belül meg kell ismételni. Azon túl, hogy nem érdemes késni a felülvizsgálatokkal, célszerű olyan szervizt választani, aki tényleg átnézi a gépet és esetleg kiderül, ha valami nem oké. A NAV kiadott egy tájékoztatót erről, elsősorban a pénztárgép szervizeknek, de vállalkozóként is érdemes forgatni a kiadványt, mert az abban szereplő infók segítik beazonosítani a megbízható szervizest…
  • kiskassza adatkapcsolat biztosítása – Ugye a pénztárgép üzemeltetés elengedhetetlen része az a szerződés, aminek segítségével a pénztárgép kapcsolódni tud a NAV szervereihez. Ezt jelenleg két céggel lehet megoldani: a Mobil Adat Kft-vel és a Magyar Telekom Nyrt-vel. Azt lehet mondani, hogy kb. azonos szolgáltatást nyújtanak, hozzávetőleg azonos pénzért, nagyobb verseny nem is várható a piacon. 
  • pénztárgépnapló megléte, folyamatos vezetés –  Ez nem tűnik fontos feladatnak, de bírság-mágnesként funkcionál a legtöbb operatív ellenőrzés során. Sok feladat elméletileg nem kapcsolódik hozzá, de az üzemeltetés során felmerülő eseményeket, a szerviz időpontokat, a különböző beállításokat mindenképp be kell jegyezni ebbe. Ja, és ami a legfontosabb, ez egy szigorú számadás alá vonandó nyomtatvány…
  • AP szám látható kihelyezése – Ugye ez egy felesleges hóbortnak tűnik, pedig az adóhatóság szempontjából nagyon fontos, így azonnal be tudja azonosítani a gépet, úgy, hogy nem kell felfednie magát, mondjuk az operatív ellenőrzés során.
  • nyugta és számlatömb / számlázóprogram helyszíni megléte – Minden elektronikus, de ez természetesen el is romolhat… A jelenleg forgalomban lévő gépek élettartama jelentősen alacsonyabb, mint az offline példányoké volt. Így gyakoribb a szervíz és a csere is. Ezért még fontosabb, hogy a pénztárgép-mentes időkben legyen megoldás, főként mert a törvény is erre kötelez bennünket. Még egy, természetesen ezeket a nyomtatványokat is kötelező szigorú számadás alá vonni, sőt a szigorú számadású nyomtatványok jegyzékét is a helyszínen kell tartani, nem beszélve a bizonylatok beszerzésére vonatkozó dokumentumokról.

Pénztárgép használóként (használatra kötelezettként) jellemzően nem az adóhatóság támogató oldalát ismerhetjük meg. De ahogy már korábban szó volt róla, ezt kellő körültekintéssel és természetesen megfelelő tervezéssel ki tudjuk védeni. Érdemes ehhez könyvelők ellenőrzési pontjait ismerni, valamint pár emlékeztetőt beállítani, akár az itt feldobott feladatokra, akár a cégnél előforduló speciális helyzetekre.

Megosztás itt: facebook
Megosztás itt: email
Megosztás itt: linkedin