Itt a PARK-ban olvashattunk már arról, hogyan tervezzünk a VUCA-világban, sőt, egy esetleges lerészegedés esetén alkalmazandó tervről is. Alighanem mindannyian rengeteg cikket olvastunk már az üzleti és pénzügyi tervezés fontosságáról, és arról is, hogy a magyar kkv-k nagy része még mindig csak akkor készíti el a terveit, amikor hitelt készül felvenni, vagy pályázik.
Ha jó úton jársz, nem tévedsz el – mondta Mark Twain. Szerintem ez tűpontosan megragadja a lényegét annak, hogy mi lenne a célja a tervezésnek és a terv mentén való működésnek. A jól nevelt, tankönyvi operatív terv a stratégia alábontásával készül, és arra ad választ, hogy a stratégiai céljainkat konkrétan milyen rendszeres és projektfeladatok mentén fogjuk elérni. Ezekhez milyen erőforrásokra, milyen ütemezésben van szükségünk – vagy PARK-osan fogalmazva, milyen elemekből is lehet összelegózni a stratégiai célokat.
Az üzleti terv lefordítása feladatokra
Ez a terv készülhet egy excelben, készülhet egy darab üres papírlapon – digitalizáció ide vagy oda, sokan esküsznek a kézzel írt tervek erejére –, vagy egy erre fejlesztett alkalmazásban. (biztos vagyok benne, hogy sokan használtok ilyen megoldásokat). Ami fontos, hogy ne csak a “fióknak készüljön”, hanem év közben valóban aktívan használt iránytűként szolgáljon – és ne csak a cégvezetők, hanem a teljes csapat számára. Ehhez pedig szükséges, hogy a teljes csapat hozzáférjen, valamint az is, hogy a terven belül mindenki lássa a saját konkrét feladatait ütemezve, és a “nagy képet” is. Mi ezt egy okos feladatkezelő rendszerrel oldjuk meg. Van számos remek megoldás a piacon (Asana, Trello, Monday, Todoist, JIRA, stb.), a mi választásunk a ClickUp-ra esett. (Nem, nem kapok jutalékot 🙂 )
Őszintén bevallom, hogy nekem “kezdő vállalkozóként” (a Könyvelő-Net előtt alkalmazottként dolgoztam), főleg a home office új-normális világában rengeteget segített, hogy látom a feladataimat napi szinten beütemezve, szinkronizálva a naptárammal. Tudom, hogy pontosan mikor mit kell csinálnom ahhoz, hogy bizonyos célok teljesüljenek. Korábban füzetbe írtam a teendőimet, később papírokra, amik egy részét rendszeresen el is hagytam – de ha épp meg is volt minden jegyzetem, az időtartambecslés csak a fejemben létezett, és egészen biztos, hogy sokszor volt pontatlan (leginkább alulbecsült). Szétfolytak a napok, görgettem magam előtt a feladatokat. Aztán Google naptárban kezdtem vezetni. Ez a megoldás már egészen átlátható és nyomon követhető volt, és ha egyedül vállalkoznék, talán elég is lenne – hiszen láttam, hogy az adott napon mit szeretnék megcsinálni, és egyértelmű volt, hogy rosszul becsültem meg a feladatok időigényét, ha nem értem a végére.
De nem egyedül dolgozom, csapatok esetén pedig célszerű olyan eszközt választani, ahol elérhető az összes csapattag összes feladata és azok ütemezése (naptárban is!), és így a leterheltség is.
A jól használt feladatkezelő rendszerek segítenek a feladatok kezelésében, trackelésében, priorizálásában – és segíti a csapattagok hatékony együttműködését is.
Nem ez az első rendszer, amit használunk, de az eddigiek közül nekünk ez jött be a legjobban – pont annyit tud és pont úgy, amire nekünk szükségünk van.
Milyen feladatokat vegyünk fel a feladatkezelőbe?
A rövid válasz az, hogy minden feladatot. Ez biztosítja ugyanis, hogy minden, amin bárki a csapatból dolgozik, megjelenik a naptárban és a munkaterhelésben. Mi három fő kategóriába soroljuk a feladatokat:
- rendszeresen ismétlődő, a normál üzletmenethez kapcsolódó feladatok (pl. social media posztok írása),
- projekthez feladatok,
- egyéb, a fenti két kategóriába nem besorolható feladatok (pl. egyszeri feladatok, hétindító megbeszélések).
Minden feladatnak van:
- felelőse (esetenként több is), de beállíthatóak további csapattagok, akik csak nyomon követik az adott feladatot, vagyis nem ők a felelősök, nem az ő naptárukban jelenik meg, de értesítést kapnak bármilyen, a feladatot érintő változásról (komment, státusz-változás, határidő változás stb.);
- határideje, pontosabban kezdése és befejezése, időtartambecsléssel.
A magasabb komplexitású feladatokat pedig, amelyek több terület (felelős) együttműködését igénylik (például esetünkben a könyvelőkeresések számának növelése), alá lehet bontani al-feladatokra, azoknak pedig önálló felelős és határidő állítható be – tudjuk mind, hogy ha egy feladatnak több felelőse van, annak nincs felelőse.
Összességében a három legnyomósabb érv a feladatkezelők használata mellett, hogy
- Egy helyen látod az összes feladatot és az aktuális státuszukat, ez pedig rengeteg időt spórol Neked. Ha kerested már az email fiókodban a kollégád visszajelzését egy feladattal kapcsolatban, esetleg túrtad az asztalodat a post-itet keresve, tudod, miről beszélek.
- Priorizálhatod a feladataidat: segít reálisan látni, hogy az egyes feladatok ténylegesen mennyi időt és erőforrást igényelnek, ami szükséges a feladatok priorizálásához.
- Javíthatod a csapatmunkát: a feladatkezelő segítségével az egyes feladatokhoz tartozó megjegyzések, dokumentumok, visszajelzések áttekinthetően, egy helyen tárolhatóak, és ezek minden érintett számára elérhetőek.
Biztos vagyok benne, hogy sokan használtok ilyen vagy olyan feladatkezelő rendszereket – szerencsére elég sok az elérhető megoldás ahhoz, hogy mindenki a saját igényeinek leginkább megfelelőt találja meg. Ha viszont nem használtok ilyet, vagy még csak készültök bevezetni: azt tanácsolnám, hogy ha szeretnétek magasan digitalizált vállalkozásként a piacotok előtt járni, akkor az összetettebb IT-fejlesztések, és / vagy méregdrága szervezetfejlesztési folyamatokat megelőzően érdemes a napi működést rendbe tenni. Mi már többé-kevésbé végigjártuk ezt az utat, eltettük a tanulságokat, és remélem, ez a cikk ad egy kis segítséget abban, hogy Ti ne fulladjatok bele a feladatok káoszába. 🙂 Utána pedig jöhet az összes többi okos automatizmus. 🙂
by