Könyvelők vs. könyveltek – érdekellentét vagy érdekközösség?

Schramm Károly

Schramm Károly

Megosztás itt: facebook
Megosztás itt: email
Megosztás itt: linkedin
könyvelők vs könyveltek

Adott két világ: egyik a könyvelőké, népes csoport, több tízezer könyvelő dolgozik ma Magyarországon, és fontos szerepük van abban, hogy a vállalkozások pénzügyileg életképesen és törvényileg szabályosan működjenek. A másik pedig a százezres nagyságrendű a mikro és kisvállalkozók csoportja.
Elterjedt sztereotípia, hogy mennyire távoli ez a két világ, sőt bevallom, 15-20 éve még én is így gondolkoztam erről, és a legtöbb vállalkozó ismerősöm is. Kényszerű feladat volt rendszeresen találkozni a könyvelővel, vinni neki a fellelt számlákat, magyarázni, mit miért szereztünk be, később már esetleg szkennelve küldeni, megtalálni az utolsó elveszett beszállítói számlákat utolsó este egy elfelejtett határidő előtt… A könyvelő leszúr, és amúgy sem értem, mit csinál, bárcsak túl lennénk ezen a megbeszélésen is, tenném már a dolgomat…
És, ahogy tapasztalom, a másik oldal véleménye sem mindig felhőtlenül fényes a könyvelt cégek vezetőiről. Az ügyfél pontatlan, rendetlen, nem érti, miért is olyan fontos mindent rendesen vezetni, hogy lehet így vállalkozó valaki?! – jönnek a kritikák. Szeretnék most egy homlokegyenest más szemléletet bemutatni, aminek alkalmazásával mindkét fél nagyot profitálhat.

Érdekközösség

Kezdjük az elején: nem is vagyunk olyan különbözőek, mint elsőre tűnik. Eleve nagyon sok könyvelő maga is vállalkozó egyben, akár mint magánvállalkozó, vagy sokan 2-3 fős irodát vezetnek. Sokszor a könyvelés bent van egy cégben, ezekben az esetekben a könyvelő tipikusan a top három vezető között van, de nem ritka, hogy a cégvezető vagy a társa maga a pénzügyes és könyvelő is egyben.
És amellett, hogy nem is olyan éles a határvonal, mint első blikkre sokan gondolnánk, az érdekeink is sokkal közelebb állnak, mint elsőre kitűnne. Hiszen mire van szüksége a két csoportnak? Kiszámítható, flott, nyereséges működésre. Jó partnerkapcsolatokra, hosszú távú bizalomra. Nem árt elgondolkozni, mi is kell ehhez, mert mint annyi fontos dolog, ez is fejben dől el.

Van egy látszólagos ellentét,
aminek én is a csapdájába estem annak idején. A legtöbb vállalkozó gyors, siet, nem feltétlen érdeklik az “unalmas”, “büroktratikus” részletek. Míg a jó könyvelő természetesen ennek az ellenkezője, precíz és alapos, és legtöbbször nem siet, nem kapkod, hacsak nem megint az utolsó utáni pillanatban kapja meg az anyagokat… Manapság persze már egyre kevesebben viszik nejlon irattartóban a számlákat, szkennelünk, PDF-et küldünk, vagy a könyvelő egy külön jogosultsággal akár a pénzügyi rendszerünket is elérheti. De itt is újratermelődik a két szemlélet párharca: mit láthasson a könyvelő, ki nyúlhat utólag a számlákhoz? Nem mindig alakul ki a megfelelő baráti, bizalmi, partneri kapcsolat.

A válasz egy karnyújtásnyira van. Sokszor szkeptikus vagyok, hogy a technológia tényleg mindenben mindig előre visz-e minket, amikor már az időjárást is az okostelefonon nézzük meg, ahelyett, hogy kinéznénk az ablakon. Az üzleti folyamatok terén általában azonban más a véleményem. Ha egy rendszer jól van megtervezve, ha azok, akik megírták, tényleg értik a felhasználókat és az igényeiket, akkor egészen üdítő élmények részesei lehetünk. Halálosan komolyan gondolom, hogy ez bekövetkezhet egy ennyire unalmasnak ítélt téma kapcsán is, mint a számlák kezelése és eljuttatása a könyvelő felé.

Ha összepattannak a részletek

Ma már mindenkinek szinte természetes, hogy két perc alatt felhőszoftverben kiállít egy számlát, nincs körmölés, három példány, egy kitép, stb. Sőt, az integrált rendszerek korában szinte az is magától értetődik, hogy mindez akár valós időben eljut a könyvelőhöz. Nade az, hogy egy profi szolgáltató kiépít egy közös adattárat a háttérben, amiből minden pillanatban azt és annyit mutat meg a felhasználónak – legyen az épp könyvelő vagy vállalkozó – amire kíváncsi? Ez már majdnem művészet 🙂 Furcsának tarthatod ezt a lelkesedést, de kérlek gondold át, mit profitálhatsz ebből:

  • Vállalkozóként a lehető legkevesebb időt töltöd felesleges adminisztrációval.
  • Könyvelőként nem kell állandóan figyelmeztetned ügyfeleidet, hogy mikor mit küldjön (már!) el, mindenről azonnal értesülsz.
  • Mindketten látjátok, ha megtörtént a számla kiegyenlítése.
  • Elérhető legalább kb. előzetesen a következő havi fizetendő Áfa.
  • Könyvelőként nem az adatrögzítés tölti ki a munkaidő nagyobbik felét.
  • Lehet segíteni a vállalkozónak, mindkét fél számára aránylag egyszerű módon, hogy azokra a számokra figyeljen, amik tényleg eredményessé teszik.

Tizenöt éve, még a nejlontasakos időkben, mindig volt egy részletes, naprakész Excelem arról, ami érdekelt a cég számai kapcsán. Ezért nem is volt igazán érdekes, mit könyvelt le egy hónappal később a könyvelőm.

Mára a digitalizáció, a felhő alapú integráció lehetővé tette azt, amire álmainkban sem gondoltunk akkoriban: nem kínlódás többé az adatok intelligens nyomon követése, hanem rendelkezésre állnak a könnyen használható eszközök, amikre ügyesen építve hatékonyabb lehet a működésünk. Tisztábban, naprakészen, azonnal látjuk a fontos infókat, együttműködünk a partnerünkkel, a vállalkozó a könyvelővel, és már nem a különbségek jutnak eszünkbe, hanem a közös érdekek.

Melyik páros ügyesebb, hatékonyabb?

Persze a vállalkozások sikere továbbra is a piacon dől el, melyik webshop szállít ki gyorsabban, hol olcsóbb, vagy jobb a termék. De a háttérmunka már nem feltétlen nyűg, ami lehúz, amivel fölöslegesen töltjük az időt, hanem adatokkal, visszajelzésekkel segít az eredményesebb üzletmenetben. Amelyik könyvelőiroda nyitottabb a fent leírt “összelegózásra”, oda fognak kerülni előbb-utóbb az erre fogékony ügyfelek, és egymást fogja erősíteni ez a szemlélet. Mert a vállalkozó sikere részben a könyvelőé, és ez természetesen fordítva is igaz. Mivel ez a lehetőség ma már adott, elérhető, a piacgazdaság ki fogja kényszeríteni a használatát. De hadd maradjak pozitív: ez nem kényszer, hanem lehetőség; akkor leszünk versenyképesebbek, sikeresebbek, ha használjuk a technológia által felkínált előnyöket.

Megosztás itt: facebook
Megosztás itt: email
Megosztás itt: linkedin