Az egyre kilátástalanabb háborús helyzet okozta nyersanyaghiány, a folyamatosan növekvő beruházási költségek és a beláthatatlan mértékben emelkedő energiaárak a 2008-as gazdasági válságnál is nagyobb kihívások elé állítják a vállalkozásokat. Észnél kell lenni, kerülni a kockázatos döntéseket és figyelmünket a saját belső erőforrásaink fejlesztésére, racionalizálására kell fordítanunk. Négy személyre szabható megoldást mutatunk, amikkel minimalizálhatod a kiadásaidat és maximalizálhatod a bevételeidet 2022-ben.
A menedzseriskolák és vállalkozói ismereteket oktató tanfolyamok bevezető előadásának gyakran ismételt mondata: egy cég versenyképességének a záloga, hogy mennyire gyorsan, valamint érdemben tud-e alkalmazkodni a változó külső körülményekhez. A változások hátterében gazdasági, társadalmi, környezeti és politikai okok állhatnak.
Az elmúlt időszakban szinte mindegyikből kijutott – a védekezésre amúgy is nehezebben képes – kkv-szektornak. Sok vállalkozás az export- vagy az importfüggősége miatt már le is húzta a rolót, hiszen a COVID19 járvány nyomában járó alapanyaghiány megrázta a biztosan működő ellátási láncokhoz szokott, azokban bízó vállalkozásokat. Alig lélegeznek fel a világjárvány szorításából, máris újabb válsággal kell szembenézniük: egy lokális, geográfiai térben zajló háborúval, amelynek hatásai globális megrázkódtatásokat jelentenek a gazdasági szereplők számára, már-már úgy tűnik, a világgazdaság kilépett medréből, és pusztító inflációval, árfolyamváltozással, energia áremelkedéssel, alapanyaghiánnyal, gazdaságpolitikai döntésekkel tarolja le a piacokat.
Eddig is szembe kellett nézni a globális éghajlatváltozás okozta gazdasági és társadalmi örvényekkel – már ezek a változók is megkívánták a vállalkozásoktól a mindennapi reakciókat, céges életük menedzselését, akár alkatrészhiány, vagy torzulások az árazásban, megváltozott adózási környezet vagy az energiaárak változása voltak a háttérben. Ez az időszak az edzetteket is próbára teszi.
Egyszer már beváltak
A 2008-2009-es gazdasági válságra a nemzetközi vállalkozói réteg gyorsan reagált, az online szoftverek 2009-es elfogadási aránya egy év alatt drasztikusan emelkedett. A válság egyértelmű válaszokat váltott ki a cégekből: az ügyfelek ésszerű költségcsökkentést akartak végrehajtani anélkül, hogy befolyásolnák üzleti tevékenységük hatékonyságát. Az online rendszerek elfogadása kedvezőbb alternatíva volt, mint új, helyszíni szoftverekbe vagy az outsourcingba fektetni.Olvasd tovább az okos szoftverek evolúciójáról szóló bejegyzést itt!
Kétszer nem léphetsz ugyanabba a folyóba, magyarázta a világot az epheshosi bölcs, megállapítása ma különösen igaznak tűnik, hiszen sokszor már nemcsak a folyó, hanem a belelépő sem ugyanaz. Egy vállalkozás biztonságos működésének nemcsak a külső körülményekhez való alkalmazkodási képessége, de a jól szervezett adminisztráció is alapvető oszlopa.
Ha a külső környezet erőteljesen változik, az adminisztrációnak kiválóan kell működnie és képesnek kell lennie a változások azonnali követésére.
Ennek elengedhetetlen feltétele a digitális ügyviteli környezet, ami lehetővé teszi, hogy szinte realtime módon reagáljon egy felkészült cég a változások átemelésére és a változások okozta döntések megjelenítésére. Változik az ár, a készlet, a szállítási határidők, változnak az ajánlatok, a megrendelések, az ügyvitelnek szinte valamennyi szakasza változik.
Az online számlázók, ügyviteli rendszerek, a hozzájuk digitális rendszerek nyilván nem tudják megváltoztatni a gazdasági környezetet, de sokat segítenek a döntési helyzetekben. Kristálytiszta kimutatásokkal támogatják a vállalkozót a céges pénzügyek áttekintésében, segítenek alkalmazkodni a hirtelen kialakult helyzethez, és segítenek átlátni a kintlévőségeket.
Mik azok az eszközök, amikkel fel tudod készíteni a cégedet a nehezebb időkre?
1. Online számlázás – Számlázz.hu
Az, hogy online számlázunk, ma már alap. De ha egy picit messzebbre tekintünk, felismerhetjük, hogy a számlázóprogram automatizmusai, amelyeket okosnak nevezünk (hiszen tényleg azok), egyben a biztos működésünk kulcsát is jelenthetik.
Onnantól, hogy kiállítunk egy bizonylatot, összetett üzleti folyamatokat tudunk elindítani egy automatikus, transzparens, hibamentes úton, köszönhetően a megfelelő algoritmusoknak. Ha én vállalkozó vagyok, beléphetek a Számlaverzumba, ahol a NAV számlaszinkronnak hála minden számlámat megtalálom, és számlaképeket tölthetek fel hozzájuk, ha szükséges. Majd minden számlámat digitálisan archiválhatom, amivel tökéletes jogszabályi megfelelést érhetek el anélkül, hogy attól kéne tartanom, hogy valahol adatot vesztek. Mindig naprakészen tudhatom, hogy állok a kifizetésekkel (akár nekem fizetnek, akár én fizetek), hiszen a bankszámlám ki- és bejövő tranzakciói a befogadott és kibocsátott számláimmal is szinkronizálódnak. Majd minden számla- és tranzakciós adat automatikusan átkerül a könyvelőm szoftverébe az online pénzügyi adatkapcsolaton keresztül, így nekem már semmi dolgom, csak bízni a könyvelőmben és abban, hogy ő bízik a digitalizációban. Én pedig foglalkozhatok az újabb megrendelésekkel, amelyek szintén bekerülhetnek az automatikus körforgásba. És így tovább…
Ez még nem mindenkinek alap, de hamarosan az lehet. Olyan ez kicsit, mint amikor vezetni tanulunk: először bonyolultnak tűnik a rendszer, de ha meglesz a rutin, természetesen fogunk közlekedni a digitalizáció térképén is. Mi pedig addig is próbálunk adni egy kis segítséget. 🙂
2. Számlarendezés, kintlévőségkezelés – QUiCK, R!port
Ma már nincs szükséged időigényes Excelekre, vagy hogy havi több százezer forintot fizess a pénzügyi adminisztrációdért ahhoz, hogy átláthasd a pénzügyeidet. Ugyanis Számlázz.hu fiókodhoz kapcsolható pénzügyi nyilvántartó modul okosautomatizmusainak köszönhetően percek alatt te is megteheted.
E-mailes beküldéssel gyűjtve a számláidat, minden egy helyen lesz, ahol számlakép és NAV adat maguktól megtalálják egymást. Ezeket a könyvelőd könyvelési rendszerének is átadhatod, így a közös munkátok egyszerűbb lehet, mint valaha. Belföldi átutalásos számláidat pedig importfájl segítségével, tömegesen is elutalhatod netbankodból. Már ezekkel a folyamatokkal sok órányi munkát megspórolhatsz, de emellett tisztán láthatod a pénzügyi adataidat, ami rendkívül fontos a versenyképességed megtartásához.
Ehhez havi bontásban követheted a bevételeidet és költségeidet, bármikor eléred az aktuális áfapozíciódat, illetve a várható likviditásodat előre láthatod. Ez már csak azért is fontos, mert a kisvállalkozások csődhelyzetének fő oka a fizetésképtelenség. Ezt tudod támogatni azzal is, hogy figyeled a vevőid tartozásait, és a nem fizető vevőiddel szemben pár gombnyomással fizetési meghagyást indíthatsz. Ennek köszönhetően ügyvéd és közjegyző együtt fogja a behajtást intézni neked.
A pénzügyi döntéseid felokosításához kategorizálással és címkézéssel dimenzionálhatod a bevételeidet és kiadásaidat. Így könnyedén figyelheted, hogy a vállalkozásod melyik szegmense hogyan teljesít. Ezekkel az információkkal pedig tudni fogod, hogy hol tudsz optimalizálni. A mai instabil piacon pedig ez létkérdés lehet.
3. Ügyvitel és adminisztráció – Innonest
Az automatizált rendszerek garantálják a stabil működést, az egyik legnagyobb előnyük, hogy használatukkal átpriorizálhatjuk a munkafolyamatokat. Nem kell, hogy minden az adminisztráció körül forogjon! Szükségtelen dedikált számlázós, vagy munkalap begyűjtéses napot tartani, ahogy szükségtelen az Excel-árajánlatok formázgatása is. A fullasztó adminisztráció nagy teher, amit a cégvezetők feleslegesen cipelnek.
El kell engedni megszokásból berögzült folyamatokat! A megfelelő programmal ma már csupán két kattintás a készletről számlázás, két perc alatt adható ki árajánlat és az összes fontosabb hiteles dokumentum (megrendelő, munkalap, szállítólevél, stb). Nálatok mi viszi még el az időt az adminisztrációban a könyvelőn kívül? (Lentebb láthatod, hogy erre is van korszerű megoldás!)
Az időspórolás, az időpocsékolás megszüntetése kifejezetten felszabadító érzés, de nem ez használatuk legfontosabb előnye. A hibátlanság eszközei! Csalhatatlan adatfalók, várakozás nélkül dolgozzák fel az információkat, kimutathatóvá és elemezhetővé teszik a vállalkozás pénzügyi és üzleti folyamatait.
A programok nemcsak a számokkal való kiváló bánásmód miatt figyelemreméltóak, de az ügyfelek, termékek és szolgáltatások kezelésében is verhetetlenek, mindent megjegyeznek. Kódokat, igényeket és elvárásokat, mutatnak termék életutat, szervizkönyvet és ügyféltörténetet. A hibamentesen működő, gyorsreagálású és ügyfélközpontú vállalkozás versenyképes lehet minden piacon. Ebben segítenek az automatizált adminisztrációs rendszerek, tulajdonképpen felpimpelik a cégeket.
4. Online könyvelés – SMARTBooks
Az online könyvelés legelőnyösebb verziója, amikor valódi felhő alapú programból, telepítés nélkül, egy böngészőből dolgozhatunk. Az egyik legerősebb tudása, hogy automatikus adatimportok (számlaadatok, számlaképek) érkeznek a könnyen összekapcsolható online számlázó rendszerekből, mellyel 90%-át meg lehet spórolni az adatrögzítésnek. Hab a tortán, amikor az online számlázó program előkontírozva küldi át az adatokat a könyvelésbe, és cseresznye a habra :-), amikor még a banki tranzakciókat is átadja, melyek gombnyomásra könyvelhetők, és ezzel a számlák kifizetettségét látjuk.
Az online könyvelés másik alapköve a modern dokumentumkezelés és feldolgozás megfelelő biztonságos tárhelyen. Ide tartozik a számlaképek profi kezelése (pl. osztott képernyőn a számlaadatokkal összenézhetően), a csoportos feltöltések (automatikus és manuális), rendezések, összekapcsolhatóság más dokumentumokkal, automatikus értesítések a felhasználóknak új dokumentum feltöltésekor. Néhány kedvenc okos könyvelés funkció könnyíti az áfabevallást, a zárásokat, a sablon alapú importálásokat és a rendszerbe való beköltözést, támogatja a rendszeren belüli feladatkezelést, csapatmunkát.Az online könyvelés csúcsa azonban az, amikor a könyvelő egy rendszerben tud dolgozni könyvelt ügyfelével – a dokumentumok átadása közös tárhelyen történik online, email küldözgetés nélkül. Ilyenkor a vállalkozás adatai csak egyszer kerülnek be a közösen használt rendszerbe, így a könyvelő és vállalkozó is duplikációmentesen ezekkel az adatokkal dolgozik vagy könyvel, a szerepköröknek megfelelően, azonnali riportokat látva.
Összefoglalva
A szolgálatkész okosrendszerek mára megkerülhetetlen elemei lettek az üzleti életnek. Nagymértékben csökkentik az adminisztrációs hibák lehetőségét, ami által rengeteg időt és pénzt spórolnak a cégvezetők. Elegáns és modern megoldást kínálnak a piaci szereplőknek, – bármekkora méretű vállalkozásnak –, hogy belső értékeik folyamatos fejlesztésével mindig a legtökéletesebb, gördülékeny működést garantálhassák ügyfeleiknek. Nehéz időkben úgy tudsz talpon maradni, ha tartod a minőséget és kősziklaként állod a sarat.
by