Így vezesd és motiváld a csapatod 2021 elején!

2020 tavaszán villámcsapásként érkezett meg a covid-19 az életünkbe és borította fel a mindennapjainkat és a vállalkozásaink korábbi működési rendjét. Kivételek nem igazán voltak, kisvállalkozások és nagyvállalatok vezetői egyszerre kerültek szembe hatalmas kihívásokkal. Az első hónapban a döbbenet, a következő 1-2 hónapban a pánik, nyáron egy kis nyugalom és kivárás, őszre a helyzet megszokása, az év végéhez közeledve pedig sok helyen ismét a káosz kezdett úrrá lenni a szervezetekben és a háztartásokban.

A váratalan döntéshelyzetek, a bizonytalanság és a megoldáskeresések mellett azonban sokszor a vállalkozások legfontosabb értékeire, a kollégákra nem jutott elég figyelem. De megérkezett 2021, és lassan egy egész év tapasztalataival a hátunk mögött indulhatunk el és vezethetjük embereinket, jobban, hatékonyabban.

2020 számomra a tanulásról szólt, hogyan lehet mindezt jobban csinálni. Egyrészt egy kkv, vagy ha úgy tetszik, HR Tech startup vezetőjeként, másrészt pedig tanácsadóként, aki munkája során sok száz kis és egészen nagy céget és HR csapatot segített egy pandémia idején kihívásaiban.
Amit pedig tapasztaltam, hogy embereket vezetni és motiválni a tavalyi év egyik legnagyobb kihívása volt, akár 1 beosztottért akár 100 csapattagért felelt az ember. Hogy az idei évben ez könnyebben menjen, lássunk néhány tanulságot és gyakorlati tippeket!

Három olyan kifejezett területet látok, amelyekre érdemes odafigyelnünk, ha szeretnénk kollégáink jól-létét, ezzel együtt pedig működésünk hatékonyságát javítani. A három terület pedig: transzparens belső kommunikáció, rendszerezett projekt- és feladatmanagement és a kollégák mentálhigiéniájának és elkötelezettségének folyamatos szem előtt tartása. Bár, ha az első kettőt jól csináljuk, azok a harmadikhoz jelentősen hozzájárulnak.

Transzparens belső kommunikáció

A pandémia alatti szürke januári hétköznapok az emberek nagy részét nem csak enerválttá, de általánosan demotiválttá teszi a munkájával kapcsolatban. A szociális interakciók és kiszámíthatóság hiányában nagyon nehéz újratölteni a kimerült dopamin, oxitocin, szerotonin, endorfin tankjainkat, és sokan úgy érzik, a munkájukkal vagy a munkahelyükkel van a baj. Holott igazából egészen másról van szó. A magabiztos, egyértelmű és támogató vezetői kommunikáció segíteni tud abban, hogy a kollégák tudják és érezzék, hogy a munkahelyük biztos pont, és nem az általános demotivációjuk forrása.

Közhely, de transzparensen kommunikálni arról, mi van a tulajdonos vagy vezető fejében és mi várható idén, hatalmas jelentőséggel bír. Ha nincsenek információk, az emberek találgatnak, folyosói (ez esetben Zoom, Messenger vagy Skype) pletykák indulnak, amikre semmi ráhatásunk. A rossz hír is jobb, mint a bizonytalanság vagy a pletykák. Egy egyszerűen megfogalmazott vízió és hozzávetőleges éves célok már nagyon sokat segítenek abban, hogy a kollégáid lássák, merre tart a cég, és érezzék munkájuk értelmét.

A nagyívű iránymutatások mellett a személyes interakciónak és a nyitott, partneri kommunikációnak legalább ekkora jelentősége van. A mentálhigiénés résznél erre részletesebben kitérek, de vezetőként jó, ha tudod, mi van a kollégákkal és hogyan haladnak a feladataikkal. Ne csak kinyilatkoztasd az elvárásaidat, kérd ki a véleményüket céljaikkal, feladataikkal kapcsolatban. Mivel az elmúlt évben szinte minden máshogy alakult, mint korábban, lehet, hogy a korábbi gyakorlataid nem működnek, és jobban látják a beosztottak, mi történik a piacon, mire van szüksége az ügyfeleknek. A nyitott vezetői kommunikáció mellett azt is fontos támogatnod, hogy ne legyenek vakfoltok a csapatok között. Így megelőzhetőek félreértésekből adódó konfliktusok és egymásra mutogatás. Az online térben elcsúszott félreértéseket pedig jobb mielőbb tisztázni. Amíg az irodában látod a másik arcát és a hangsúlyát tudod értelmezni, ez most más. Talán soha nem volt ekkora jelentősége a szervezeteken belüli kommunikációnak. Hogy ne csak halljuk, hanem meghallgassuk egymást.

Röviden tehát:

• Vezetőként a kommunikációd sugározzon biztonságot (nem lehet átterhelni az alkalmazottakra minden bizonytalanságot).
• Lendülettel, irányokkal és vízióval indítsd az évet, nem baj, ha nem 100%-os a terved, vagy van A, B, Z terved is. A lényeg, hogy valamilyen irányba követni tudjon a csapatod.
• Hidd el, a személyes online beszélgetésekre szánt időt nem éri meg elspórolni.
• Ne csak hallgasd, de halld meg és és igyekezz megérteni, amit mondanak a kollégáid
• A visszajelzéseket pedig belátással érdemes fogadnod, és ösztönözni minél többet a vezetők és beosztottak, kollégák és csapatok között.

Rendszerezett projekt- és feladatmenedzsment

Az újévi fogadalmak egy jelentős része, az egészséges életmód mellett, életünk és feladataink rendszerezettebb vezetésére szokott vonatkozni. Ez egy kis plusz motivációt adhat a belső folyamatok tisztázásához is. Szervezetfejlesztőként és vezetőként is sokszor hallom kollégáktól, hogy túlterheltek, túl sok feladatuk van, nem tudják tartani a határidőket és egyébként is jóváhagyások elmaradása hátráltatja őket, amitől frusztráltak. A vezetőktől pedig a választ, hogy nem értik, miért nem haladnak a feladataikkal, hiszen “itt mindenki tudja a dolgát”. Egy minimális auditot követően a legtöbb esetben aztán ki szokott derülni, hogy egyszerűen a megfelelő projekt- és feladatmanagement hiányáról van szó, ami miatt összecsúsznak a teendők, az emberek nem tudnak priorizálni és az idejüket beosztani.
Ennek orvoslására persze a legjobb megoldás dedikált scrum masterek és profi projektmenedzsment szoftverek alkalmazására, de a realitás, hogy a legtöbb esetben ezek a feladatok mind a vezetőkre hárulnak.

De hogyan láss neki a rendrakásnak, ha nem akarsz milliókat költeni erre?

• Minden reggel indítson együtt csapat, közös napindító standupokon (Ami azt jelenti, főleg eleinte, hogy vegyél részt ezeken az alkalmakon te is, ne írja felül ügyféltalálkozó vagy például könyvelővel való egyeztetés.)
• A hétfő délelőtt szóljon a tervezésről a heti feladatokat átbeszélő közös státuszon.
• A hét folyamán fix időpontokban legyenek mindig a szakmai csapatok (mondhatjuk tribe-ok) és a cross funkcionális csapatok (mondhatjuk squadok) egyeztetései.
• Nagyobb projekmenedzsment eszköz beruházások előtt kezdjétek el egy excelben vagy Google Drive sheetben dolgozni, a lényeg, hogy párhuzamosan átláthatóak legyenek az elvárt célok az adott hétre, hónapra, negyedévre és mindenki szokjon hozzá, hogy vezeti a saját teendőit, határidőit.
• Ha indokolt, és nagy elakadások vannak a szervezetben, heti néhány alkalommal napzáró közös gyors kilépő standupok is mehetnek.
• (Csak ne az legyen az üzenete, hogy stopperral méri a főnök, ki meddig dolgozik.)
• Retrókon (azaz visszatekintő megbeszéléseken) pedig lehet értékelni és közösen tanulni. Mi a heti retrókat hétfőn szoktuk tartani, frissen és kipihenten, a projektzárókat pedig projektek végén. Az időzítése a retróknak flexibilis, ami fontos, hogy legyen idő visszatekinteni és értékelni a célokat, folyamatokat.

Kisebb csapatok esetén a tapasztalatom egyébként, hogy az összetett, bonyolult és drága platformoknál és varázsmódszereknél többet ér, ha munkakezdéskor reggel 10 percre össze tud ülni a csapat és átbeszélni, kinek milyen feladatai vannak a napra, milyen elakadásai az előző napról, és kivel lesz szüksége közös egyeztetésre a nap folyamán. Teljesen őszintén, mi a belső igényeink alapján egyéni, belső területeinkre és projektjeinkre szabott, Gant táblákra emlékeztető feladatkövetőkben dolgozunk, és azok is teljesen alkalmasak a célra. Nem (csak) a szoftveren múlik a rendszerezett működés és erőforrás management :).

Mentálhigiénia

Nem tudsz segíteni azon, ha az egyik kollégád gyereke nem mehet suliba, mert a covidos osztálytárs miatt mindenki karanténban van, sem azon, ha egy másik magánélete válságba került. Amit tehetsz, hogy a lehetőségekhez képest, kellemes élménnyé teszed számukra a munkavégzést, és a munkahelyi virtuális vagy fizikai környezetben töltött időt.
A négy, boldogságunkért felelős hormont már említettem: dopamin (a ‘jutalom vegyület’) oxitocin (a ‘szeretethormon’), szerotonin (a ‘hangulatstabilizáló’) és az endorfin (a ‘fájdalomcsillapító’). A jó hírem, hogy néhány egyszerű praktikával a csapatodban mindegyik ‘tank utántöltését’ támogatni tudod!

• Dopamin termelést az apró vagy nagyobb sikerek elismerése és a feladatok elvégzését követő befejezettség érzése tudja segíteni. Ne spórold el megdicsérni a kollégáidat és elismerni munkájuk eredményét sem szóban sem írásban! A megfelelő projekt- és feladatmenedzsment pedig a befejezettség és kiszámíthatóság érzését fogja erősíteni a csapatodban!
• Az oxitocin szintet a pozitív visszajelzések, megerősítések növelhetik. Fontos a visszajelzés, különösen a pozitív visszajelzés kultúra, amelyben nemcsak a vezető, de a kollégák egymás között is gyakorolják a dicséretek, elismerések megfogalmazását, és egyáltalán nem csak szakmai eredményekre vonatkozóan. A hálánkat segítőkészségért és türelemért, a csodálatunkat kreativitásért, a személyiségjegyeket, amiket kedvelünk másikban, és mindent, amit a másiktól tanulunk, hangsúlyozzuk.
• A hangulatstabilitásért felelős szerotonin termelését a fölösleges stressz és feszültség gerjesztés elhagyásával közvetlenül segíthetjük (már korábban szóba került, hogy a szorongásainkat nem szerencsés kivetíteni a kollégákra). Ezen túl mi például bevezettük a hosszabb fix ebédidőket, amikor ösztönözzük a kollégákat, hogy levegőzzenek is egyet, a csendes munkavégzési órákat, amikor nem zavarjuk egymást, hogy legalább mi biztosítsuk az elmélyült munka feltételeit kollégáink számára
• Endorfint pedig a közös nevetések és kikapcsolódás tud építeni a szervezetünkben. Nálunk heti online csapatépítők vannak munkaidőben. A csapat eleinte vegyesen fogadta az ötletet, sokan kidobott időnek tekintették, de idővel saját elmondásuk szerint ez lett a hét fénypontja. Minden héten egy-másfél óra közös kikapcsolódás. Egy gyors Kahoot vagy ?entimeter kvíz, részben belsős poénokkal, aztán olyan témák körüljárása és közös tesztek készítése, mint a szeretetnyelvek, a személyiségtípusok, a stressz- és konfliktuskezelési trükkök. Igaz, ezt az időt elveszítjük termelés oldalon, de termelékenységben sokszorosa visszaköszön! 🙂