Így kezdd el automatizálni a folyamataid

Sok vállalkozó gondolja azt, hogy az üzleti folyamatok automatizálásához szakértőnek kell lennie olyan területeken, amelyek számára ismeretlenek, ezért inkább marad a már jól bevált, old school megoldásoknál. Tapasztalatból tudom viszont, hogy az automatizáláshoz nem szükséges elmélyedni számodra idegen területek ismereteiben, helyette inkább kitartás, kreativitás és rendszerben való gondolkodást kell ahhoz, hogy megtaláld a számodra leghasznosabb önműködő folyamatokat.

Miért van szükséged automatizációra?

• időt spórolsz: az automatikus folyamatok időt és energiát takarítanak meg neked
• fókuszáltabb leszel: felszabadul egy csomó időd, így koncentrálhatsz azokra a feladatokra, amelyek fejlesztik a bizniszed, például a márkaépítésre vagy az értékesítésre
• adatokat nyersz: az automatizációs szoftverek értékes adatokat gyűjtenek a működésedről és az ügyfeleidről, így könnyebben tudsz majd optimalizálni.

Hogyan kezdj neki?

Én sem úgy indítottam az első vállalkozásom, hogy mindent egyből automatizáltam volna. Viszont ahogy egyre komplexebbek lettek a feladatok, úgy jöttem rá, hogy szükségem lesz a folyamatok egyszerűsítésére. Idővel rengeteg olyan automatizmust sikerült kialakítanom, amelyek számodra is segítséget jelenthetnek, valamint időt és pénzt spórolhatnak neked.

Egy induló vállalkozás esetén nincs probléma a napi két-három emaillel és azzal sem, hogy havonta kiállíts pár számlát, vagy elkészíts néhány szerződést. De mit csinálsz akkor, ha még mindig egyedül vagy a bizniszedben, ami egyre fejlődik? Ha már nem csak két-három számlát kell kiállítanod, hanem harminc-negyvenet, szerződéseket és teljesítési igazolásokat kell készítened, emellett pedig özönlenek az emailek? Hiába vagy precíz, neked vállalkozóként nem ezekkel kell foglalkoznod, hanem az üzletfejlesztéssel vagy az értékesítéssel. A folyamatok automatizálásával nagy terheket vehetsz le a saját válladról és arra fókuszálhatsz, ami előre viszi a vállalkozásod.

Vállalkozóként az első folyamat, amit automatizáltam, a számlázás volt. Viszonylag korán elkezdett idegesíteni, hogy kézzel kellett kiállítani a számlákat, amiket aztán jobb esetben nem hagytam el és feladtam postán. Az erre kitalált önműködő rendszer a részfeladatoknak a nagy részét a elvégezte helyettem, én pedig a felszabaduló időt az alaptevékenységemre tudtam fordítani: még több weboldalt készítettem az ügyfeleimnek, majd nekik is elkezdtem beállítani a rendszert, ahol minden rendelés leadásakor automatikusan elkészült a számla.

Miért fontos az automatikus számlázás az online vállalkozások esetében?

Egy webáruház elkészítése során arra törekszünk, hogy az ügyfél számára megtaláljuk a legoptimálisabb online megoldásokat. Ezek alól a számlázás sem kivétel. Legyen szó díjbekérő készítésről, automata számlázásról rendelési státusztól függően, a rendszer mindent automatikusan végez. Az ügyfél így nem tud hibázni, mert a folyamatokat nem manuálisan végzi. Továbbá rengeteg időt spórolsz, mivel a szoftverek a szükséges folyamatokat rögtön elvégzik, a nap 24 órájában. Arról nem is beszélve, hogy ez a megoldás a vásárlónak is sokkal kényelmesebb, mert azonnal megtörténik minden, és a vásárlása után rögtön kap visszaigazolást annak megtörténtéről és rögtön érkezik a számla is. A gyorsaság növeli a vállalkozásodba vetett bizalmat és annak esélyét is, hogy a vásárló visszatér.

És ez még nem minden! Biztos vagyok benne, hogy nálad is előfordulnak utalások, amelyeket fel kell dolgoznod. Ma már ezt a feladatot is könnyen lehet automatizálni és rengeteg szenvedést lehet ezzel orvosolni, mivel az utalások közleményébe írt azonosítót a számlázó automatikusan felismeri. Ha sok utalás beérkezését kell adminisztrálnod, akkor el tudod képzelni, hogy mekkora segítség egy ilyen megoldás.

A leggyakoribb tévhitek az automatizációval kapcsolatban

Sokan gondolják azt, hogy az automatizálásnál csak egyszer kell beállítani a folyamatokat és utána minden megy, mint a karikacsapás. Valójában ezeket a rendszereket folyamatosan finomítani kell, hogy mindig a leghatékonyabban szolgálják a céljaid. Minden automatizmust van hova fejleszteni és mindig lehet jobb beállítást csinálni, a meglévőket finomhangolni.

Hadd osszam meg veled a testvéremmel közös vállalkozásunk, az RB Fitness nevű konditeremhez kapcsolódó tapasztalataimat az automatizálás terén. Induláskor vásároltunk egy szoftvert, ami a vendégek bérleteinek rendszerezésében segített, és támogatta az értékesítést is. A rendszer tökéletesen alkalmas volt a kezdeti alacsony vendéglétszámára. Elég hamar találkoztunk viszont az alábbi nehézségekkel:

1. A kiadott kulcsok eltűntek, ezért zárakat kellett cserélnünk.
2. Fogalmunk sem volt arról, hogy kik járnak a terembe, milyen rendszerességgel, egy vendég átlagosan mennyi pénzt költ, mennyi időt tölt a teremben, stb.
3. Nem tudtuk motiválni a vendégeket, mert nem volt semmilyen adatunk róluk.

Ezek a problémák arra késztettek bennünket, hogy sokkal jobban kell ezt csinálnunk, ha növekedni szeretnénk. Pontosan tisztában voltunk a problémákkal, vagyis tudtuk, hogy milyen szoftverre van szükségünk, annak mit kell tudnia. Viszonylag gyorsan meg is találtuk és ennek hála most már minden vendégről tudjuk, hogy mikor szokott járni a konditerembe, mennyi időt tölt ott, melyik fehérjét szereti a legjobban, egy hónapban mennyit jár edzeni, mennyi pénzt költ, stb. Gyakorlatilag a számunkra fontos összes információ birtokában vagyunk a vendégeinkről, így tudjuk folyamatosan javítani és bővíteni a szolgáltatásainkat.

Például bevezettünk egy olyan automatizmust, ami minden bérlet lejárta előtt 5 nappal figyelmezteti a vendéget, hogy le fog járni a bérlete. Ha akkor meghosszabbítja, kedvezményt kap. Ha 2 nappal előtte még nem hosszabbította volna meg, akkor pedig egy automata email-t küld a rendszer, ugyanezzel az üzenettel. Zseniálisan működik, rengeteg időt és pénzt spórol az egész vállalkozásnak azáltal, hogy nem manuálisan kell ezeket az emaileket megírnunk, és számon tartani, hogy kinek kell kiküldeni, plusz további bevételt is generál a felajánlott kedvezménynek köszönhetően. 

Hogyan lehet nálad is bevezetni az automatizmusokat?

Ha te is szeretnél olyan automatikus folyamatokat bevezetni a vállalkozásodban, amelyek időt és pénzt spórolnak neked, plusz segítenek megismerni az ügyfeleid, akkor első lépésként tedd fel magadnak a kérdést: mik a nehézségeim? Mi okoz jelenleg gondot a vállalkozásomban?

Ha megvannak a problémák, akkor kezdd el visszamodellezni ezeket a folyamatokat. Nagyon jó vizualizáló eszközök vannak erre, én például a draw.io-t szoktam használni. Vagy egyszerűen fogj egy papírt és rajzolod le a folyamatokat, lépésről lépésre. Segíthet az is, ha megvizsgálsz olyan rendszereket, amelyek tetszenek neked és megpróbálod azt is lerajzolni, hogy náluk vajon hogyan működhetnek a folyamatok.

A fentiekből láthatod, hogy az automatizálás minden vállalkozás életében rendkívül fontos, és valószínűleg a te bizniszed fejlődésének is ez a kulcsa. Érdemes átgondolnod, hogy jelenleg melyek azok a dolgok, amelyeket Te magad végzel el, viszont kényelmesen rá lehetne bízni őket egy olyan “robotra”, amely leveszi rólad ezt a terhet és így azzal foglalkozhatsz, amivel valóban kell.