Hogyan ismerheted fel a digitális könyvelőt? – íme 5 tuti szempont

Turay Dia

Turay Dia

Megosztás itt: facebook
Megosztás itt: email
Megosztás itt: linkedin
Digitális könyvelő

Mostanában kevés olyan cikket olvastam könyvelés témában, amiben ne szerepelt volna legalább egy-egy rövid bekezdés erejéig a digitalizáció, itt pedig nyilván átlag feletti sűrűségben hemzsegnek az ilyen – jobbnál jobb – írások (például ez). A folyamatok automatizálása és digitalizálása egyrészt egy erős elvárás (a NAV részéről), másrészt egy lehetőség arra, hogy a könyvelők munkája ne az adatrögzítésről szóljon.

Ez azonban nem azt jelenti, hogy a személyes találkozások (ha hamarosan újra lehetőségünk lesz ezekre), azaz az emberi tényező teljes mértékben kiváltandó, vagy egyáltalán kiváltható lenne – csak már nem arról fognak szólni a beszélgetések, hogy “de azt a számlát már múlt hónapban hoznod kellett volna”. Ehelyett például arról, hogy a naprakész adatok alapján előre jelezze a következő havi fizetendő áfát, vagy épp a likviditás alakulását vitassa meg Veled. A minap belebotlottam egy komment-csatározásba Facebookon, ami egy teljes mértékben digitális könyvelőirodát ajánló poszt alatt robbant ki. A kommentelők egy része az iroda árazását tartotta irreálisan alacsonynak, de nagyon sokan azon a véleményen voltak, hogy nem lehet mindent automatizálni, és bizony, a személyes találkozásra, egyeztetésre igenis szükség van (“Kórosan ki akarja iktatni mindenki a papírt és az embert egyszerre az egészből.” – szóltak az érvek).

A könyvelő személye mindig is nagyon fontos eleme lesz a digitális könyvelésnek is – az okos automatizmusoknak köszönhetően sokkal több idejük is marad beszélgetni az ügyféllel. Egyeztetésekre pedig továbbra is szükség lesz, akkor is, ha a könyvelési anyagok nem papíron érkeznek. A digitális könyvelő látja a számláidat, nem tölt feleslegesen végeláthatatlan órákat adatrögzítéssel, naprakész adatokkal rendelkezik a vállalkozásod pénzügyeivel kapcsolatban, bármely tetszőleges időpillanatban. És ha most azt érzed, hogy igen, én is ilyet akarok, joggal merülhet fel a kérdés is, hogy vajon hogyan ismered fel, ha találkozol eggyel.

Honnan tudod, hogy digitális-e a könyvelő?

Milyen jó is lenne, ha lenne egy szám, amit egy bizonyos skálán elhelyezve egyértelműen látszana, hogy az adott könyvelő mennyire digitális! Sajnos ilyen szám nem létezik, legalábbis egyelőre – így tehát érdemes az alábbi szempontokat megvizsgálni. 

1. Hogyan jelenik meg az online térben?

Online keresel könyvelőt, vagy megkérdezted az ismerőseidet, kaptál pár ajánlást, de szinte reflex, hogy azokra is rákeresel az interneten? Nincs honlapja, vagy ha van is, olyan, hogy inkább ne is lenne? Facebook oldala sincs? Ezek nélkül természetesen lehet szuper szakember és digitális a könyvelő, hiszen a marketingnek nincs köze ahhoz, hogy milyen megoldásokat használ – mégis, olyan ez, mintha épp a cipésznek lenne lyukas a cipője, nem? Ha tehát van egy informatív, és esetleg még a szemnek is kellemes honlapja, vagy legalább egy céges Facebook-oldala, esetleg blogja, érdemes továbblépni a többi szempontra.

2. Hogyan könyvel?

Kinyomtatva kéri az e-számlákat is? Vagy használ valami olyan okos megoldást, aminek segítségével nemcsak a kimenő, de a bejövő számláidat is automatikusan látja? Nem riad meg attól, ha szeretnél közös felületet használni vele, esetleg az ügyviteli rendszereddel is összekapcsolható a könyvelő szoftvere? Magától kér könyvelői hozzáférést az online számlázódhoz? Ugyan kívülről ezek alapján még nem fogod tudni megítélni, hogy például a banki tranzakciókat automatizáltan emeli-e át a könyvelésbe, de ezek jó jelek, gyaníthatóan jó helyen jársz. 

3. Hogyan szervezi a feladatait?

Ügyfélként nehéz ezt megítélni, de ha felajánlja az online könyvelést (ez a jelen helyzetben különösen hasznos feature), vagy kifejezetten online könyveléssel hirdeti magát, valószínűleg képes az adatok pusztán digitális formában történő fogadására (legyen az akár egy emailben átküldött scannelt számla, akár az ügyviteli rendszeredből átemelt adat) és feldolgozására. Illetve feltehetően egy Zoom-megbeszélést sem tart ördögtől valónak. 

4. Hogyan, milyen attitűddel kezeli az ügyfeleit?

Ez “soft” terület, legalábbis az előzőekhez képest mindenképp. Érdemes megkérdezni, hogy kérésedre készítene-e minden hónapban egy rövid, áttekinthető riportot a vállalkozásod működéséről (pl. likviditás, vagy kintlevőségek alakulása). Amennyiben digitális a könyvelő, véleményem szerint erre a kérdésre nem szabad, hogy felszaladjon a szemöldöke, hiszen az adatok szinte valós időben rendelkezésre állnak, és akár automatizáltan, akár egy kis manuális munkával, de gyorsan és egyszerűen összerakja a legfontosabb grafikonokat számodra. Esetleg megkérdezheted még, hogy úgy egyébként mit gondol, mennyire befolyásolja egy könyvelőiroda sikerességét manapság, hogy digitális megoldásokat használ-e, de talán már az előző kérdésre adott válasza alapján sem fogsz háttal ülni a tévének. 

5. Fontos számodra az adataid biztonsága?

Aki nagy számú digitális adattal dolgozik, tisztában van az adatvesztés kockázatával, illetve nagy valószínűséggel az adatok kezelésére vonatkozó szabályozással is. Ha a számlákat a freemail-es címére kéri, azért kérdezz rá, nem lehetne-e legalább Google Drive-ot vagy Dropboxot használni erre a célra, és gondold át, hogy biztonságban éreznéd-e az adataidat nála. Ha a könyvelőprogramja kapcsolódik az ügyviteli rendszeredhez, és a számlákat ide, egy közösen használt, biztonságos felületre töltöd fel, ráadásul a szerződéskötés során az adatvédelmi tájékoztatóját is láttad, talán nem is maradt több kérdés. 

Jelenleg ezeket a kérdéseket nem érdemes megspórolni, ha tényleg olyan könyvelőt keresel, aki nemcsak szakmailag kifogástalan, de a digitalizáció hullámait is magabiztosan lovagolja meg. (Te a magad részéről hasznosnak tartanál egy olyan minősítést, ahol ezeket a kérdéseket felteszik helyettünk?)

Megosztás itt: facebook
Megosztás itt: email
Megosztás itt: linkedin