Google Workspace: amikor már nem a mindentismegoldok@gmail.com-ról szeretnél ajánlatot küldeni

Nagy Bence

Nagy Bence

Google Workspace bevezetése

Micsoda rumli! “Mert az támogatja a kreativitást” – állítják a rendetlenség egyes gazdái. Lehetséges, hogy bizonyos esetekben van összefüggés, de a digitális káosz egész biztosan nem támogatja a hatékony munkavégzést. Hogy céges vagy vállalkozói környezetben hogyan szedheted rendbe a levelezésedet, arról hoztunk most összefoglalót: a Google Workspace bevezetéséről, és előnyeiről – mert hátrányokat egyelőre nem nagyon ismerünk. 

Valamennyien Gmail-es levelezéssel indultunk, az Y generáció felettiek talán még Freemail, Citromail vagy Yahoo felhasználók is voltak, de jobbára mind ismerjük és használjuk a Google email-rendszerét. Elégnek bizonyul magáncélokra, sőt, bizonyos cégméret alatt is munkára is jól használható, de eljön a pont, ahol már a fejünkre nőnek a bejövők-kimenők és különböző témák rendezetlen ezrei. 


Ahogy a webshopok esetében is (az evolúció három szintjéről itt írtunk), a céges feladatokhoz kapcsolódó levelezés is több különböző ponton fejleszthető a következő szintre. Amikor pedig elegünk lett a “sima” Gmail-ből, akkor választhatjuk a Google Workspace szolgáltatását.

A Google Workspace egy komplex előfizetéses csomag cégek számára, amely biztosítja az üzleti levelezést, az ehhez szükséges tárhelyet és egyéb kiegészítő szolgáltatásokat, amelyek növelhetik a céged hatékonyságát.
(
Forrás: WPViking Agency)

Céges domain szerinti végződést kapsz (a túl jól ismert @gmail.com helyett), bőven elegendő helyet az ajánlatoknak, kapcsolódó anyagoknak, a legnagyobbak számára elérhető szintű adatbiztonságot: ezek a “nem mindegy” szempontok, amikor már profi vállalkozóként emailezel. Bár ez nem szigorúan véve “webes” feladat, nem fejlesztők és webdesignerek kellenek hozzá, mégis sokszor megtalált már minket a kérdés, hogyan és mikor érdemes váltani, és főleg mire. Vállalkozóként pedig én magam is tudom, hogy 10-ből 9-szer nem jól működik a céges levelezés. Főleg egyszemélyes cégek, szabadúszók számára “a világ legjobbja” a Google Workspace, mert szerintünk sokkal-sokkal több értéket kapsz, mint amennyit kifizetsz érte. Főleg mert nemcsak levelezés, hanem Drive, Calendar és a vállalkozás adminisztrációs hátterének számos más feladatát kiszolgáló funkciók is vannak benne. De nézzük meg cégméret szerint, kinek miért előnyös a használata!

Ha szabadúszó vagy

Coach, grafikus, szövegíró, marketinges, virtuális asszisztens (tehát lényegében az ex-katások), vagy offline üzletet üzemeltető vállalkozók – náluk mind tökéletesen tölti be funkcióját a Google megoldása. Mennyivel elegánsabb, ha a szabaduszowebdesigner@gmail.com helyett üzleti email-címről levelezel, nem? Ráadásul az ügyfeleiddel megosztva kezelheted a szükséges dokumentumokat, táblázatokat, teljes mappákat, prezentációkat, naptárat, és online megbeszéléseket, aminek ők is örülni fognak. 

Tíz fő alatti cégek közül azoknak, amelyeknek élénk az email-forgalma, nem lesz kifejezetten olcsó, de a durván 5 EUR felhasználónként még mindig bőven megfizethető. Ha például sok ajánlatot adsz, ahol kifejezetten fontos, hogy célba érjen az üzeneted, ott ideális rendszert építhetsz a Workspace-en. 

Jelenleg a WPViking Agencynél is 6-7 munkatárs dolgozik, és mi is nyugodt szívvel küldünk üzenetet, mert tudjuk, hogy az ügyfelünk megkapja, és nem a spam-ben fog landolni. Amíg egyedül menedzseled a céget, addig majdnem mindegy, hogy mit használsz, de amint ügyféllel, vagy a kollégáiddal is szeretnéd egyeztetni a naptáradat, a megosztott dokumentumokat, és nem a személyes tárhelyeden és programjaiddal keverve szeretnéd ezt megtenni, máris eljött a váltás ideális pillanata. 

Ha 2-3 fős vállalkozást viszel

Ahogy a legkisebb vállalkozások esetén, neked is profibb, jobban kezelhető, és kollaborációra alkalmasabb eszközt nyújt a Workspace, mint amit korábban (feltehetően) használtál. Talán alaposan belemerültél a digitális megoldások világába, mégsem érzed, hogy önállóan végig tudnál menni a váltáson: ebben az esetben érdemes egy dedikált projekt keretében nekiállni  a szükséges lépések megtételének. Szükség lehet érthető összefoglalásra, előkészítésre, valakire, aki tisztában van a funkciókkal – és a te céges működéseddel is! A technikai beállítások ugyanis még nem minden, sőt, ha nem az általatok kialakított és logikus működésre válaszol a Workspace rendszere, megint ott vagy, ahol a part szakad.

Ha 4-10 fős vállalkozásod van

Előfordulhat, hogy egy száz fős vállalatban csak hárman leveleznek akítvan, a többiek sokkal kevésbé, vagy egyáltalán nem használják a céges címüket. Ebben az esetben itt is csak három licenszre van szükség, de ez a három ember például az info@-leveleket is megkaphatja. Itt is, ahogy az előző két esetben is nagyon fontos, hogy a cég működése során már kialakult logikai rendszerben tervezzük meg a Workspace használatát is. 

”Nem engedhetjük meg magunknak, hogy ne legyen rendszer.” – a legnagyobbak egész biztosan rendet kell, hogy tartsanak: legyenek gyűjtő-emailek, info@, uzletag1@, uzletag2@, és így tovább. Vezetőként, pénzügyesként, marketingesként minden funkcióban más hozzáférésekre és csoportmunkára van szükség, így az átlátható és logikus rendszer kialakítása még sokkal fontosabb, mint egy kisebb cégnél. Beszerzes@, ertekesites@, marketing@, penzugy@, ugyfelszolgalat@, visszajelzes@, konyveles@ – ezek az emailcímek mind megkaphatják a céges végződést, takaros rend van, és átlátható tisztaság. Ráadásul amikor valamelyik kollégát személyében más váltja fel, az emailcímekhez nem kell nyúlni, ráadásul az új ember vissza tudja keresni a régi szálakat ugyanabban a mappában, ahol az elődje dolgozott. 

Hogyan állunk át? 

A bevezetési folyamatban a következő kérdéseket például mind feltesszük: 

  • hogyan emaileztek?
  • hány személy használja a levelezést? 
  • egy központi emailcímet használ mindenki, esetleg egyéni alias-okat? 
  • min leveleztek: Gmail-re van bekötve, vagy valamilyen webmail-re?, egy klienst-t használtok?
  • mennyi tárhelyre van szükségetek?
  • milyen biztonsági előírásoknak kell megfelelnetek?

Sok cégnél (főleg az organikus növekedés miatt) nincsenek követhető logikák a használt levelezési rendszer mögött. Háromról hirtelen nyolcra nőtt a létszám, össze-vissza érkeznek az új emailcímek, összekeverednek a személyes és a céges levelek, és így tovább. Amikor megértjük, hogy mennyi időt fogunk spórolni, és mennyi potenciális hibát előzünk meg a rendrakással, biztos bevezetünk egy új rendszert, a már meglévő tapasztalatok alapján. 

Ha megvan a logika (és már megvan a weboldal, meglévő domain-címmel), erre hozunk létre Workspace-t, ahol nem keverednek el fontos üzenetek, nem kutyuljuk össze a személyes témáinkat a céges ügyeinkkel, és azonnal megtaláljuk a megfelelő pdf mellékletet, ha árajánlatot küldünk. Személyes fiókból például egy csatolmány sokkal valószínűbben landol a Promóciók mappában, mint ha profi céges címről érkezik. 

Tárhelyet is kapsz vele, ahol a gyerekkori fotóid már nem kavarodnak a munkához használt egyéb file-ok közé, és a következő fontos megbeszélésed időpontja nem ugyanott lesz, ahol a heti tornaórád (bár természetesen ezeket össze is tudod hangolni, hogy valóban, véletlenül se ugyanoda kerüljenek, időben).

Létre tudsz hozni alias email-címeket, például a szamla@cegedneve.hu fogadhat mindent, ami számlázássaal kapcsolatos. Ezekre ráadásul címkéket is tehetsz, hogy automatikusan csoportosítsa őket a rendszer, és soha ne tegye spam-be. Ahogy növekszel, üzletáganként, vagy szolgáltatásonként is létrehozhatod majd az újabb és újabb alias-okat. Amikor például mi többen lettünk üzlettársak, csak létrehoztam a megfelelő címeket attila@, dani@ nevekre, és a szükséges csoportos emaileket: info@, hello@, kerdezekvalamit@, stb., amit csak fontosnak láttunk. 

Egy kisebb hazai tárhelyszolgáltató minden igyekezet ellenére sem tudja azt a szolgáltatási színvonalat (és folyamatos fejlesztést) nyújtani, mint a Google. Volt olyan ügyfelünk, aki éves szinten 50-60 gigányi levelezést “állított elő“, így csak a tárhelyszolgáltató díja magasabb volt, mint egy vérprofi rendszer mindenestül, korlátlan levelezéssel. Ma már náluk is tiszta, hogy melyik dolgozó milyen file-okhoz fér hozzá, hogy hogyan osztják el a feladatokat, és persze a költségek is észszerűbbek. 

Természetesen nem egyik napról a másikra történik az átállás. Ha valamelyik kolléga technikailag nincs a topon, és azt mondod neki, hogy holnaptól csak Gmail-ről levelezhetsz, talán kétségbe fog esni. Mindenkit fel kell készíteni, meg kell tanítani nekik az új rendszert, ahogy minden más rendszer bevezetésénél is történik. Például a könyvelésen előfordulhat, hogy minden emailt, amiben a “számla” szó szerepel, megcímkézünk, hogy mindig a könyvelőhöz érkezzen: így tuti, hogy például a NAV emailje sosem lesz spam, sőt, rá tudok tenni egy nagy NAV feliratot, hogy biztosan ne kerülje el a figyelmeteket. Ezt is szívesen megmutatjuk a kollégáknak.

Extra kis okosságok

Nem azért Google a Google, hogy kihagyja a ziccereket… Például klassz, hogy a levelező már beépített OCR-rel rendelkezik, tehát egy beszkennelt pdf-ben is tud keresni, így tényleg mindent megtalálsz, amire rákeresel, és akár auto-címkéket is bevezethetsz. Ügyfélnév alapján rögtön beteszi az beérkező levelet a megfelelő ügyfeledhez, és itt is mindent stimmelni fog. Amikor egyszerre rádöbbensz, hogy a céges levelezésben káosz van, szívesen segítünk a bevezetés folyamatában: akár egy 15 perces konzultáció is elég lehet, és máris “alkotó rendben” foghatsz bele a vállalkozásod céljainak megvalósításába.