Full Remote: Motorház

“Software is eating the world.” (Marc Andreessen, 2011)

Ha már automatizmusok, okos működés és üzlet: az jutott eszembe, a mélyebben szántó gondolatok mellett talán hasznos lehet, ha egészen egyszerűen megosztom, milyen digitális eszközöket használunk. Angolosan mondva ez egy lehetséges “full remote-only stack”. Betekintés a motorházba, a működésünket hajtó látványos és kevésbé látványos részekre. Avagy hova és milyen mélyen ette már be magát szoftver a mindennapjainkba, Marc Andreessen mondására utalva.

Az értelmezéshez néhány gondolat:

1. Tanácsadással foglalkozunk, elsősorban nemzetközi piacra vitel a fókusz. Erre a profilra van felépítve és kitapasztalva a mutatott technológiai háttér. Neked biztosan más kell, de hátha néhány eszköz ötletet ad.
2. Épp most. Ez nagyjából a jelenlegi, 2021 elején érvényes állapot, az aktuálisan velünk lévő eszközök – folyamatosan próbálgatunk, és persze az eszközök is változnak, nem mindig számunkra kedvező irányba.
3. Mivel kifejezetten nagy cégekkel és gyakran érzékenyebb adatokkal is dolgozunk, időről-időre kötelességünk is átnézni az aktuális infrastruktúránkat. Pont ez adta ennek a cikknek az ötletét is, ha már úgy is van listánk, miért ne
4. Méretünk és a megosztott működés miatt elég nagy rugalmasság szükséges technikailag is néhány területen – nem csak “Bring Your Own Device”, azaz a kollégák saját eszközeinek használata elfogadott, hanem a saját szoftvereket, próbálkozásokat is bátorítjuk. így fejlődünk mi is tovább.

Biztosan vannak jobb eszközök (megjegyzéseket örömmel veszek, de tényleg!), kiforrottabb, jobb megoldások, a cél mindössze annyi, hogy felvillantsak pár lehetséges digitalizációs irányt és rövid távon is kihasználható gyakorlati megfontolást. Talán az “elég jó”-ig már eljutottunk pár év alatt.

Kudos: Köszönet az AbilityMatrix csapatának a hihetetlen kísérletező hozzáállásért, és külön Kovács Anikónak a kitartó áttekintésért!

TÉMAKÖRÖK:
Alapok – Csoportmunka támogatása – Feladatkiosztás, projektek – Tanácsadási eszközök – Meetingek szervezése és eszközei – Sales & Marketing – Web jelenlét / blog – Adminisztráció (pénzügyek, jog)

1. Alapok

Operációs rendszer + helyi szoftverek témakörön átugranék – nincs preferencia, kinek mi esik kézre, használja azt, a lényeg a felhős szolgáltatások megfelelő elérése.

A böngésző már fontosabb kérdés. Bár itt sincs fix elvárásunk, néhány toolnál tudjuk, hogy csak adott böngészővel működik megfelelően (jellemzően Chrome), a mi méretünkben nem éri meg ezzel túl sokat foglalkozni, ráfejleszteni, stb – “ha akad, használd azt, ami nálunk már bizonyított”.

2. Csoportmunka

Egymás közötti gyors kommunikáció:

• Slack
• ügyféligény esetén Microsoft Teams

Megosztott file-ok, folderek:

• Google Workspace (“G-Suite”) az elsődleges megosztó: Google Drive, Google Docs, Google Sheets… ami érdekes, hogy a Google Slides-ot erősen kerüljük (nem hozza a kellő szintet a prezentációk professzionális formázásában)
• ügyféligény esetén: Microsoft Teams, Tresorit, esetenként Dropbox. Igazodunk.
• OneDrive, és iCloud szintén felbukkan – ezek már közelebb a magán használathoz (mobilos szinkronizációk, illetve magán és üzleti célra is használt átfedések esetén)

File szerkesztések:

• Saját gépen Microsoft 365 (leánykori neve Office 365), az Excel és a Powerpoint ugyebár verhetetlen és nálunk helyettesíthetetlen, a Word pedig szimplán praktikus
• OneNote – nem is csak “tartós és megosztott jegyzetekre”, hanem egyfajta “előkészítő” státuszra, meetingek, emailek, pitchek előzetes jegyzeteinek összerakása és megosztása

3. Feladatkiosztás, projektek

Breeze.pm – egy holland startup fejlesztése, “kártya-alapú”, agilis projektmenedzsment rendszer. Az óra elszámolás és a mindenféle integrációk egyszerűsége miatt szeretjük.

Nem standard összekötések:

• Zapier – automatizál különböző alkalmazások API-jai között. Szerencsére az egyes alkalmazások is egyre jobban összeköthetőek, de ha még mindig marad lyuk, érdemes megnézni, a zapier tudja-e támogatni
• UIPath – ez inkább nagyobb cégekre kialakított “robotizálás” (árban és működésben is), de jópofa dolgokat lehet vele összehozni, ha több alkalmazás között kell mozgatni adatokat és nincs API, de manuálisan ismétlődő a tevékenység. (Pl. havi rendszeres riport letöltése, másolása, máshova betöltése, megformázása, lementése, elküldése)

A napi prioritásokat én Todoist-ban nézem. Itt összeér work és life, ezzel kelek, a mindennapi el-ne-felejtsem személyes központja.

4. Tanácsadáshoz kapcsolódó eszközök

Webes információk gyűjtése és elemzése:Figyelem: a webscraping-nek szürke, vagy akár egyértelműen illegális felhasználási területe is lehetséges. Függően a felhasználás céljától, az adatok jellegétől, vagy a lekérdezés pontos módjától-gyakoriságától. Érdemes előzetesen utánanézni a konkrét felhasználás jogi és technikai hátterének.

• skrapp.io Email címek, domainek ellenőrzése
• webscraper.io weboldalról strukturált információk eseti legyűjtésére és adatbázisba rendezésére (pl. céges információk, termékek, árazások)
• Zurvey Neticle fejlesztésű szövegelemzés, topikok meghatározásához használjuk

Publikációk és írásos kommunikáció:

• grammarly Jól beépülő angol nyelvtan ellenőrző add-on. Kicsi, de nagy dolog mégis.
• hemingwayapp.com Az angol nyelvű szöveg olvashatóságát értékeli és segíti. “Hanyadik osztályos tanuló tudná kényelmesen olvasni?”
• Fiverr Oké, ez nem feltétlenül tool, nemzetközi szabadúszók kimeríthetetlen forrása – lektoráláshoz és kisebb besegítésekhez gyors és hatékony.

5. Meetingek szervezése és eszközei

Videohívások:

• whereby.com A whereby érdekessége, hogy állandó szobákat (meeting roomokat) hoz létre. Mintha lenne egy virtuális tárgyaló, ahová bejöhet X számú vendég. Az egyik előnye, hogy letöltés nélkül is megbízhatóan működik (Chrome-ból). A másik, hogy nem kell linkekkel babrálni, fejből (illetve böngészősávból) adja magát.
• …és persze Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Skype, sőt, Facebook Video call – ha az ügyfél preferencia megkívánja, vagy technikai okból át kell állni.

Meetingek szervezése:

• Skedda a “virtuális tárgyalóink” kezelésére. Nem teljesen erre van kitalálva, de pont jó a logikája a virtuálisra is
• Calendly – ha az időpontfoglalás lehetőségét átadjuk a túloldalnak, valamint ha nagy mennyiségben kell kiadnunk lehetséges időszakokat

6. Sales & Marketing

Hubspot – saját és ügyfélcélokra is preferált CRM, főleg a gmail-alapú levelezésbe épülése miatt (az automatikus letárolás és a levélnyitás-jelzés aranyat ér, még ha nem is működik 100%-osan)

Automizy – tömeges email kiküldésre, emailes automatizált marketing kampányok építésére, contact adatbázis kezelésre egy kézre álló tool remek supporttal – ismerős csapattól (köszi Gábor! )

Zopto, MeetAlfred – LinkedIn-hez integrált tömeges megkeresésekre, induló beszélgetések kezelésére

7. Web jelenlét / blog

WordPress: blogmotor, mindenki ismeri, sokat nem tudunk róla mondani. Illetve tudunk, de az tényleg sok lenne. (Illetve Nagy Bence PARK-cikkeiben mélyebben belenézhetünk.)

Github: a weboldal statikus részét github alatt hostoljuk. Arra jöttünk rá, hogy érdemesebb leválasztani azt, ami nem változik, és olyan helyre, olyan formátumba tenni (statikus HTML), hogy biztonsági és karbantartási szempontból is kényelmesebb legyen. A WordPress néha megbicsaklik, vagy biztonsági rések keletkezhetnek rajta, így maga a weboldal független a blogtól.

Leadpages: a piacra lépés tesztelése során számos esetben alakítunk ki tesztoldalakat a különböző hipotézisek tesztelésére, ezeket Leadpagesben rakjuk össze. Kezeli a feliratkozást, letölthető anyagokat.

Typeform: szerintünk az egyetlen olyan kérdőív készítő rendszer, ami UX szempontból megüti a szintet. Mobilról és webről is gyors, egyszerű, könnyen kezelhető, így alig van kitöltési nehézség miatt lemorzsolódás. Használjuk mindenre.

Upscribe: Kifejezetten a Medium.com-os cikkeinken feliratkozók gyűjtése.

Bigstockphoto: projektek dokumentálásához többnyire fizetős képeket használunk, a tanácsadási anyagaink, vagy prezentációink sok esetben kiadvány minőségűek, ezekhez jobb minőségű képek is kellenek. A Bigstock az egyik ilyen jól bevált oldal, 2014 óta használjuk

8. Adminisztráció (pénzügyek, jog)

Szerződések elektronikus aláírása:
Meglepő módon, még mindig nagyon sok helyen (=túl sok) várják el a kinyomtatás-scannelés rutint. Mi igyekszünk már ebben is edukálni és átállni, a remote működésben a fizikai papír elég nagy teher.

• DOQDrive – egyszerű elektronikus aláírás, mobilról, azonnal, kényelmesen, leginkább egyoldalú nyilatkozatok és pl. a külföldi kollégák kezelése miatt szeretjük
• Trustchain – szintén hazai aláíró eszköz, elsősorban startup körökben feljövőben (szintén hamarosan a PARK-ban!:)
• HelloSign, DocuSign – általában külföldi partnerek előírásaihoz igazodva elfogadjuk – a scannelésnél több, a digitális aláírásnál kevesebb

Scannelés:

• Microsoft Office Lens (IOS version itt) – ingyenes mobil app, a felhasználói felületét erősen szokni kell, de cserében nagyon jó minőségű dokumentumokat állít elő és tárol el

Számlázás:

• Számlázz.hu, mi mást is mondhatnék ezen a fórumon :), de valóban évek óta használjuk megelégedéssel (köszönjük!)

Jobban belegondolva, minket már fel is falt a szoftver, nem csak kóstolgat. És nem kényszerből digitalizáltunk – önként és dalolva, jellemzően alulról felfelé jutottunk el egy 40-50 szoftvert rutinszerűen használó agilis és rugalmas működéshez. De erről talán majd egy másik posztban… 🙂

Témában további cikkajánló. A távmunka elkezdéséről, kulturális és szervezeti hatásokról egy tavalyi cikkünk, még a pandémia kezdetén: Koronavírus és a távmunka, hogyan kezdjünk bele