Frissbox: egészséges és flott ételkiszállítás á la PARK

Szeszlér Vera

Szeszlér Vera

Frissbox_főkép

Ismersz olyan ételházhozszállítással foglalkozó céget, ami az egészséges étkezésre specializálódott, ráadásul határainkon túlról érkeznek a fogások, teljes körűen automatizált háttéradminisztrációval? Ha még nem sokat, ne csodálkozz: a Frissbox Magyarország még csak idén júniusban indult el a LifeBox hazai leányvállalataként, de máris heti sokszáz rendelést szolgálnak ki. Mivel a teljes PARK-ökoszisztéma segíti küldetésüket, meghívtuk beszélgetni az indulásról Schneider Bálintot, a Frissbox Magyarország vezetőjét, aki Kristó Zoltánnal, a R!port Applications, Schramm Károllyal, a SMARTBooks, és Ángyán Balázzsal, a Számlázz.hu ügyvezetőjével közösen tárja elénk az okosan automatizált rendszer első lépéseit.

Schneider Bálint, Frissbox Magyarország
Kristó Zoltán, R!port Applications
Kristó Zoltán, R!port Applications
Schramm Károly
Schramm Károly, SMARTBooks
Ángyán Balázs
Ángyán Balázs, Számlázz.hu

Schneider Bálint azután lett a tökéletesen friss koncepcióval jelentkező Frissbox Magyarország cégvezetője, miután több évet dolgozott egy másik, jól ismert ételházhozszállító cégnél. A hasonló cégek általában csak a teljes napi étkezés egy bizonyos részét vállalják magukra, a Frissbox viszont napi három, négy vagy öt adag ételt szállít házhoz, úgy, hogy a vendég választhat magának kategóriát. Ez lehet a sporthoz optimális, vegetáriánus, vagy vegán és minden kategóriában ki tudja választani, hogy hány kalóriát és milyen makro-tápanyagokat szeretne bevinni, ma már majdnem 400 különböző receptúrából elkészítve.

A vendég teljes mértékben ránk bízza az étkezését az általa megszabott időintervallumra. Mind a román, mind a magyar piacon azt éreztük, hogy nagyon kevés olyan szegmense van az ember életének, amit totálisan kiszervez, és rábíz egy bizonyos szolgáltatóra. Nem is nagyon találtunk ennyire dominánsat, főleg, hogy étkezésről van szó.” – mondja Schneider Bálint.

Technológiában is diszruptív?

Kristó Zoltánnak és csapatának nagy szerepe van abban, hogy a Frissbox ma Magyarországon tisztán, szabályosan, flottul, és persze nagyon sok kézi adatrögzítést kiiktatva, az igényeknek megfelelő sebességgel képes működni. Így emlékszik vissza az együttműködés kezdetére:

A probléma, amibe beleszerettünk, hogy amit támogatni kell, az egy ember napi ötszöri étkeztetése, úgy hogy ki kell számlázni, be kell gyűjteni a pénzt, és ezt a rengeteg apró tranzakciót nemzetközi riportolási környezetbe kell illeszteni.

Bár elég monstrum vállalkozásnak tűnhet ennyiből, itthon egy kis irodában Bálint mellett mindössze két ügyfélszolgálatos kolléga ül. Ügynökségekkel, külső cégekkel, többek között a szintén Zoltán által alapított Meyer & Levinsonnal dolgoznak együtt. Konyhai operáció Budapesten kívül zajlik, minden egyes éjszaka hűtőautókban juttatják el az ételt a fővárosba, tehát még szigorúbb ellenőrzési rendszereken kell átmennie a konyhának.

Az alkalmazott hűtési lánc, és a főzési időintervallumok még sokkal szorosabbak, mint itthon, csak a mi ételünk egy hűtőautóban megy, és nem egy fridzsiderben pihen éjszaka” – árul el részleteket Schneider Bálint az étel éjszakai életéről. – “Rengeteg problémát kellett megoldani Zoliékkal, mind számlázás, mind backend téren, és hatalmas feladat volt ez nekünk operatív részről is.

Nevezhetjük egyszerűen webshopnak, ahol az emberek megrendelik az ételt, mert voltaképp erről van szó. Igen ám, de Romániában futnak a szerverek, román programozókkal üzemel, és itt jelentkezett az első probléma, ami klasszikusnak mondható a külföldről érkező cégeknél, hogy kell szükség van egy magyar számlázóra. Magyarországon ugyanis csak magyar számlázóval lehet szabályosan számlázni.

A Számlázz.hu volt tehát a rendszer “nulladik” szereplője. Onnantól, hogy a román IT megkapta a Számla Agent kódokat és az angol nyelvű API dokumentációt, két nap múlva a tesztszámlák már el is kezdtek csorogni a rendszerbe.

A Számla Agent integrációs képességének és gyorsaságának köszönhető (hiszen egy “elefánt” backend rendszerünk van, amibe bármit nagyon nehéz integrálni), hogy ennyire folyékonyan tudtuk ezt megvalósítani. Egyedül a nyelvi akadályt kellett leküzdeni, angolról- románra, magyarról angolra, mindenféle nyelvről mindenhova fordítással, de nagyon jól sikerült megoldanunk.” – meséli Bálint. 

A rendszer következő Számlázz.hu PARK-os szereplője már a könyveléshez kapcsolódott.  A Meyer & Levinson révén rögtön a QUiCK-be érkeznek a könyvelési anyagok, a QUiCK-es alias-email-en keresztül. 

A QUiCK-et valóban pénzügyi rendszerként kezdték használni, ez volt a második szereplő. Így egyrészt a magyar cég könyvelése is megvan, másrészt a román pénzügyi kollégák is bármikor bele tudnak nézni, ha szeretnének.” – mondja Zoltán.

A harmadik szereplő: R!port

A NAV-os szinkronizáció már megtörtént, tehát a QUiCK-be érkeznek a belföldi számlák adatai, így a román anyacég a hónap tizedik napján pontos management jelentéseket kaphat, az általa megkövetelt formátumokban. Zoltánék számára épp itt jelentkezett a komolyabb kihívás:

Az anyacég formátumai eléggé Excel-alapúak, ennek ellenére azt, hogy milyen főkönyvbe milyen eredménysorokat és hogyan akarnak látni, azt abszolút a R!port szolgálja ki. A román könyvelés számára direkt módszerekkel le kell vezessük a cashflow-t havi szinten, nem lehet benne egyetlen indirekt elem sem, ami még nálunk is egy kicsit kiverte a biztosítékot” 

Schramm Károly, a SMARTBooks, és annak “nagyobb testvére”, a Smartfront vezetője hozza a kiegészítő megoldást: “Több fajta eredménykimutatást, vagy bármilyen egyéb riportot lehet készíteni, amit egy felkészült felhasználó össze tud magának “map-elni” fejlesztői segítség nélkül. Erre viszonylag ritkán van igény, inkább a nagyobb cégeknél jellemző, de az alaprendszerben benne van.” 

Éppen ebből következik, hogy a R!port mögött álló Meyer & Levinsonnak is hamarosan minden ügyfelét a SMARTBooks Könyvelés fogja kiszolgálni. Ebben léteznek a lekérdezések, amelyekkel egyszerűen összehozható ez a fajta direkt cashflow, és sokkal bővebb az adatbázis, sokkal bővebben címkéz “keresztbe-hosszába”, mint más rendszerek. Az, hogy mindez teljes körűen működtethető Romániából a banki ügyeken kívül, valóban komoly eredmény, mind az anyacég, mind a leányvállalat, mind pedig a kiszolgáló rendszerek részéről. Főleg, ha tudjuk, hogy az ehhez kapcsolódó minden háttérmunka néhány hét alatt lezajlott az üres webshoptól a flott működésig. 

“Emberi kéz érintése nélkül”

A Számlázz.hu nemzetközi kapcsolatokért is felelős ügyvezetője, Ángyán Balázs kiterjedt tapasztalattal rendelkezik hasonlóan felépülő rendszerekkel kapcsolatban: “Sok ügyfelünk van, aki hasonló megoldást keres, itt általában egyébként nagyobb multikra kell gondolni. De a Frissbox iparágának egyik legnagyobb magyar szereplője is nálunk számláz és ott is hasonló problémák voltak. Nagyon örülök, hogy ennyire könnyen sikerült az Agent-kapcsolat kiépítése, mert szokott gondot okozni, hogy egy jól bevált külföldi backend rendszerbe hogyan lehet beépíteni azokat a többlet információkat, amiket a magyar számlázáshoz muszáj megadni. De nem is tudok elképzelni olyan webshopos értékesítést, amikor ennek nincs értelme, iparágtól függetlenül.

Teljesen mindegy, hogy ez egy egy fős magyar vállalkozás, aki a panel hatodik emeletéről működteti a webshopját, vagy egy óriási, milliárd eurós bevételű multi, de amikor a vevői igény weben keresztül jelenik meg, akkor az kell, hogy legyen a cél, hogy a folyamat a legnagyobb mértékben automatizált legyen és leginkább emberi kéz érintése nélkül jelenjen meg a megrendeléstől gyakorlatilag az adóbevallás beküldéséig szinte minden.” 

Ráadásul mivel itt hosszútávon vesz valamit az ügyfél, ezért valójában ez egy előfizetéses típusú szolgáltatás, egészíti ki Kristó Zoltán: “Ami azt is jelenti, hogy a román pénzügy elhatárolás alapon akarja látni mindezt, tehát a számla végjegyzésekben nekünk ezeket az időszakokat, időpontokat kezelni kell.” 

Abban a pillanatban tehát, hogy a QUiCK a Számlázz.hu-n keresztül annyira integrálva lesz a könyveléssel, hogy jól “átérjenek” a címkék, rögtön átkerülhet a SMARTBooksba a könyvelés. Ez egy olyan integráció lesz, amit a Frissbox üzemeltetője nem fog érezni, csak annyit, hogy még gyorsabban mennek a riportok, és inkább a könyvelés számára lesz komoly hozzáadott érték. 

Receptúra-alapú könyvelés…?

Ángyán Balázs különleges működési modellt oszt meg a beszélgetés résztvevőivel: “Nem olyan régen szembesültem azzal, hogy vendéglátóiparban működő cégeknél egészen sajátosan zajlik a kontrolling. Láttam olyan vendéglátói egységet, ahol az egyes ételek receptúráját rögzítették a backend rendszerben, és a készletet, a fogyást, az árakat hozzárendelték a receptúrához. Így ha leadunk egy rendelést, automatikusan lehet látni, hogy pl. mennyi lisztet, mennyi káposztát kell vásárolni hozzá. Ha én kétszer készítek rántottát, abba biztos, hogy nem ugyanaz az alapanyag kerül…”

A Frissbox egyébként az elmondottakhoz hasonló módon működik: alapanyag tételekből vonódik le minden a beszerzéshez és az elszámoláshoz is, osztja meg a műhelytitkokat Bálint. “Kifejezetten örülök, hogy ez elterjedt a vendéglátásban. Így a skálázhatóságot tudják tartani mind az elszámolással, mind a beszerzéssel, és elképesztő mennyiségű pénzt tudnak spórolni, hihetetlenül költséghatékonyabb így az elszámolás.

Fizetési folyamat átalakítása

A következő komolyabb digitalizációs továbblépési lehetőség a fizetési folyamat átalakítása, egyszerűsítése, a jelenlegi, nem kevés kihívást jelentő kártyás fizetéshez képest. 

Ángyán Balázs egy jövőbeli Számlázz.hu-s fejlesztéssel kapcsolatban árul el részleteket, melyben nagy fantáziát lát: “A közeljövőben be fogjuk vezetni a fizetési kérelem szolgáltatást, ami Magyarországon unikumnak számít. Az elképesztően nagy előnye, hogy a webshop saját maga állítja elő azt a kis információcsomagot, amire átutaláshoz szükség van. Milyen bankszámlára utaljunk, pontosan mekkora összeget utaljunk? Ne többet, ne kevesebbet és hogy pontosan melyik megrendelési, hivatkozási vagy referenciaszámra történt ez az utalás? Az azonnali átutalási rendszernek köszönhetően öt másodpercen belül a számlánkon van a pénz. Az autokassza szolgáltatáson keresztül ez az információ nagyon gyorsan eljut a webshophoz, tehát pontosan látni, hogy kiállított díjbekérőre vagy fizetési kérelemre érkezett be a pénz. Ekkor azonnal automatikusan küldhető ki a számla, minden emberi kéz érintése nélkül, vagy anélkül, hogy akár egyetlen tranzakciót is meg kellene nézni bármilyen idegen rendszerben.” 

Nem meglepő módon Bálint máris türelmetlenül várja a szolgáltatás hamaros indulását, hiszen “ezek pont azok a dolgok, amik iszonyatos súlyok a vállamon, és visszatartanak attól, hogy 100%-ig koncentrálni tudjak a feladatomra. Ezek apróságok, de ha folyamatosan apróságokkal szembesül az ember akkor az végül nagyon sok…” 

Ahogy a rendelési mennyiség és a tranzakciók száma növekszik, az ügyfélszolgálat vagy az operáció egy jelentős idejét veszik el olyan kérdések, mint hogy ”akkor most tényleg az az utalás jött, tényleg ez utalta, tényleg az fizetett a kártyával, teljesült-e a tranzakció, megérkezett-e a pénz, stb.” Mindez végtelenül sok olyan energiát visz el, amit egyébként gépek is el tudnak végezni megfelelő rendszerrel. A fizetési kérelem elindulásával nem lesz többé szerepe annak, hogy a kártyaszolgálató erről mit adott át, ebből mennyit látott, arról mit gondol… Ha egy ökoszisztémában keletkezik az adat, az ott is van.

(Amint indul a fizetési kérelem szolgáltatás, mind Schneider Bálintot, mind pedig a Számlázz.hu minden felhasználóját azonnal értesítjük! – a szerk.)