Egy konyhabútor összeszerelésénél is bonyolultabb ügyviteli folyamatok

Schramm Károly

Schramm Károly

Megosztás itt: facebook
Megosztás itt: email
Megosztás itt: linkedin
ügyviteli folyamatok

Egy egészen húsbavágó kérdéssel jelentkezem ügyviteli folyamatok hatékony támogatásával kapcsolatban. Hogyan kíméljük meg magunkat nagyobb csalódásoktól, ha már eldöntöttük, hogy fejlődnénk, fejlesztenénk? Hogyan ne költsünk feleslegesen pénzt?

Nemrég beszéltem egy közeli ismerősömmel, aki egy 2-3 fős mikrovállalkozást vezet,  és tavaly váltott ügyviteli rendszert. Meséltem neki, hol tartunk a megoldásainkkal, és csak elejtettem egy megjegyzést, hogy neki ez most úgysem érdekes, hiszen tavaly váltott.

Egészen meglepődtem a válaszon, illetve a hangulaton, ami mögötte volt. Még csak nem is idegesen, inkább kiábrándultan mondta, hogy “á, dehogy, teljesen elengedtem, használhatatlan *** az egész, kidobott pénz volt az a 100 ezer forint amit erre költöttem!”. (Kapcsolódó cikk: Mennyit költs informatikára?)

Mivel nagyon sok éve dolgozom KKV projektekkel, tudom, hogy nincs 100%-os biztonság, amikor rendszert választunk. Sőt, paradox (vagy talán érthető) módon a nagyobb projekteken még nagyobb a rizikó. Amikor milliós költségekről, sőt tízmilliókról beszélünk, még nagyobb a tét, ha rosszul sülnek el a dolgok. A nagy projekteknek külön természetrajza van: legtöbbször a szállító és vevő közös felelőssége, ha elbukik, a hatalmas betett ráfordítások ellenére.

Viszont a problémák gyökere a kis, akár havidíjas, vagy néhány százezer forintos rendszerek, és a nagy projektek esetén a legtöbb esetben közös: nem volt jól megfogalmazva az igény!

Ezen a ponton összeérnek a szálak. Ha nem találkozik a vevő igénye a kapott megoldással, elindul a küzdelem, illetve útkeresés:

  • meddig érdemes egy rendszer átfaragásával küzdeni, 
  • mennyi kompromisszumot fogad el a vevő, a cég aki a napi munkája során használni szeretné a szoftvert, 
  • hogyan fog örülni neki, hogy lesz tőle hatékonyabb, és nem áldozatként fogja megélni egy program használatát…

A kis cégeknél, kis projekteknél – szerencsére! – ez az út nyitva sincs, esszük-nem esszük alapon van a megoldás. Maximum annyi mozgásterünk van, jól értettük-e meg, hogyan és mikre lehet használni a programot, és van-e valamilyen alternatív folyamat a rendszerben, ami mégis kiszolgálhatja az igényeinket

Soha ne nézz hátra?!

Erre is láttam jócskán példát, amikor a rendszerben ott volt a lehetőség, de annyira elbeszélt egymás mellett a két szereplő (vagy figyelmetlenek voltak), hogy jött a kiábrándulás, és már csak másik program használatában tudott gondolkozni a vevő. Pedig garantáltan jobban járt volna, ha ad a sztorinak még egy esélyt.

Nade lássuk be, emberek vagyunk, ez is szinte olyan, mint egy párkapcsolatban: van, amikor egyszerűen tényleg meg kell érezni, hogy ez a vonat elment, bármi lesz, őt már nem fogjuk tudni szeretni… És egy program legalább annyira nem változik, ahogy igazán az emberek sem. 🙂

Mire figyeljünk? Nézzük egy konkrét példán keresztül! 

Tegyük fel, hogy egy pici cég vagyunk, van némi kis készletünk, de semmi komoly raktárkezelés. Egy időben van 10-20 ügyfelünk, akit kiszolgálunk, ajánlatot adunk, számlát a végén, semmi komoly bonyolult folyamat, vagy elvárás. Nincs az a szoftver 2021-ben, ami ezt ma már ne tudná!

Nos, a cikk elején említett ismerősöm mégis ezt élte meg, és nem tisztem eldönteni, ki hibázott. Hiszen a szoftver adott volt, elvileg lett volna lehetőség átgondolni, tényleg jó lesz-e a megadott igényekre. A hiba, amit elkövettek, hogy pár mondatban történt egy felszínes egyeztetés: “igen, készeltet kezel? igen, rendeléseket, ajánlatokat is? De jó!”

Találomra kiválasztottam néhány ügyfelünket, mindegyik mást csinál az ajánlat és rendeléskezelés során:

  • Az egyik word-ben ad ajánlatot, mert egyedi formátumot szeretne, és csak becsatolja a rendszerbe, hogy legyen meg egy helyen.
  • A másik cég az ügyviteli rendszerben készíti el az ajánlatot, a rendelést is itt tartja nyilván, de ebből rögtön számla készül, mert a készleteivel nem akar a rendszerben “bajlódni”. Sokszor más is kerül a számlára, mint a konkrét készlet, pl. mert függönyt varr, és nappali függöny kerül a számlára, nem pedig 2,4m ekrü XY termék + 1,2m csipkézett szegély + sín, pánt, megatöbbi.
  • A harmadik ügyfélnél alap, hogy a rendszerből küld visszaigazoló e-mailt és utána díjbekérőt, mert addig nem kezdi el a munkát.

Arra az emberre is furcsán néznénk, aki bemegy egy konyhastúdióba, és annyit mond, kérek három felső szekrényt, két alsót, beépített sütővel. És otthon fő a feje, hogy nem is erre gondolt. Nem szeretném persze a vevőre tolni a felelősséget kizárólagosan, sőt! De lássuk be, a cégeink folyamatai lehetnek annyira bonyolultak, mint egy konyhabútor. 🙂

Nézzük meg a másik oldalt is! Mi tehet a szállító? Tőle mit várjunk el? Egyértelmű, és részletes dokumentációt, kipróbálási lehetőséget, igény esetén segítőkész ügyfélszolgálatot. Ez a minimum, feltéve, hogy nem egy komolytalan cégbe botlottunk, aki a vásárló tudatos megtévesztéséből él. De mindenkit megnyugtatok, ők nem tudnak hosszú távon fennmaradni a piacon.

Szóval minden program – elvileg – jó valakinek, hiszen valaki fizet érte, használja, csak éppen nem biztos, hogy a (számunkra) legszerencsésebb megoldásba botlottunk. Azt azért nézzük meg, hasonlítanak a referenciák a mi cégünkre? Vannak új fejlesztések? Nem egy 2-3 éve már magára hagyott megoldásról húzza le rajtunk keresztül még az utolsó bőrt a program szállítója?

Hálót lehet adni, nem halat!

Ami kiviláglik, hogy nincs ingyen ebéd, ezen a területen sem. Érdemes beletenni a választásba jó pár órát, és leülni, pontosan átgondolni mit is csinálunk, mire és hogyan szeretnénk használni a rendszert, végiggondolni, hogy ezek a folyamatok tényleg az elképzeltek szerint vihetőek-e. Lehet szerencsénk, és belebotolhatunk elsőre a nekünk tetsző jó megoldásba, de lehetnek esetek, amikor hat különböző  program megismerése után jövünk rá, hogy esetleg a mi elképzeléseinken lenne jó változtatni…

A mélyvíz pedig csak ezután jön. Hiszen egyre többször még webshopot is szeretnénk kapcsolni az ügyviteli vagy számlázó rendszerünkhöz. Jó lenne, hogy ne kézzel kelljen átmásolnunk minden rendelési adatot a számlára. A könyvelő felé is szeretnénk valahogyan digitálisan eljuttatni a bizonylatokat, nem mindent újra kinyomtatva papíron. Ehhez pedig természetesen már nem arról kell meggyőződni, hogy egy adott program jó-e nekünk, hanem hogy össze vannak-e csiszolva több rendszerben a folyamatok, hogy tényleg előre lépjünk, ne pedig kettőt hátra.

Itt a PARK-ban igyekszünk minél több konkrét üzleti folyamatra konkrét válaszokkal is jelentkezni, de ahhoz, hogy lássuk, milyen kérdéseitek vannak, dobjátok be kommentbe az aktuális kihívásokat!

Megosztás itt: facebook
Megosztás itt: email
Megosztás itt: linkedin