Az előző évezredben, még az első munkahelyi szocializációm során tanultam meg, hogy mindent leellenőrzünk, aztán még egyszer. Könyvelőként a legnagyobb barátunk a szalagos számológép, az egyeztető lista. Legnagyobb örömöd, ha ezek, és a gépi könyvelés között nincs eltérés. Persze, azóta beadtunk jó pár negyedéves áfát és beszámolóból is annyit, hogy gombócból is sok lenne. Több, akkor még axiómaként elfogadott nyilvántartás és analitika vezetését időközben levetettük magunkról, hiszen az adóhatóság támogató digitalizációja (vagy digitális támadása) nem az online számla adatközléssel kezdődött…
Ennek ellenére az ellenőrzés, mint feladat nem szűnt meg. Sőt most van/lesz rá igazán szükség! Az adóhatósághoz beérkező adatok és az ott már rólunk tároltak együtt olyan információforrást biztosítanak, amely segítségével “támogatni”, “segíteni” tudnak bennünket. Az idézőjel jelen esetben lehet az irónia vagy a kétkedés jele, de ha nem szeretnénk pontosan megtudni, hogy melyik, pár apró trükkel elkerülhető a NAV nem várt érdeklődése.
Változott valami?
Ha tudjuk mit, kinek, hogyan fogunk értékesíteni, érdemes a folyamatot könyvelővel, adótanácsadóval egyeztetni. Akár webshopot üzemeltetünk, akár egy élelmiszerboltot, lesznek speciális előírások, annak ellenére, hogy mindkét esetben kereskedelemről van szó. Ráadásul, a magyar jogszabályoknál csak egy biztos van, a változás. Így mielőtt belevágunk, és amikor ténylegesen elkezdjük – ha a két időpont eltér – érdemes informálódni, hogy a jogi környezet nem módosult-e, mielőtt kényelmetlenségekkel szembesülünk.
Számlatartalom
Ne számlázzunk felelőtlenül. Az áfa törvény nemcsak a számla alaki és formai elemeire tartalmaz előírásokat, hanem annak tartalmát is szabályozza. Ezek közül két fontos tényező a számla teljesítési időpontja, valamint a termékhez, szolgáltatáshoz kapcsolódó adókulcs. Előbbit a számlázás bibliája, az áfa törvény viszonylag hosszan és szövevényesen taglalja, így a részletek helyett egy ökölszabály. Termék esetében az értékesítés fizikai megtörténte jelenti a teljesítés időpontját, míg szolgáltatások esetében a speciális szabályok gyakrabban fordulnak elő, mint az általános esetek. Az áfa kulcs helyes meghatározásához ugyancsak az áfa törvény tartalmaz információkat. A termékek esetében a VTSZ szám, míg a szolgáltatások tekintetében a TESZOR szám igazít el bennünket a helyes áfa kulcs tekintetében.
Konzisztencia
Figyeljünk az informatikai adatbázisaink egyezőségére. Január 4-től az adóhatóság az összes, általunk kiállított számlánk tartalmát látja, az így felgyülemlett adatokat ellenőrzések során felhasználhatja. Az álmoskönyvek szerint így nem túl biztonságos olyan készlet-, megrendelés-, kiszállítás nyilvántartás, ami nem konzisztens a később kiállított számlákkal. Természetesen előfordulhatnak hibák – tévesen összeállított rendelés, hibás sztornó, stb. – viszont ezeket igyekezzünk még a feltáráskor dokumentálni. Sőt a legtökéletesebb, ha vannak erre vonatkozóan is ellenőrzési pontjaink.
Közös nyelv
Időszakonként egyeztessük saját nyilvántartásainkat a könyveléssel. Itt természetesen az első lépés, hogy legyen ilyen. Ezek természetesen lehetnek közös rendszerben – itt az ERP-től, a Quick, a Billcity platformjain át egészen, a Számlázz.hu megoldásáig találhatunk már elérhető alternatívákat – így gyorsabb, de megkerülhetetlen a kommunikáció. Ha mégis külön programokban tároljuk az információt, először azt biztosítsuk, hogy közös nyelvet beszéljünk, könyvelők és vállalkozók. Mindkét félnek tisztában kell lennie, hogy mit és hogy tárol a programja, mondjuk, hogy egy adott időpontra azonos típusú adatokat lehessen lekérni belőlük.
Bízom benne, sikerült megvilágítani, hogy a leggyengébb láncszem még mindig az emberi tényező, így minden olyan folyamat, ahol bármely ponton belép a homo sapiens, legalább még egy feladatot generál, az ellenőrzést.
by