A “kockás” füzettől a digitalizációig

Berta Róbert

Berta Róbert

Megosztás itt: facebook
Megosztás itt: email
Megosztás itt: linkedin
digitalizáció

Ismerős az, amikor a vállalkozásodban a folyamatban lévő ügyeket az irodában szétszórt cetliken “vezeted” össze-vissza? Egy cetli a monitorra tapasztva, amin a név virít (remélhetőleg a hozzá tartozó telefonszámmal), jelezve, hogy az ügyfelet vissza kell hívni, de valljuk be megesik, hogy megfeledkezünk a visszahívásról. A futó projektünk részleteit kutatjuk, amelynek az árai három-négy különböző papírlapon szétszórva hevernek, persze pont a legfontosabb adatot tartalmazó nincs meg, amikor éppen szükségünk van rá, vagy csak hosszas keresgélés után. De az is gyakran előfordul, amikor egy négyzetrácsos, avagy “kockás” füzetben vezeted a futó munkákat több oldalon szétszórva.

Esetleg már megindultál a digitalizáció útján, próbálsz mindent számítógépen kezelni és próbálsz eligazodni a mappák rengetegében: egyik mappa rejti az árajánlatokat, a másik a munkalapokat. Ha ez nem lenne elég, akkor ezeket még ki is nyomtatod, kézzel aláírod, majd postázod és/vagy beszkenneled és egy újabb mappába mented, hogy utána egy email csatolmányaként továbbítsd. Ezen túl pedig Excelben vezeted a költségeket és még egy külön számlázó programot is használsz. Számlázáskor pedig az “ezer” mappából és fájlból gyűjtöd össze az adatokat, ami órákat vesz el a hasznos munkaidődből.

Sokáig lehetne még sorolni a papíralapú és a rendszer nélküli munkafolyamatok, feladatkezelés nehézségeit. Ezeken mi is keresztül mentünk, egészen a “kockás” füzettől indultunk. Mondják, hogy egy zseni átlátja a káoszt. Elhisszük, hogy Te is az vagy, mi is el akartuk hinni magunkról, de inkább hatékonyabb megoldások után néztünk.

Hogy hogyan indult?

Az Innonest a saját és a barátok vállalkozási ügyvitelét támogató, hobbifejlesztésből indult szoftver. A célunk a papírmentes iroda volt, és persze az, hogy a vállalkozásunkban zajló projekteket könnyedén át tudjuk tekinteni és menedzselni, elkerülve azt, hogy minden “probléma” megoldására külön szoftvert vásároljunk és telepítsünk. Egyszerűen csak szerettük volna az ügyfeleink adatait teljeskörűen egy helyen kezelni.

A “kockás“ füzet lapjait lecseréltük szoftverünkre, amit a saját és barátaink vállalkozási igényeinek szerint újabb és újabb funkciókkal bővítettünk. Ma már az ügyfeleinkhez a szerződések egyszerűen csatolhatók, illetve egy munkalaphoz vagy árajánlathoz anélkül hozzáadhatjuk szolgáltatásainkat a törzsadatból, hogy azokat századszor kelljen újra begépelnünk. Az is fontos volt számunkra, hogy a külföldi parnereinket is teljes körűen ki tudjuk szolgálni. Így megoldottuk, hogy a készletkezelésünkbe bármilyen termék nyelvi fordítást fel tudjuk tölteni, valamint hogy termékeinket bármilyen devizában tudjuk a különböző projektjeinken rögzíteni, számlázni.

A digitalizációnak köszönhetően mindezt papírmentesen tesszük, az Innonestben készült dokumentumokat ki sem kell nyomtatni, egy kattintással elküldhetjük azokat az ügyfeleinknek. Minden adatunk megtalálható egy helyen, nem veszíthetünk el semmit, sőt könnyen vissza is kereshetünk információkat,és mindezt akár egy okostelefonról vagy tabletről is megtehetjük.

Így kerültünk a digitalizáció útjára.

Persze utólag, és így elolvasva ez egy egyszerű folyamat(nak tűnhet), de nem baj, ha vannak kétségeid, kérdéseid ezzel kapcsolatban: nem egyszerű egy régóta papíralapon, megszokott folyamatokkal működő vállalkozást átállítani a digitális megoldásokra. De mégis van erre példa, ezt egy következő cikkben hamarosan el is meséljük…

Megosztás itt: facebook
Megosztás itt: email
Megosztás itt: linkedin