A jó vezető mindig mindenre (is) tudja a választ, de ezért nagy árat fizet

Deme Dániel

Deme Dániel

Tudásmenedzsment

A tökéletes munkavállaló mindent tud és sosem hibázik. A tökéletes munkavállaló, egy unikornis nindzsa, valójában nem létezik (vagy olyan ritka, mint a fehér holló). Ezzel szemben az ideális munkavállaló nem biztos, hogy mindent tud, viszont inkább kérdez, mint hogy hibázzon. De ha már háromszor teszi fel ugyanazt a kérdést, az már zavaró. A májusi zárás időszakában kifejezetten kényelmetlen, ha az idő nagy részét a munkatársak kérdésinek megválaszolgatása viszi el. És csak elveszi az időt a valódi, hasznos munkától, de meg is akasztja a koncentrált elmélyülést. A legnagyobb pörgésben még külön idegesítő is.

Unikornis nindzsa – az önálló munkavállaló

Vajon reális elvárás az, hogy a jó munkaerő minden felmerülő kérdésre tudja a választ? Talán nem. De az igen, hogy képes legyen utánanézni a válaszoknak. Biztosan többen használtátok már azt a vicces szolgáltatást, ami rákeres helyetted a Google-ön egy megadott témára, ha valaki olyan dologra kérdez rá, amire a válasz két kattintással megszerezhető az internetről. Ez a megoldás persze nem alkalmazható a speciális szakmai kérdésekre.

De ha vezetőként minden kérdést mi válaszolunk meg, azzal megfosztjuk a munkavállalót az önállóságtól. Hozzászokik, hogy mi vagyunk a hiteles információ legmegfelelőbb forrása, elkényelmesedik. Nem szabad babusgatni az embereket. Ez senkinek nem jó, mert:

  • tőlünk jelentős időt és energiát rabol el,
  • a munkavállaló hasznos munkavégzése tőlünk függ,
  • és nélkülünk nem halad a munka.

Akkor mégis hogyan válhat önállóvá a munkavállaló? Hova forduljon a kérdéseivel?

Ebben segít a belső, céges tudástár.

Tudásmenedzsment

A tudásmenedzsment annak a tudománya, ahogyan az információ tartós értékké válik a szervezet ügyfelei és munkatársai számára.

A 2020-as Deloitte Global Human Capital Trends tanulmánya szerint a megfelelő tudásmenedzsment az egyike a három legfontosabb tényezőnek, amely befolyásolja egy cég sikerét. A pandémia okozta hibrid munkavégzés miatt pedig alapvető igény a cégen belüli tudásáramlás.

Egy megfelelően kialakított és naprakész tudásbázissal a munkavállaló kérdéseinek nagy részét meg tudjuk válaszolni.

HR ügyek

  • Házirend – Irodán belül és kívül (törzsidő, digitális etikett, stb.)
  • Oktatás és belső tréningek
  • Béren felüli juttatások

Céginformációk

  • Dokumentumsablonok (szerződések, prezentációk, stb.)
  • Pénzügyi és céges szabályzatok
  • Munkakörök, munkafolyamatok

Szakmai kérdések

  • Hogyan egyeztessünk NAV folyószámlát a főkönyvvel (különös tekintettel a személy jellegű ráfordításokra)? 
  • Hogyan állítsunk össze mérleget?
  • Mi a megjelenítendő / nem megjelenítendő információ a kiegészítő mellékletben?

Nemcsak időt spórolunk vele magunknak, de ezzel növeljük a munkavállalók problémamegoldó képességét is. Nem beszélve arról, hogy az új kollégák érkezésénél is nagy segítséget jelent.

A céges, belső tudásmenedzselés kultúrája tőlünk nyugatabbra már egy kiforrott gyakorlat nagyvállalati környezetben, de kis- és középvállalkozásoknál is. Nem csupán a napi szinten megspórolt energia és a gördülékenyebb munkavégzés előnyeivel kecsegtet, hanem a jól rendszerezett és folyamatosan gondozott céges knowhow önmagában is értéket jelent.

  • 75%-os növekedés a munkavállalói elégedettségben (Ogilvy)
  • Átlagos betanítási idő egy héttel csökkent (Olive)
  • 16%-kal kevesebb értékesítési időráfordítás (Mulesoft)

A jó tudásbázis elsősorban jól struktúrált és valóban hasznos információkat biztosít, de nem árt az sem, ha könnyen kereshető és frissíthető a tartalma, ehhez pedig elengedhetetlen, hogy digitális alapokra építsen.

A jövő ugyanis digitális.

Ma már a NAV is eleve mindent elektronikusan kér, tehát nem kérdés, hogy a digitalizáció a cél a dokumentumkezelésben is.

Hazánkban a könyvelés egy vészes iramban elöregedő szakma, nehéz benne érvényesíteni az innovációt. Pedig még most érdemes itt is szemléletet váltani, ugyanis gyorsan lemorzsolódnak azok, akik nem lesznek képesek lépést tartani. A nyomás pedig nem csupán az állam oldaláról érkezik. A szakmai utánpótlás számára is kifejezetten vonzó a modern munkakörnyezet, de az ügyfelek is egyre inkább igénylik az innovatív megoldásokat.

Forrás: Deloitte European Workforce Survey

A modern tudásbázis-kezelő szoftverek segítségével akár az ügyfelek visszatérő kérdései is könnyen megválaszolhatóak. A megfelelően edukált ügyféllel pedig sokkal könnyebb az együttműködés.

Hogyan lássunk hozzá?

A egyik legalapvetőbb módja a tartalom strukturálásának, ha a munkavállaló szemszögéből közelítjük meg az információt.

  1. Amit tudnia kell
    Azok a fontos (adat-alapú) információk, amik elengedhetetlenek a mindennapi munkavégzéshez. Pl. milyen eszközök szükségesek a munkájához.
  2. Amit nem árt, ha tud
    Ide tartoznak azok a módszerek és technikák, amelyek segítségével jobban, hatékonyabban végezheti el a munkáját. Pl. nagyszámú ügymenet tömeges kezelése.
  3. Amit tudhat
    Olyan egyedi, kifejezetten céges vízióból fakadó megközelítések, amelyek pozitívan formálják a munkavégzéshez való hozzáállását. Pl. ügyfélkezelés, kommunikációs stratégia, stb.

Persze számos egyéb módon csoportotsíhatjuk az információkat, azonban a priorizálásban mindenképpen érdemes figyelembe venni a fenti pontokat.

A tartalom készen áll, de még csak most jön a java.

A humán faktor

Hiába állnak rendelkezésünkre a legjobb technológiai eszközök, a sikeres tudásáramlás kulcsa ugyanis az egyének kezében van. Nélkülük a tudáskezelés kultúrája nem képes kialakulni, így a megtérülés is elveszik.

Hogyan tudjuk motiválni a munkavállalókat abban, hogy aktív részeseivé váljanak a céges tudásmenedzselésnek?

A Deloitte kutatásából kiderül, hogy ez egy nagyon kényes kérdés, számos vállalat küzd a megválaszolásával.

A válaszadók 37%-a szerint a megfelelő inszentíva hiánya a leggyakoribb akadálya a hatékony tudáskezelésnek.

Talán ez egy jó kiindulópont.